در عصر تکنولوژی که نامه‌نگاری سنتی تقریبا منسوخ شده است، آشنایی با نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی اهمیت ویژهای دارد؛ مخصوصا برای کسانی که قصد تحصیل یا اشتغال در کشورهای خارجی را دارند یا با شرکت‌های بین‌المللی در تعامل هستند. برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی تقویت مهارت رایتینگ یا تسلط بر گرامر انگلیسی به‌تنهایی کفایت نمی‌کند، بلکه آشنایی با اصول خاصی را می‌طلبد که برای انجام مکاتبات الکترونیکی اداری یا آکادمیک نیاز است آن‌ها را دنبال کنیم. از این رو، در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم با بیانی ساده، اصول کلی نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی را پله‌به‌پله و همراه با نمونه ایمیل به شما آموزش دهیم. به این منظور، ابتدا به بایدها و نبایدها در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی می‌پردازیم، سپس به شما می‌آموزیم یک ایمیل رسمی از چه بخش‌های تشکیل شده و چگونه می‌توان هر بخش را به‌درستی نوشت. در انتهای مطلب نیز، با چند عبارت رایج برای تشکر کردن در ایمیل‌های رسمی آشنا می‌شویم.
نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
دسترسی همگانی به اینترنت، انقلابی در گسترش روابط بین‌المللی ایجاد کرده است و مهارت در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی را به یکی از واجبات در دنیای کاری، تجاری و آکادمیک مبدل ساخته که در موارد زیادی مثل درخواست همکاری به انگلیسی یا پذیرش در دانشگاه‌ها و مدارس خارج از کشور کاربرد دارد.
در ادامه، تمام بایدها و نبایدها در مکاتبات الکترونیکی رسمی را بررسی می‌کنیم، سپس نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی را مرحله به مرحله، از ابتدا تا انتها، آموزش می‌دهیم.
بایدها و نبایدها در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
آیا تابه‌حال به کلمه «Email Etiquette» برخورد کرده‌اید؟ «Eitquette» که در زبان فارسی با «آداب معاشرت» ترجمه میشود، در رابطه با ایمیل رسمی به اصول یا بایدها و نباید‌هایی اشاره دارد که عمل کردن به آن‌ها لازمه‌ی رفتار حرفه‌ای در دنیای مکاتبات الکترونیکی به‌شمار می‌آید. همچنین، دنبال کردن این اصول به ما کمک می‌کنند تا روابط کاری سازنده، مؤثر و پایداری تشکیل دهیم.
- «استفاده از آدرس ایمیل رسمی» (Using Professional Email Address): به‌کار بردن آدرس ایمیل مناسب و حرفه‌ای، اولین نکته مهم در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی است. با انتخاب آدرس ایمیل نامناسب ممکن است گیرنده ایمیل ما را مهم تلقی نکرده و آن را باز نکند.
- بهتر است ایمیل شما با نام و نام خانوادگی‌تان شروع شود تا گیرنده در نگاه اول آن را ببیند. اگر از نام‌های غیرمتفرقه استفاده کنید ممکن است گیرنده از ایمیل شما رد شود یا آن را با ایمیلی تبلیغاتی اشتباه بگیرد.
- در مکاتبات رسمی از ایمیل کاری یا آکادمیک خود استفاده کنید و نه ایمیل شخصی. امروزه اغلب شرکت‌ها، ایمیلی مختص به کار در اختیار شما قرار می‌دهند که شامل نام شرکت مربوطه میشود. اما اگر چنین ایمیلی ندارید، بهتر است ایمیلی جداگانه، همراه با نام شرکت برای خود بسازید. به نمونه آدرس ایمیل‌های زیر توجه کنید.
| ایمیل آدرس برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی | |
| نمونه آدرس ایمیل مناسب | |
| [email protected] | |
| نمونه آدرس ایمیل نامناسب | |
| [email protected] |
نکته: برای کوتاه‌تر شدن آدرس ایمیل، می‌توانید تنها حرف اول نام خود را در ایمیل کاری خود بنویسید، مانند مثال زیر:
- «حفظ لحن رسمی» (Maintaining a Professional Tone): در ایمیل خود از زبان و لحن حرفه‌ای استفاده کنید و سعی کنید این لحن را در تمام طول ایمیل خود حفظ کنید. برای نگه داشتن لحن حرفه‌ای حین نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی نکات زیر را رعایت کنید:
- در متن خود کلمات عامیانه به‌کار نبرید.
