آموزش سازمانی یکی از مهم‌ترین ابزار‌ها برای رشد و توسعه نیروی انسانی در هر مجموعه‌ای است. این آموزش به کارکنان کمک می‌کند مهارت‌های جدید یاد بگیرند، عملکرد بهتری داشته باشند و بهتر با تغییرات روز سازگار شوند. اما آموزش موثر در سازمان، صرفا برگزاری چند کلاس یا دوره نیست و بدون یک نقشه راه مشخص، حتی بهترین محتوا هم به نتیجه نمی‌رسد. بنابراین باید با دنبال کردن مراحلی مانند نیاز‌سنجی آموزشی، تعیین دقیق اهداف، انتخاب روش‌ها و تهیه محتوای آموزشی، زمان‌بندی و برنامه‌ریزی اجرایی و ارزیابی و بهبود مستمر برنامه، برنامه آموزشی مناسبی طراحی کنیم که بیشترین میزان اثربخشی را داشته باشد. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم یک راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی ارائه کنیم و در آن تمام این مراحل را به‌صورت گام‌به‌گام توضیح دهیم. در ادامه نیز ویژگی‌های یک برنامه آموزش سازمانی موفق را مرور می‌کنیم و مزایا و چالش‌های مسیر را می‌شناسیم.

برنامه آموزش سازمانی چیست و طراحی آن چرا ضروری است؟

برنامه آموزش سازمانی به فعالیت‌های هدفمندی گفته می‌شود که برای ارتقای دانش و مهارت‌های کارکنان طراحی می‌شود. این آموزش‌ها با هدف بهبود عملکرد شغلی، ارتقای دانش و مهارت‌های کارکنان و آماده کردن آن‌ها برای پذیرش مسئولیت‌های جدید ارائه می‌شوند. از مهم‌ترین نمونه‌های برنامه آموزش سازمانی، می‌توان به برنامه‌های آشنایی با محیط کار (آنبوردینگ)، دوره‌های فنی و مدیریتی یا برنامه‌های منتورینگ و مشاوره‌های تخصصی اشاره کرد.

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌ها در آموزش سازمانی، زمان و هزینه‌بر بودن برگزاری دوره‌های آموزشی است. از سوی دیگر، برگزاری آموزش‌های پراکنده و بی‌برنامه، اثربخشی کمی داشته و سازمان را به نتیجه مطلوب نمی‌رساند. برای مثال، اگر آموزش‌های متناسب با نیاز کارکنان به آن‌ها ارائه نشود، اهداف و نتایج موردانتظار آموزش به‌درستی مشخص نشوند یا معیاری برای ارزیابی دقیق میزان اثربخشی آموزش‌ها در اختیار نداشته باشیم، سازمان مجبور به صرف منابع بیشتر برای جبران این کمبود‌ها است.

برای حل این چالش‌ها، بهتر است از یک نقشه راه جامع برای طراحی برنامه آموزشی کمک بگیریم که شامل موارد زیر باشد:

• نیاز‌های آموزشی نیرو‌ها
• اهداف روشن و قابل اندازه‌گیری برای برنامه آموزشی
• مخاطبان آموزش سازمانی
• روش‌‌ها و منابع آموزش
• محتوای آموزشی و نوع آن
• زمان‌بندی دقیق و امکانات اجرایی موردنیاز
• منابع و ابزار‌‌های آموزشی
• معیارهایی برای ارزیابی اثربخشی آموزش
• امکان دریافت بازخورد و بهبود مستمر آموزش‌ها

به این ترتیب، داشتن یک برنامه و طرح دقیق از روند و مسیر برگزاری برنامه آموزشی، می‌تواند با برطرف کردن چالش‌های موجود، به صرفه‌جویی در زمان و هزینه، افزایش اثربخشی آموزش‌ها، امکان سنجش نتایج آن‌ها و در نهایت افزایش انگیزه و رضایت نیرو‌ها کمک کند. برای آشنایی با اصول آموزش در محیط کار، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش توانمندسازی کارکنان از راهبردها و استراتژی‌ها در فرادرس را تماشا کنید.

راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی موثر

هر برنامه آموزش سازمانی بسته به اهداف سازمان، بر اساس نیاز‌ها و تحت شرایط خاصی برگزار می‌شود. با وجود این تفاوت‌ها، اگر در طراحی همه برنامه‌های آموزشی سازمان از چارچوب مشخص زیر پیروی کنیم، می‌توانیم موفقیت و اثربخشی آن را تا حد زیادی تضمین کنیم. در فهرست زیر به مراحل این چارچوب اشاره کرده‌ایم:

1. نیازسنجی آموزشی
2. تعیین اهداف آموزشی
3. تصمیم‌گیری در مورد روش ارائه آموزش
4. آماده کردن محتوای آموزشی و اختصاص دادن منابع لازم
5. زمان‌بندی و اجرای موثر برنامه آموزش سازمانی
6. ارزیابی و بهبود مستمر برنامه

در ادامه در مورد هرکدام توضیح می‌دهیم. به این ترتیب یک راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی در اختیار خواهید داشت که با کمک آن می‌توانید دید بهتری نسبت به فرآیند آموزش سازمانی داشته باشید.