- از «شکل کامل» (Full Form) کلمات افعال انگلیسی استفاده کنید و نه «شکل مخفف» (Contraction Form) آن‌ها.
- از «شکلک» (Emoji) در متن ایمیل خود استفاده نکنید.
| نمونه ایمیل برای حفظ لحن رسمی | |
| لحن رسمی | |
|
Dear Ms. Morgan, Sincerely, Tom Brown |
|
| لحن غیررسمی | |
|
Hey Ms. Morgan, Got a sec to chat on Wednesday at 2:00 pm about your payment plan? Let me know when you can. Thanks a bunch, and looking forward to catching up soon! 🙂 Cheers, |
در سرتاسر نمونه ایمیل اول، از زبان رسمی استفاده شده است. همچنین، فرستنده در همان ابتدا سر اصل مطلب رفته است و به‌روشنی و در قالب چند جمله کوتاه مقصود خود را به گیرنده انتقال داده است. اما در نمونه ایمیل دوم، عبارات خودمانی به‌کار رفته شده، برای مثال، کلمه «second» به‌شکل مخفف «sec» آمده، از شکلک استفاده شده است و در انتها نیز، فرستنده نام خانوادگی خود را ذکر نکرده است.
- «پرهیز از اشتباهات گرامری و نگارشی» (Avoiding Grammar and Spelling Mistakes): چنین اشتباهاتی برای هر کسی ممکن است پیش بیاید اما در عین سادگی، تأثیر عمیقی روی ذهن مخاطب می‌گذارند و اغلب به حساب سهل‌انگاری گذاشته می‌شوند. بنابراین «دوباره‌خوانی» (Proofreading) در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی اهمیت ویژهای دارد.
سایت‌ها، اپلیکیشن‌ها و «افزونه‌های» (Plug-in) متعددی وجود دارند که به صحیح‌نویسی شما کمک می‌کنند. برای مثال، می‌توانید افزونه Grammarly را روی مرورگر خود نصب کنید. این افزونه، اشتباهات گرامری و نگارشی شما را تشخیص می‌دهد و تصحیح می‌کند. همچنین، نوشته شما را از نظر لحن و شفافیت نیز بررسی می‌کند. افزونه Grammarly ایرادهای متن را با خط‌کشی مشخص می‌کند که با کلیک روی هر کدام از این خط کشی‌ها قادر به اصلاح ایرادات خواهید بود، مانند تصویر زیر:
به علاوه، می‌توانید از ابزارهای هوش مصنوعی مثل Chatgpt نیز برای اصطلاح ایمیل خود استفاده کنید. به این ترتیب که با ارسال متن ایمیل خود به این ابزار، در قالب یک «پرامپت» (Prompt) از آن بخواهید تا متن شما را دوباره‌خوانی کند. به نمونه پرامپ موجود در عکس زیر توجه کنید.
- «توجه به فایل پیوست» (Paying Attention to Attachement Files): اگر ایمیل شما حاوی فایل پیوست مثل تصویر مدرک و غیره است، حتما در متن به وجود آن اشاره کنید. همچنین، قبل از ارسال ایمیل، از ضمیمه بودن آن به ایمیل خود اطمینان حاصل فرمایید تا مجبور نشوید مجددا آن را ارسال کنید. همچنین، توجه داشته باشید که فایل پیوست حداکثر تا سایز مشخصی قابل ارسال است. برای مثال، در Gmail تنها می‌توان تا حداکثر ۲۵ مگابایت فایل همراه با هر ایمیل پیوست کرد.
بخش‌های مختلف ایمیل رسمی به انگلیسی
یک ایمیل از بخش‌های مختلف تشکیل شده است که نوشتن هرکدام اصول مربوط به خود را دارد. در این بخش از مطلب «مجله فرادرس» نحوه نوشتن بخش‌های مختلف ایمیل را مرحله به مرحله توضیح خواهیم داد. به‌طور کلی یک ایمیل از شش بخش اصلی تشکیل شده است:
- «موضوع» (Subject)
- «خطاب محترمانه» (Salutation/Greeting)
- «بدنه اصلی» (Main Body)
- «پایان» (Closing)
قبل از اینکه با نحوه نوشتن هر یک از این بخش‌ها را بیاموزیم، به نمونه ایمیل زیر توجه کنید تا با ساختار کلی ایمیل رسمی در زبان انگلیسی بیشتر آشنا شوید. همچنین، بخش‌های مختلف آن با رنگ سبز مشخص شده است. به علاوه، ترجمه فارسی آن نیز در ادامه آورده شده است.
Subject: Exploring Our Collaboration Opportunity
Dear Mr. Evans,
(Salutation)
I am writing to introduce myself and explore potential collaboration opportunities between our organizations. My name is Alex Brown, and I hold the position of partnership manager at Mine Minerals company.
(Introduction)
I’ve been impressed by your work’s cutting-edge technologies and market influence, and I believe a partnership could be mutually beneficial. I would love the opportunity to discuss this further at your convenience. (Main Body) Looking forward to hearing from you.
Best regards,
Alex Brown
International Partnerships Manager
Mine Minerals Company
(Closing)
ترجمه فارسی
موضوع: بررسی فرصت همکاری
جناب آقای ایوانز عزیز،
(خطاب محترمانه)
جهت معارفه خود و بررسی امکان همکار بین شرکت‌هایمان مصدع اوقاتتان شدم. من «الکس براون»، مدیر بخش همکاری در شرکت «ماین مینرالز» هستم. (معرفی)
فناوری‌های پیشرفته و اعتبار کار شما برایم تحسین‌برانگیز است و باور دارم همکاری بین شرکت ما و شما می‌تواند برای هر دو طرف سودمند باشد. خوشحال می‌شوم بتوانیم در فرصتی مناسب درمورد جزئیات این همکاری بحث بیشتری داشته باشیم. (بدنه اصلی)
الکس بروان
(پایان)
مدیر همکاری‌های بین‌المللی
شرکت نوآوری ماین مینرالز (امضا)
موضوع
در کادر «موضوع» (Subject) خلاصه‌ای از محتوای ایمیل به‌طور مختصر و مفید نوشته میشود. موضوع در ایمیل نقش مهمی ایفا می‌کند و ضروری است که درج شدن موضوع ایمیل خود اطمینان حاصل کنید. همچنین، با مبهم نوشته شدن موضوع، ایمیل شما شانس کمتری برای خوانده شدن دارد.
برای نگارش موضوع ایمیل به نکات زیر توجه کنید:
- بیان محتوای ایمیل در قالب چند کلمه کوتاه: در دنیای امروز که اغلب مکاتبات الکترونیکی شده است، افراد در طول روز با سیل عظیمی از نامه‌های الکترونیکی در صندوق پیام خود روبه‌رو هستند و طبیعتا وقت زیادی برای خواندن جملات طولانی دارند.
به چند نمونه موضوع ایمیل زیر توجه کنید.