۱. نیازسنجی آموزشی

مرحله اول در طراحی برنامه آموزش سازمانی، بررسی دقیق نیاز‌های آموزشی و شکاف‌های دانشی و مهارتی بین سطح فعلی کارکنان و استاندارد‌‌های موجود است زیرا فقط با سنجش دقیق نیاز‌های آموزشی سازمان است که می‌توانیم برنامه‌های آموزشی تدوین کنیم که به چالش‌ها و مشکلات واقعی پاسخ دهند، با اهداف شرکت هم‌راستا باشند و نتایج قابل‌اندازه‌گیری داشته باشند. مراحل نیازسنجی به شرح زیر است:

• بررسی اهداف سازمانی، برنامه‌های استراتژیک و صحبت با مدیران تشخیص مهارت‌های موردنیاز کارکنان برای رسیدن به این اهداف
• بررسی و تحلیل وضعیت فعلی کارکنان با کمک گزارش‌های «شاخص کلیدی عملکرد» (KPI)، آمار بهره‌وری و نرخ خطا برای شناسایی نقاط ضعف هر بخش و راه‌های بهبود آن
• جمع‌آوری دیدگاه کارکنان در مورد مهارت‌های موردنیاز با استفاده از نظرسنجی، مصاحبه و تشکیل گروه‌‌های تمرکز
• مقایسه وضعیت فعلی با استاندارد‌‌های مطلوب سازمان برای تعیین شکاف دانشی و مهارت از طریق بازخورد مدیران و تحلیل‌های شغلی
• تعیین اولویت‌های آموزشی بر اساس میزان اهمیت و تاثیر آن روی عملکرد و امنیت کسب‌وکار

۲. تعیین اهداف آموزشی

پس از شناخت نیاز‌های آموزشی سازمان، لازم است اهداف آموزش سازمانی را نیز مشخص کنیم. این کار کمک می‌کند آموزش‌ها منسجم و هدفمند ارائه شوند و دقیقا چالش‌ها و مشکلات موجود را هدف بگیرند. اهداف آموزشی را بهتر است در چارچوب هدف‌گذاری «اسمارت» (SMART) تعیین کنیم. در روش اسمارت، هر هدف ۵ مشخصه اصلی دارد که عبارت‌اند از:

• «مشخص و ویژه» (Specific)
• «قابل اندازه‌گیری» (Measurable)
• «قابل دستیابی» (Achievable)
• «مرتبط با اهداف قبلی» (Relevant)
• «دارای زمان‌بندی» (Time-bound)

هدف‌گذاری با روش اسمارت باعث می‌شود بدانیم دقیقا از کارکنان چه انتظاری داریم و مدیران نیز راحت‌تر بتوانند روند پیشرفت کار را بسنجند. برای مثال، هدف ناقص «برگزاری دوره آموزشی مهارت‌های برقراری ارتباط با مشتری» را در سیستم هدف‌گذاری اسمارت باید به «برگزاری دوره مهارت‌های برقراری ارتباط با مشتری برای نیرو‌های بخش فروش و خدمات مشتریان برای کاهش مدت زمان رسیدگی به شکایات مشتریان از ۴۸ ساعت به ۲۴ ساعت در ۳۰ روز آینده» تغییر داده می‌شود.

البته بهتر است در زمان برنامه‌ریزی برای آموزش‌های سازمانی، اهداف بلند‌مدت و کوتاه‌مدت را به‌طور همزمان در نظر گرفته و بین آن‌ها تعادل برقرار کنیم. این دو نوع هدف را می‌توان به‌صورت زیر در نظر گرفت:

• اهداف کوتاه‌‌مدت: این اهداف ما را خیلی سریع به نتایج مشخصی مانند بهره‌وری بالاتر یا اجرای درست یک پروژه می‌رسانند.
• اهداف بلند‌مدت: این اهداف به رشد فرهنگ سازمانی، افزایش خلاقیت و انعطاف کارکنان و بهبود توانایی آن‌ها برای کنار آمدن با تغییرات آتی کمک می‌کنند.

به این ترتیب، آموزش‌‌‌ها در کوتاه‌مدت برای کارکنان مفید خواهند بود و به موفقیت پایدار سازمان نیز کمک می‌کنند. برای آشنایی با تکنیک‌های تعیین اهداف، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش هدف‌گذاری حرفه‌ای در فرادرس را مشاهده کنید.

۳. تصمیم‌گیری در مورد روش ارائه آموزش

در گام بعدی، باید شیوه ارائه آموزش و محتوای آن را مشخص کنیم. آموزش‌های حضوری، آنلاین و ترکیبی مهم‌ترین شیوه‌های برگزاری و خدمات آموزش‌‌های سازمانی هستند که لازم است با توجه به نوع مهارت مورد نیاز، سطح کارکنان، شیوه‌های یادگیری آن‌ها و امکانات سازمان در مورد آن‌ها تصمیم‌گیری کنیم. در ادامه، خیلی خلاصه به ویژگی‌های این روش‌ها اشاره کرده‌ایم.

آموزش‌های حضوری

«آموزش‌های حضوری» (In-Person Training) به صورت رو در رو و در محیطی شبیه کلاس درس ارائه می‌شوند. سمینارهای حضوری، جلسات منتورینگ رو‌دررو، «آموزش در حین انجام کار» (On-the-job Training)، آموزش‌های شروع کار (آنبوردینگ) و جلسات راهبری و کوچینگ و کلاس‌های درس معلم‌محور ازجمله مثال‌های رایج آموزش‌های سازمانی هستند. از آموزش‌های حضوری بهتر است برای آموزش موضوعات پیچیده، بهبود مشارکت بین کارکنان و توضیح قوانین و الزامات داخلی سازمان استفاده شود.

آموزش‌های آنلاین یا مجازی

«آموزش‌های آنلاین» (Virtual Training) به‌صورت مجازی و از طریق دوره‌های آموزشی ضبط شده یا جلسات آنلاین در بستر وب ارائه می‌شوند. دوره‌ها و سخنرانی‌های ضبط شده آنلاین، وبینار‌های زنده و ویدیو‌های تعاملی از مثال‌های اصلی آموزش مجازی هستند. آموزش‌های مجازی از نظر هزینه مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند و انعطاف‌پذیری بالاتری دارند. آموزش‌های سازمانی آنلاین بیشتر در موقعیت‌های زیر کاربرد دارند:

• آموزش نیرو‌های دورکار و هیبریدی
• آموزش کارکنان شرکت‌های بین‌المللی
• آموزش موضوعات ساختارمند و نیازمند به تکرار مباحث
• آموزش تعداد بالایی از کارکنان به صورت همزمان

فیلم‌های آموزشی فرادرس، از محبوب‌ترین انواع آموزش‌های مجازی در ایران هستند که از طریق پنل آموزش سازمانی فرادرس، می‌توانید به مجموعه بزرگی از آن‌ها در حوزه‌های زیر دسترسی داشته باشید:

• برنامه‌نویسی
• زبان انگلیسی
• مدیریت
• مهارت‌های نرم
• استارتاپ و کسب‌وکار

آموزش با هزینه کم، دسترسی به آموزش‌ها در هر زمان و مکانی از طریق پنل آموزشی و هزاران بازخورد مثبت ثبت شده برای تضمین کیفیت آموزش‌‌ها، ازجمله مهم‌ترین مزایای استفاده از پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس است که برای دسترسی به آن، فقط کافی‌ست با فرم ثبت‌نام آموزش سازمانی فرادرس را تکمیل کنید.

آموزش‌های ترکیبی

«یادگیری و آموزش ترکیبی» (Blended Leaning) در قالب آموزش‌های حضوری و آنلاین به‌طور مکمل و همزمان ارائه می‌شوند. در این شیوه، بخشی از آموزش به‌صورت فیزیکی (مثلاً در کلاس درس) و بخشی دیگر از طریق پلتفرم‌های آنلاین و دیجیتال ارائه می‌شود. بزرگ‌ترین مزیت آموزش‌های ترکیبی، تنوع، اثربخشی بالا و امکان تعمیم آن به سبک‌ها و ترجیحات یادگیری مختلف است و در موقعیت‌هایی که محدودیت‌‌های زمانی برای آموزش‌های جمعی وجود دارد، بسیار کاربردی است.

۴. آماده کردن محتوای آموزشی و اختصاص دادن منابع لازم

در گام بعدی، باید منابع و محتوای موردنیاز برای برگزاری موثر آموزش‌ها را به‌طور دقیق و در یک «برنامه عملیاتی» (Action Plan) مشخص کنیم. بنابراین این مرحله شامل دو بخش مجزا است که در ادامه در مورد آن‌ها توضیح می دهیم.

آماده کردن محتوای آموزشی

تولید یا تهیه محتوای آموزشی اغلب توسط نیرو‌های متخصص خود سازمان یا استفاده از مدرسان یا آموزش‌های آماده خارج از سازمان صورت می‌گیرد. در فهرست زیر به رایج‌ترین انواع محتوا در آموزش‌های سازمانی اشاره کرده‌ایم:

• محتوای متنی: مانند کتابچه‌های راهنما، راهنماهای گام‌به‌گام و جزوه‌ها.
• محتوای دیجیتالی و تعاملی: شامل ماژول‌‌های آموزش الکترونیک، آزمون‌ها و کوییز‌های ارزشیابی و فعالیت‌های تعاملی شامل شبیه‌سازی، آموزش از طریق بازی یا نقش‌آفرینی نمایشی.
• محتوای چند‌رسانه‌ای: مانند اسلاید‌های ارائه، ویدیو‌ها، پادکست‌‌ها و اینفوگرافیک‌های آموزشی.