Update on the Project
تغییرات در پروژه
Proposal Deadline Extension
تمدید مهلت پروپوزال
Questions Regarding Tuesday’s Meeting
سوالات مربوط به جلسه سه‌شنبه
همچنین، گاهی در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی و برای معرفی موضوعی یا تأکید بر آن می‌توان از «علامت دونقطه» (:) در موضوع ایمیل استفاده کرد، مانند مثال‌های زیر:
Action Required Immediately: Budget Approval
نیازمند اقدام فوری: تأیید فوری
Reminder: Webinar Meeting tomorrow at 2 PM
یادآوری: جلسه وبینار فردا ساعت ۲ بعد از ظهر
- درج اسم: در مواردی که بهتر است نام و نام خانوادگی خود را در ابتدا یا انتهای آن ذکر کنید و آن را از موضوع با «علامت دو نقطه» (:) یا «علامت هایفن» (-) جدا کنید.
به مثال‌های زیر توجه کنید.
Job Application for Graphic Designer- Summer Stevens
درخواست همکاری به‌عنوان طراح گرافیک: سامر استیونز
Scholarship Application: Olivia Parker
درخواست بورسیه: اولویا پارکر
نکته: قوانین «بزرگ‌نویسی حروف» (Capitalization) در موضوع ایمیل بسته به سبک نوشتاری انتخابی، متفاوت است. اما اغلب طبق سبک نوشتاری ام‌ال‌ای (MLA Style) نوشته میشود. در این سبک، حرف اولِ تمام کلمات به‌جز «حروف اضافه انگلیسی» (Prespositions)، «حروف ربط انگلیسی» (Conjunctions) و «حروف تعریف انگلیسی» (Articles).
خطاب محترمانه
خط اول در متن تمام ایمیل‌ها گیرنده با عبارتی کوتاه و در خطاب به گیرنده نوشته میشود. برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی لازم است تا حتما از عباراتی به این منظور استفاده کنیم که رسمی و محترمانه باشند. در این بخش از مطلب با رایج‌ترین عبارات برای شروع ایمیل رسمی آشنا می‌شویم.
استفاده از Dear به همراه نام کامل یا سمت شغلی گیرنده
رایج‌ترین کلمه برای خطاب قرار دادن در ایمیل‌های رسمی استفاده از کلمه Dear است. Dear که در فارسی با «عزیز/گرامی» ترجمه میشود، به تنهایی به‌کار نمی‌رود و بعد از آن نام کامل افراد یا سمت شغلی آن‌ها ذکر میشود، مانند مثال‌های جدول زیر:
| معنی | مثال |
| جک ویلیامز عزیز، | Dear Jack Williams, |
| مدیر محترم منابع انسانی، | ,Dear Human Resources Director |
| استاد گرامی، | ,Dear Professor |
نکته: دقت داشته باشید که در ایمیل‌های رسمی از اسم کوچک افراد به تنهایی استفاده نمی‌کنیم و حتما نام خانوادگی آن‌ها را نیز قید می‌کنیم. همچنین، اگر از جنسیت گیرنده مطمئنیم، بهتر است قبل از آن از عناوین «خانم/آقا» استفاده کنیم. اما اگر نام گیرنده به‌گونه‌ای است که نمی‌توان جنسیت او را حدس زد، نباید آن را ذکر کنیم:
Dear Alex Thomson,
الکس تامسون عزیز،
(.زمانی که از جنسیت گیرنده را نمی‌دانیم)
***
Dear Mr. Alex Thomson,
آقای تامسون عزیز
(زمانی که جنسیت گیرنده را می‌دانیم.)
استفاده از Dear همراه با نام خانوادگی
اگر بخواهید بعد از Dear فقط به نام خانوادگی افراد اشاره کنید، حتما قبل از نام خانوادگی از یکی از عنوان‌های خانم/آقا زیر استفاده کنید، مانند مثال زیر:
Dear Mr./Mrs./Miss/Ms. Williams, (کاربرد درست)
آقا/خانم ویلیامز عزیز،
****
(کاربرد نادرست) ,Dear Williams
ویلیامز عزیز،
استفاده صحیح از این عنوان‌ها در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی از اهمیت ویژهای برخوردار است و به‌کار بردن اشتباه آن‌ها موجب میشود ایمیل شما غیرحرفه‌ای به‌نظر برسد.