صرف‌نظر از نوع محتوا، تعاملی بودن، جذابیت بالا، دارا بودن عناصر بصری و امکان شخصی‌سازی آموزش‌ها برای کارکنان، در افزایش میزان اثرگذاری آموزش‌ها بسیار تاثیرگذار است.

اختصاص منابع لازم برای برگزاری آموزش سازمانی

همزمان با تولید یا تهیه محتوای آموزشی موردنیاز، باید منابع و تدارکات مورد نیاز برای برگزاری آموزش‌های سازمانی را نیز فراهم کنیم و هماهنگی‌های لازم را در مورد آن‌ها انجام دهیم. در فهرست زیر به مهم‌ترین منابع اشاره کرده‌ایم:

• آماده کردن ابزار‌های مرتبط با فناوری: شامل پلتفرم‌های مدیریت یادگیری، ابزار‌های برگزاری کلاس‌های آنلاین، دستگاه‌های فنی مورد نیاز شرکت‌کنندگان یا مربیان شامل لپ‌تاپ، تبلت، هدست، وب‌کم و … و اتصال اینترنت پایدار.
• آماده کردن امکانات و فضا‌های آموزشی: مانند کلاس، سالن آموزشی با ظرفیت مناسب، میز و صندلی با چیدمان مناسب، تجهیزات آموزشی مناسی شامل ویدئوپروژکتور، اسپیکر و …، فضای استراحت یا پذیرایی و … .

هرچه در این مرحله، اختصاص منابع و بودجه‌بندی هزینه‌ها را بهتر انجام دهیم، تجربه آموزشی بهتر و باکیفیت‌‌تری برای کارکنان سازمان فراهم خواهد شد. در بخش بعدی از این راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی در مورد زمان‌بندی و کارهای اجرایی این فرآیند بیشتر توضیح می‌دهیم.

۵. زمان‌بندی و اجرای موثر برنامه آموزش سازمانی

در گام بعدی، باید یک برنامه و جدول زمانی منظم برای ترتیب برگزاری آموزش‌ها تدوین کنیم که مدت زمان مورد نیاز برای برگزاری هر آموزش نیز به طور دقیق در آن مشخص شده باشد. برگزاری یک برنامه آموزش سازمانی باید کمترین مشکل را در عملکرد‌های روزانه کارکنان ایجاد کند. به این منظور، باید نکات زیر را برای برنامه‌ریزی زمانی بهتر در نظر بگیری:

• در دسترس بودن کارکنان
• تقویم و جدول زمانی روزمره بخش‌های مختلف سازمان
• اولویت‌های سازمان در برگزاری آموزش‌ها

اطلاع‌رسانی به شرکت‌کندگان و برگزاری جلسه آزمایشی

پس از زمان‌بندی دقیق و نهایی شدن تاریخ‌ها، لازم است دو اقدام مهم دیگر نیز انجام شود. اول اینکه، لازم است با بیانی واضح و دقیق، این برنامه زمانی را به شرکت‌کنندگان دوره و سهامداران اطلاع دهیم و مزایای کلیدی شرکت در آن را به آن‌ها یادآوری کنیم. در گام بعدی، می‌توان ابتدا با برگزاری یک جلسه آزمایشی و جمع‌آوری بازخورد کارکنان، از اجرای بدون مشکل برنامه‌ها قبل از برگزاری جلسه نهایی برای تعداد بالای کارکنان، اطمینان حاصل کرد.

۶. ارزیابی و بهبود مستمر برنامه

در گام پایانی از راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی، لازم است میزان اثربخشی برنامه آموزشی را به‌طور دقیق اندازه‌گیری کنیم تا ببینیم چقدر توانسته‌ایم به هدفی که در ابتدا تعیین کرده بودیم، برسیم و چه جنبه‌هایی در آموزش‌های ارائه شده نیاز به بهبود دارند. بهترین راهکار‌های این بخش شامل موارد زیر هستند:

• آزمون‌های قبل و بعد از برگزاری آموزش: در این روش می‌توان میزان دانش و مهارت کارکنان را قبل و بعد از شرکت در دوره آموزش سازمانی مقایسه کرد و به این ترتیب، از اثربخش بودن آموزش‌ها اطمینان حاصل کرد. به کمک این آزمون‌ها می‌توان علاوه بر دریافت اندازه‌گیری نرخ بازگشت دانش و توسعه مهارت‌ها، حوزه‌های نیازمند به بهبود را به‌طور کامل تشخیص داد.
• دریافت بازخورد: جمع‌آوری بازخورد‌های کارکنان بلافاصله پس از شرکت در دوره‌های آموزشی، بینش‌های دقیقی را در مورد ارتباط محتوا، کیفیت انتقال اطلاعات و رضایت کلی آن‌ها فراهم می‌کند. نظرسنجی‌هایی که برای دریافت بازخورد برگزار می‌شوند، اغلب در مورد وضوح اطلاعات، اثربخشی مدرس و پیشنهاداتی برای بهبود آموزش سوال می‌کنند و می‌توان از داده‌های ارزشمند آن‌ها برای بهینه‌سازی جلسات بعدی استفاده کرد.
• توجه به معیار‌های عملکردی: با تعیین معیار‌هایی مانند بهره‌وری، کیفیت کار، رضایت مشتریان و نرخ خطا، می‌توان میزان اثربخشی آموزش‌ها را روی شاخص‌های کلیدی کسب‌وکار به‌طور دقیق اندازه گرفت.
• بررسی‌های حین انجام کار: مدیران و سرپرستان می‌توانند از طریق زیر نظر گرفتن کارکنان در حین انجام وظایف، کیفیت به‌کارگیری مهارت‌های جدید را در فعالیت‌های واقعی را بررسی کنند و با داده‌های کیفی، اثربخشی کاربردی آموزش‌ها را گزارش کنند.

فراموش نکنیم که بررسی منظم داده‌های حاصل از ارزیابی کیفیت آموزش‌ها به سازمان‌ها کمک می‌کند محتوای آموزشی را به طور مداوم بهبود دهند، از روش‌های بهتری برای آموزش کارکنان استفاده کنند و دائما بتوانند کیفیت آموزش‌های برگزار شده را بهبود دهند.

البته ارزشیابی عملکرد نیرو‌ها در دوره‌های آموزشی و میزان یادگیری آن‌ها از محتوای دوره، از اصلی‌ترین روش‌های ارزیابی اثربخشی آموزش‌های سازمانی است که می‌توان آن را از طریق برگزاری آزمون‌های نهایی پس از اتمام دوره‌ها، اختصاص نمره به شرکت‌کنندگان و حتی اعطای گواهینامه‌های معتبر به آن‌ها انجام داد. یکی از مهم‌ترین مزایای آموزش‌های فرادرس، برگزاری آزمون پس از اتمام دوره و ارائه گواهینامه دوزبانه فرادرس به مخاطبان است. به این ترتیب، می‌توان از یادگیری محتوای دوره توسط شرکت‌کنندگان تا حد زیادی اطمینان حاصل کرد و حس رقابت را در بین آن‌ها پرورش داد.

در مطلب زیر از مجله فرادرس، رئوس اصلی فرآیند آموزش سازمانی را به‌طور کامل بررسی کرده‌ایم:

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

فرادرس به عنوان بزرگ‌ترین پلتفرم آموزش آنلاین در ایران، با ارائه پلتفرم آموزش سازمانی خود، گام بسیار مهمی در راستای نیاز‌های آموزشی شرکت‌ها و سازمان‌ها برداشته است. پنل آموزش سازمانی فرادرس با دارا بودن هزاران محتوای آموزشی متنوع و باکیفیت، به سازمان‌ها کمک می‌کند تا به شیوه‌ای هدفمند و کارآمد، آموزش کارکنان خود را انجام دهند.

مزایای پنل آموزش سازمانی فرادرس

ازجمله مهم‌ترین ویژگی‌ها و مزایای کلیدی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تنوع بالای آموزش‌ها: فرادرس با ارائه بیشتر از ۱۴۰۰۰ عنوان آموزشی در قالب حدود ۳۲۰۰۰ آموزش متنوع در حوزه‌های مختلفی مانند علوم، مهندسی، مدیریت، نرم‌افزار‌های کاربردی و مهارت‌های نرم طیف گسترده‌ای از نیاز‌های سازمانی را پاسخ می‌دهد.
• دارا بودن پنل مدیریتی اختصاصی: در پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس، هریک از مدیران به پنل اختصاصی خود دسترسی خواهند داشت که امکان مدیریت کاربران و نظارت بر پیشرفت مطالعاتی کارکنان را فراهم می‌کند.
• امکان تعریف کاربران نامحدود: سازمان‌ها می‌توانند تعداد نامحدودی از کارکنان خود را در این پنل تعریف کرده و امکان دسترسی آن‌ها به محتوای آموزشی را به‌صورت انبوه و با صرف هزینه کم فراهم کنند.
• هزینه‌‌های بسیار مقرون‌به‌صرفه: ارائه آموزش‌های کاربردی به‌صورت انبوه و در قالب پنل سازمانی هزینه‌های برنامه‌های آموزش سازمانی را در مقایسه با آموزش‌های حضوری یا تهیه انفرادی دوره‌ها تا حد زیادی کاهش داده است و در عمل، سازمان‌ها فقط به نیازسنجی و یک برنامه‌ریزی زمانی برای استفاده موثر از این آموزش‌ها نیاز خواهند داشت.
• انعطاف‌پذیری در زمان و مکان: آموزش‌های فرادرس در محیط استودیو ضبط می‌شوند و پس از انتشار روی سایت فرادرس، بدون محدودیت زمانی و مکانی در دسترس مخاطبان هستند. این انعطاف پذیری برای سازمان‌های دارای چند شعبه یا کارکنان دورکار، مزیت بزرگی محسوب می‌شود.

برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس و ثبت درخواست دموی رایگان + ایجاد کلیک کنید.

نکاتی برای افزایش اثربخشی برنامه آموزش سازمانی

در بخش‌های قبلی یک راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی ارائه کردیم و مراحل مهم این فرآیند را بررسی کردیم. یک برنامه آموزش سازمانی موفق باید با دقت طراحی و مدیریت شود تا بتوان بهترین نتیجه را از آن گرفت. ازجمله کلیدی‌ترین جنبه‌های آموزش سازمانی که یک دوره آموزشی را به یک فرصت یادگیری موثر تبدیل می‌کند، می‌توان موارد زیر را نام برد:

• شروع آموزش بر اساس نیاز‌های آموزشی
• فراهم کردن امکان شخصی‌سازی آموزش‌ها
• انتخاب روش یادگیری توسط کارکنان
• مشارکت در آموزش‌ها به‌عنوان وظایف کاری
• ارائه جوایز و عناصر تشویقی

در ادامه، در مورد این نکات توضیح می‌دهیم. پیش از شروع، پیشنهاد می‌کنیم با مشاهده فیلم آموزش توانمندسازی کارکنان از فرادرس، دانش خود را در این زمینه تکمیل کنید. لینک این فیلم را برای دسترسی بهتر شما در زیر قرار داده‌ایم.

شروع آموزش بر اساس نیاز‌های آموزشی

ارزیابی دقیق نیاز‌های مهارتی و دانشی نیرو‌ها قبل از برگزاری آموزش، باعث می‌شود از این موضوع که مواد و محتوای آموزشی دقیقا با نیاز‌های حرفه‌‌ای آن‌ها هم‌راستا است، مطمئن شویم.

فراهم کردن امکان شخصی‌سازی آموزش‌ها

شیوه یادگیری کارکنان مختلف با یکدیگر متفاوت است. بنابراین استفاده از نرم‌افزارها و قابلیت‌های شخصی‌سازی می‌توان محتوای هماهنگ با نیاز هر نیرو را به او ارائه کرد که با سبک یادگیری و اهداف و نیاز‌های او هماهنگی کاملی داشته باشد.

انتخاب روش یادگیری توسط کارکنان

روش‌های سنتی آموزش کارکنان مانند سمینار‌های روزانه، سخنرانی‌های ادواری و دسترسی غیرفعال به محتوای آموزشی دیگر کافی نیست و بهتر است به جای آن‌ها از برنامه‌های آموزشی استفاده کنیم که امکان یادگیری با سرعت فردی، با دسترسی آنلاین به مواد آموزشی و داشبورد‌های جداگانه را برای نیرو‌ها فراهم می‌کند. به این ترتیب می‌توان عملکرد هر نیرو را در فرآیند آموزش پیگیری کرد و میزان تکمیل آموزش را فرد به فرد زیر نظر گرفت.

مشارکت در آموزش‌ها به‌عنوان وظایف کاری

اغلب کارکنان سازمان تمایل دارند دوره‌های آموزش سازمانی را دریافت کنند که به یادگیری مهارت‌های جدید یا ارتقای شغلی آن‌ها کمک می‌کند. با این حال، همه آن‌ها زمان و انگیزه کافی برای شروع یادگیری را ندارند. از سوی دیگر، حتی کارکنان بسیار مشتاق به یادگیری نیز در صورت پرمشغله بودن زمان کافی برای یادگیری را در اختیار ندارند. به همین دلیل، توصیه می‌شود که حتما مشارکت در آموزش‌های سازمانی را به‌عنوان یکی از وظایف کارکنان مطرح کنیم و مطمئن شویم که حتما بخشی از زمان کاری را برای دریافت این آموزش‌ها اختصاص دهند.

تشویق کارکنان در حین و بعد از آموزش

آموزش و توسعه مداوم کارکنان را لازم است با نتایج مثبت و دستاورد‌های قابل‌توجه در محیط کار همراه کنیم. برای مثال، می‌توان برای شرکت‌کنندگان در دوره‌های آموزش سازمانی، امکان ارتقای شغلی، افزایش حقوق یا دسترسی به فرصت‌های کاری جدید را در داخل سازمان در نظر گرفت. افزون بر این، ارائه جوایز مجازی و واقعی، تقدیرنامه و گواهینامه‌های پایان دوره نیز می‌توانند انگیزه نیرو‌ها را برای یادگیری بالاتر ببرند.