| کاربرد | عنوان |
| برای اشاره به تمامی آقایان | Mr. |
| برای اشاره به خانم‌های متأهل | Mrs. |
| برای اشاره به خانم‌های زیر ۱۸ سال یا خانم‌های مجرد | Miss |
| برای اشاره به خانمی با وضعیت تأهل نامشخص | .Ms |
نکته اول: استفاده از عنوان .Ms با عدم اشاره به وضعیت تأهل خانم‌ها در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی مؤدبانه‌تر در نظر گرفته میشود و نسبت به Mrs. یا Miss ارجحیت دارد؛ حتی اگر بدانیم که خانمی متأهل/مجرد است.
همچنین، امروزه کاربرد Miss برای اشاره به خانم‌های مجرد رایج نیست. در زبان محاوره نیز، گاهی از این عنوان برای اشاره کلی به خانم‌ها نیز استفاده میشود:
Miss! Miss! Excuse me! your purse is on the floor.
خانم! خانم! ببخشید! کیفتان روی زمین است.
نکته دوم: بعد از Dear و قبل از نام خانوادگی از عناوین شغلی مثل .Dr یا .Prof نیز می‌توان استفاده کرد:
Dear Dr. Johnson,
دکتر جانسون گرامی،
استفاده از Dear برای گیرنده نامشخص
در صورتی که نام گیرنده را ندانیم یا بخواهیم به‌طور کلی به افراد زیادی ایمیل بفرستیم، از Dear Sir/Madam به معنای خانم/آقای محترم استفاده می‌کنیم.
به‌طور کلی، اگر نام گیرنده را ندانیم می‌توانیم ایمیل خود را با یکی از عبارات جدول زیر شروع کنیم:
| مخاطب قرار دادن گیرنده ناشناس | |
| معنی | عبارت |
| خانم/آقای محترم، | ,Dear Sir/Madam |
| گیرنده محترم، | To Whom It May Concern, |
| با احترام، | ,Greetings |
دقت داشته باشید که همواره بعد از این عبارات از «ویرگول انگلیسی» (Comma) استفاده می‌کنیم.
نکته: در نوشتن نامه رسمی به انگلیسی Greetings را نیز می‌توانید مانند Dear به همراه اسامی افراد به‌کار ببرید، با این تفاوت که Dear رسمی‌تر در نظر گرفته میشود.
بدنه اصلی
بدنه اصلی «Main Body» مهم‌ترین بخش یک ایمیل به‌شمار می‌آید. در واقع، جان کلام در این بخش از ایمیل گنجانده میشود. بنابراین لازم است در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی توجه ویژهای به آن کرد.
بدنه اصلی ایمیل از بخش‌های زیر تشکیل شده است:
- «عبارت آغازین» (Opening Statement)
- «خط معرفی» (Introductory Line)
- «اطلاعات اصلی» (Main Details)
- «اطلاعات تکمیلی» (Follow-up Information)
عبارت آغازین در بدنه اصلی
در خط اول ایمیل رسمی قبل از پرداختن به موضوع اصلی، به نشان احترام و حسن نیت، جملهای کوتاه با مضمون احوال‌پرسی می‌نویسیم. وجود این جمله برای محترمانه به‌نظر رسیدن ایمیل شما ضروری است و جا انداختن آن تأثیر منفی در ذهن گیرنده می‌گذارد. در جدول زیر لیستی از رایج‌ترین این عبارات را می‌بینیم که در فارسی همگی به یک شکل ترجمه می‌شوند.
| ترجمه | عبارات آغازین در بدنه اصلی ایمیل رسمی |
| امیدوارم حال شما خوب باشد. | I hope this E-mail finds you well. |
| I trust this e-mail finds you in good health. | |
| .I hope all is well | |
| I hope this E-mail reaches you in good spirits. |
خط معرفی در بدنه اصلی ایمیل
برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی معمولا لازم است تا بعد از عبارت آغازین، در قالب یک جمله خود را به گیرنده معرفی کنیم، به مثال زیر که بخشی از یک ایمیل رسمی است توجه کنید.