چالش‌‌ها و مشکلات رایج در برنامه‌های آموزش سازمانی

طراحی برنامه‌های آموزش سازمانی و اجرای این برنامه‌ها، اغلب با چالش‌هایی همراه است که آشنایی با آن‌ها به ما کمک می‌کند مسیر راحت‌تری برای برگزاری این آموزش‌ها در پیش بگیریم.

از مهم‌ترین چالش‌های اغلب تیم‌ها، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• دشوار بودن سنجش نیاز‌‌‌های آموزشی سازمان: در بسیاری از سازمان‌ها، سنجش دقیق نیاز‌های آموزشی سازمان و شناخت شکاف‌های موجود بین وضعیت فعلی و استاندارد‌های مطلوب سازمان، بدون وجود ارزشیابی‌های گسترده و دریافت بازخورد از سهامداران و مدیران سازمان امکان‌پذیر نیست.
• برقراری کردن تعادل بین زمان و بهره‌وری: اغلب اوقات پیدا کردن زمان مناسب برای برگزاری آموزش‌ها بدون کاهش بهره‌وری کارکنان و ایجاد خلل در روند طبیعی کارهای سازمان دشوار است. این موضوع در محیط‌های کاری پرشتاب بیشتر حس می‌شود.
• اطمینان از مشارکت فعال مخاطبان آموزش: جلب توجه و حفط انگیزه کارکنان برای مشارکت فعال در آموزش‌ها به محتوای جذاب، مرتبط و به‌کارگیری روش‌های متنوع آموزشی متناسب با سبک‌های یادگیری مختلف نیاز دارد.
• دشوار بودن اندازه‌گیری میزان اثربخشی آموزش‌ها: ارزیابی دقیق تاثیر آموزش‌ها در بهبود عملکرد کارکنان و کسب‌وکار به معیار‌های کلیدی و پیگیری مداوم نیاز دارد.
• اطمینان از به‌روز ماندن و مرتبط بودن آموزش‌های ارائه شده: تغییرات سریع تکنولوژی و استاندارد‌های صنعت، نیاز مداومی برای بررسی مداوم جدید بودن آموزش‌ها و تطابق آن‌ها با نیاز‌های کسب‌وکار ایجاد کرده است.

برای آشنایی با چالش‌های بیشتر و راه‌حل‌های برطرف کردن آن‌ها، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش توانمندسازی کارکنان با توضیح راهبردها و استراتژی‌ها از فرادرس را مشاهده کنید. در بخش بعدی از راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی، در مورد منابع یادگیری و مزایای برنامه‌های ساختارمند توضیح می‌دهیم.

آشنایی با اصول آموزش سازمانی با فیلم‌های آموزشی فرادرس

برگزاری برنامه‌های آموزش سازمانی به کارکنان کمک می‌کند کارها و وظایف خود را بهتر انجام دهند. این برنامه‌های آموزشی طیف گسترده‌ای از آموزش‌ها را شامل می‌شوند. برای مثال، اینکه به کارمندان جدید‌الورود کمک کنیم با محیط و همکاران جدید بیشتر آشنا شوند، به کارمند قدیمی کمک کنیم کار با ابزار‌های جدید را بهتر یاد بگیرند و خود را با پیشرفت‌های تکنولوژی هماهنگ کنند، همه در حوزه برنامه‌های آموزش سازمانی قرار می‌‌گیرند. در این فرآیند چند سوال کلیدی ولی بسیار ساده وجود دارد که باید پاسخ درستی برای آن‌ها پیدا کنیم:

• نیاز‌های آموزشی مهم در سازمان چه هستند؟
• چگونه می‌توان و از طریق چه نوع محتوایی می‌توان این نیاز‌های آموزشی را برطرف کرد؟
• چگونه و با کمک چه معیار‌هایی می‌توان اثربخشی آموزش‌های ارائه شده را اندازه‌گیری کرد؟

با پاسخ به این چند سوال ساده می‌‌توان مهارت طراحی برنامه آموزش سازمانی را به‌خوبی یاد گرفت. برای آشنایی با اهمیت، مزایا و شیوه‌های برگزاری آموزش سازمانی، پیشنهاد می‌‌کنیم از آموزش‌های زیر کمک بگیرید:

البته درصورتی‌که موضوعات مدنظر شما بین آموزش‌های بالا نیست، پیشنهاد می‌‌کنیم برای دسترسی به آموزش‌های بیشتر، به صفحات زیر مراجعه کنید:

مزایای یک برنامه آموزش سازمانی ساختارمند چیست؟

در بخش‌های قبلی این راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی، به‌طور کامل مراحل تدوین برنامه‌های آموزش در محیط سازمان را یاد گرفتیم. در این بخش قصد داریم با تاکید بر اهمیت طراحی برنامه‌های ساختارمند و منسجم برای آموزش کارکنان، مزایای برنامه‌های آموزشی منسجم در سازمان را مرور کنیم. این مزایا عبارت‌اند از:

• بهبود عملکرد کارکنان: به کمک آموزش سازمانی می‌توان دانش و مهارت‌های مورد نیاز و ضروری کارکنان را به آن‌ها آموزش داد و به رشد آن‌ها کمک کرد. این موضوع در افزایش بهره‌وری، بهبود کیفیت کارها و اعتماد‌به‌نفس حرفه‌ای آن‌ها بسیار موثر است.
• افزایش مشارکت و ماندگاری کارکنان در سازمان: فراهم کردن امکان یادگیری در محیط سازمان، به کارمندان احساس ارزشمند بودن می‌دهد. این موضوع، رشد اخلاق حرفه‌ای و رضایت شغلی نیروها را به دنبال دارد و نرخ خروج آن‌ها را از سازمان کاهش می‌دهد.
• بهبود فرآیند شروع به کار و آنبوردینگ کارکنان جدید: آموزش‌های سازمانی ساختاریافته برای نیرو‌های جدید، فرآیند آشنایی آن‌ها را با محیط سازمان و تبدیل شدن به اعضای موثر تیم سرعت می‌بخشد.
• کاهش خطاها و ریسک‌های قانونی: کارکنان متخصص، درصد خطا و اشتباه کمتری دارند و بهتر می‌توانند از قوانین سازمان تبعیت کنند. این موضوع ریسک‌های عملکردی و حقوقی را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
• پرورش بهتر رهبران آینده سازمان: از طریق برگزاری آموزش‌های سازمانی و ارزیابی نتایج آن، می‌توان رهبر آینده سازمان را شناسایی و پرورش داد. به این ترتیب، سازمان از حضور افراد توانمندی که برای ورود به نقش‌های شغلی جدید آماده باشند، نگرانی نخواهد داشت.
• افزایش رقابت در سازمان: یادگیری مداوم در محیط سازمان، هم دانش کارکنان را در مورد موضوعات و تغییرات جدید، به‌روز نگه می‌دارد و هم رقابت پایداری را بین نیرو‌ها شکل می‌دهد.
• کاهش هزینه‌های سازمان در طولانی‌مدت: سرمایه‌گذاری روی آموزش سازمانی، با کاهش خطاها، نرخ خروج کارکنان و نقاط ضعف حرفه‌ای در طولانی‌مدت، هزینه‌های سازمان را برای برطرف کردن خطاها و استخدام نیرو‌های جدید کاهش می‌دهد.

جمع‌بندی

در این راهنمای طراحی برنامه آموزش سازمانی از مجله فرادرس، با مراحل تدوین یک برنامه آموزش سازمانی موفق، چالش‌های مسیر و مزایای داشتن یک برنامه ساختارمند آشنا شدیم. برنامه‌های آموزش سازمانی برای موفقیت سازمان ضروری هستند و اجرای درست آن‌ها با کمک به ارتقای دانش و مهارت کارکنان، بهبود عملکرد کلی سازمان کمک کرده و رضایتمندی شغلی نیرو‌ها و تعهد آن‌ها به سازمان را افزایش می‌دهند. فراموش نکنیم که سرمایه‌گذاری روی این آموزش‌ها، در حقیقت نشان‌دهنده علاقه‌مندی و اهمیت دادن سازمان به سرمایه انسانی خود بوده و فرهنگ رقابت را در محیط سازمان پرورش می‌‌دهد.

با وجود این مزایا، طراحی یک برنامه آموزش سازمانی منسجم و هدفمند، به رعایت چند نکته اساسی نیاز دارد که از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به بررسی دقیق نیاز‌های آموزشی کارکنان و تعیین اهداف هم‌راستا با اهداف کلی سازمان اشاره کرد. در گام بعدی، وجود یک برنامه عملیاتی دقیق برای مشخص کردن روش‌ها و محتوای آموزش، هماهنگی‌های اجرایی لازم و شاخص‌های سنجش اثربخشی آموزش‌ها از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. البته مسیر آموزش سازمانی با سنجش اثربخشی آن‌ها به پایان نمی‌رسد و به‌روزرسانی محتوای آموزش‌ها و بررسی اهداف جدید سازمان نیز در ادامه این مسیر قرار می‌گیرند. برای آشنایی با تمام نکات این مسیر، پیشنهاد می‌کنیم به صفحه مجموعه فیلم آموزش مدیریت منابع انسانی از فرادرس مراجعه کنید.