Subject: Request for Consultation on Thesis Topic
Dear Professor Johnson,
I trust this email finds you well. (Opening Statement) My name is Emma Turner, a student of yours and I am currently working on my thesis. (Introductory Line)
موضوع: درخواست راهنمایی برای موضوع پایانامه
استاد جانسون عزیز،
امیدوارم حالتان خوب باشد. (عبارت آغازین) من «اما ترنر» هستم، یکی از دانش‌جویان شما، و در حال حاضر مشغول کار کردن روی پایانامه‌ام هستم. (خط معرفی)
جزئیات اصلی در بدنه اصلی ایمیل
بعد از ادای احترام در جمله آغازین و معرفی خود در خط بعد از آن، نوبت به آن می‌رسد که هدف خود را از نوشتن ایمیل رسمی به انگیسی به‌طور واضح، مفید و مختصر بیان کنیم، به مثال زیر توجه کنید.
Subject: Request for Consultation on Thesis Topic
Dear Professor Johnson,
I trust this email finds you well. My name is Emma Turner, a student of yours and I am currently working on my thesis. I am writing to kindly request your guidance on my chosen thesis topic. I have selected a primary topic, but I believe your expertise could help me refine it with better clarity. Your insights on my thesis topic would be greatly appreciated. I was wondering if I could set up an online meeting with you to discuss this. (Main Detail)
همان‌طور که در مثال بالا دیدید، فرستنده به‌طور خلاصه و واضح هدف خود را از نوشتن ایمیل مشخص کرده است. همچنین، برای شروع بیان هدف از عبارت رایج «I am writing to kindly request» استفاده کرده است.
نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی معمولا به سه هدف کلی نوشته میشود:
- «اطلاع‌رسانی» مثل یادآوری زمان جلسه، فرستادن نامه استعفا و …
- «بیان پرسش یا تقاضا» (Asking or Requesting) مانند استعلام قیمت محصول یا خدمات
- «پاسخ به ایمیل‌های قبلی» (Following up on a Previous Email) مثل پاسخ به درخواست همکاری
در جدول زیر عبارات رایج برای بیان مطرح کردن هدف اصلی خود از نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی را می‌بینیم که بسته هدف فرستادن ایمیل می‌توانند متفاوت باشند.
| عبارات رایج برای بیان هدف در ایمیل رسمی |
|
اطلاع‌رسانی (Informing) |
| I am writing to inform… |
| This is to inform you that… |
| This email is to notify you about… |
| I am reaching out to… |
| I am contacting you about… |
| ….I wanted to bring to your attention/notice that |
|
بیان پرسش یا تقاضا (Asking or Requesting) |
| I am writing to kindly request… |
| I am reaching out to request… |
| I would appreciate it if you could… |
| I would like to inquire about… |
| Do you have any updates on… |
| I am writing to seek your guidance on… |
|
پاسخ به ایمیل‌های قبلی (Following up on a Previous Email) |
| Regarding our earlier discussion about… |
| In regards to… |
| In connection with… |
| I am reaching out regarding… |
| I am contacting you about… |
اطلاعات تکمیلی در بدنه اصلی
تا اینجای مطلب آموختیم که برای نوشتن بدنه اصلی، ایمیل رسمی را با جملهای محترمانه آغاز می‌کنیم، سپس خود را در یک خط معرفی کرده و در ادامه به بیان هدف اصلی از ایمیل زدن می‌پردازیم.
گاهی ممکن است نیاز به ارائه اطلاعات تکمیلی مثل زمان در دسترس بودن برای مصاحبه، تماس و غیره داشته باشیم. در چنین مواردی، لازم است تا این اطلاعات را پس از جزئیات اصلی مطلب قید کنیم. اگر ایمیل شما طولانی است، می‌توانید جزئیات تکمیلی را با یک سطر فاصله بنویسید، در غیر این صورت، آن را در ادامه جزئیات اصلی را بیاورید، مانند مثال زیر:
Subject: Request for Consultation on Thesis Topic
Dear Professor Johnson,
I trust this email finds you well. My name is Emma Turner, a student of yours and I am currently working on my thesis. I am writing to kindly request your assistance and guidance regarding my chosen thesis topic. I have selected a primary topic, but I believe your expertise could help me refine it with better clarity. Your insights on my thesis topic would be greatly appreciated. I was wondering if I could set up an online meeting with you to discuss this. I am available Monday and Thursday anytime. Please let me know if either of those days works for you. Thanks in advance. (Follow-up Information)
پایان ایمیل
پایان ایمیل رسمی را می‌توان به ترتیب به دو بخش زیر تقسیم کرد:
- «سطر پایانی» (Closing Line): شامل یک یا دو جمله برای بیان تشکر، تمایل به برقراری ارتباط بیشتر در آینده، یا درخواست از گیرنده برای مطرح کردن هرگونه پرسش احتمالی
- «کلمه پایانی» (Email Sign-offs): استفاده از کلمه‌ای کوتاه مثل Sincerely به نشان پایان یافتن ایمیل
- «امضا» (Signature): اطلاعات شخصی شامل نام و اطلاعات تماس
مثال زیر نمونه‌ای از یک پایان‌بندی مناسب در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی است.
Thank you in advance for your assistance on this matter. If you have any questions or concerns, please do not hesitate to contact me. (Closing Line)
Sincerely, (Email Sign-off)
Julia Martin
+1 (123)-456-7890 (Signature)
در جدول زیر لیستی از رایج‌ترین کلمات نهایی را می‌بینید که می‌توانید از آن‌ها در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی استفاده کنید.
|
رایج‌ترین کلمات پایانی در ایمیل رسمی (The Most Common Formal Email Sign-offs) |
|
| ترجمه | کلمه پایانی ایمیل |
| با احترام / احتراما / ارادتمند شما | ,Best Regards |
| ,Kind Regards | |
| ,Regards | |
| ,Respectfully | |
| Sincerely, | |
| ,Cordially | |
| ,Yours Sincerely | |
| ,Yours Faithfully | |
| ,Yours Truly | |
توجه داشته باشید که معنای این کلمات تفاوتی به‌خصوصی با هم ندارند و انتخاب از بین آن‌ها امری سلیقه‌ای است. همچنین، بعد از آن‌ها همیشه از علامت کاما یا همان ویرگول انگلیسی استفاده می‌کنیم.
ترتیب نوشتن امضادر ایمیل‌های کاری
امضا بخشی جدایی‌ناپذیر در ایمیل رسمی است که دسترسی آسان به اطلاعات فرستنده را مهیا می‌سازد. دقت داشته باشید که امضا در ایمیل رسمی ترتیب خاصی دارد که حتما باید آن را رعایت کنیم:
۱. نام و نام خانوادگی
۲. سمت شغلی
۳. نام شرکت/مؤسسه
۴. آدرس ایمیل
۵. شماره تماس (در صورت لزوم)
۶. آدرس (در صورت لزوم)
۷. آدرس وبسایت کاری/ شبکه‌های اجتماعی مثل LinkedIn (در صورت لزوم)
به نمونه امضای زیر در ایمیل کاری توجه کنید.
ترتیب نوشتن امضا در ایمیل‌های آکادمیک
اگر دانشجو یا دانش‌آموز هستید، لازم است تا امضا ایمیل خود را مطابق ترتیب زیر بنویسید:
۱. نام کامل
۲. رشته و مقطع تحصیلی
۳. نام مؤسسه تحصیلی
۵. آدرس ایمیل
۶. شماره تماس (در صورت لزوم)
به نمونه امضای زیر در ایمیل آکادمیک دقت کنید.
Rachel Paddington
Electronic Engineering Student
The university of Mississippi
+1 555-558-249
تشکر کردن در ایمیل رسمی
قدردانی و تشکر همواره یکی از بایدها در حفظ و استحکام روابط اجتماعی بوده است و اهمیت آن را در ارتباطات الکترونیکی نیز نمی‌توان دست‌کم گرفت. در این بخش از مطلب «مجله فرادرس»، برخی از رایج‌ترین اصطلاحات را می‌بینیم که می‌تواند در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی به شما کمک کنند.
| اصطلاحات رایج برای تشکر در ایمیل رسمی | |
| ترجمه | اصطلاح |
| ممنون از ایمیل شما. | Thank you for the Email. |
| پیشاپیش از شما متشکرم. | Thank you in advance. |
| متشکر از پاسخ‌گویی شما. | .Thank you for getting back to me |
| از راهنمایی شما متشکرم. | Thank you for providing the information. |
| از بررسی شما سپاس‌گزارم. | Thank you for looking into this. |
| متشکرم که این موضوع را پیگیری کردید. | Thank you for following up on/with this matter. |
نمونه ایمیل رسمی به انگلیسی
برای جا افتادن نکات این مطلب، چند نمونه ایمیل رسمی به انگلیسی در اختیار شما قرار داده‌ایم. اما قبل خواندن این نمونه ایمیل‌ها، به ساختار کلی ایمیل‌های رسمی انگلیسی توجه کنید.
Subject: [Brief Summary of the Content]
To: [Recipient’s Email Address]
Dear [Recipient’s Name and Surname],
I trust this email finds you well. [Opening Statement] I am writing to [Main Details.]
[Further Details]
Thank you for your attention. [Closing Sentence]
Best regards, [Sign-off Word]
[Your Full Name]
[Your Position]
[Your Company (if relevant)]
[Your Email]
[Your Phone Number]
موضوع: [خلاصه‌ای از محتوای ایمیل]
به: [آدرس ایمیل گیرنده]
[نام و نام خانوادگی گیرنده] عزیز/گرامی،
امیدوارم حالتان خوب باشد. [جمله آغازین] به اطلاع حضور شما می‌رسانم که [جزئیات اصلی]
[جزئیات تکمیلی]
از توجه شما سپاس‌گزارم. [جمله پایانی]
با احترام، [کلمه پایانی]
[نام کامل شما]
[سمت شما]
[نام شرکت شما (در صورت لزوم)]
[ایمیل شما]
[شماره تماس شما]
نمونه ایمیل رسمی اول- درخواست کار (Cover Letter)
فرض کنید آگهی استخدامی را در وب‌سایتی می‌بینید و قصد دارید با فرستادن ایمیلی به شرکت مربوطه، اعلام تمایل همکاری کنید. ایمیل‌های این چنینی که در توضیح فایل ضمیمه موجود در آن نوشته می‌شوند، Cover Letter نام دارند. در ادامه نمونه ایمیل بر انگلیسی برای درخواست کار را می‌بینیم. اصطلاحات کاربردی مربوط به نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی بولد شده‌اند.
Subject: Application for Content Writer Position
Dear hiring manager,
I hope this email finds you well. I am writing to express my interest in the Content Writer position advertised on your company’s website. With a strong background in content creation and a passion for writing educational content, I believe my skills align perfectly with the role’s requirements.
Attached is my resume for your review. I would appreciate the opportunity to discuss how my experience and abilities can contribute to the success of this company. Thank you for considering my application.
Best regards,
Charlotte Alison
(555) 675-9248
ترجمه ایمیل
موضوع: درخواست همکاری به‌عنوان نویسنده محتوا
مدیر محترم امور استخدامی،
امیدوارم حال شما خوب باشد. بدین وسیله تمایل همکاری خود را در سمت شغلی نویسنده محتوا که در سایت شما تبلیغ شده است، اعلام می‌نمایم. با داشتن پیشینه کاری غنی در تولید محتوا و اشتیاق به نوشتن محتوای آموزشی، باور دارم مهارت‌های من کاملاً با الزامات این شغل هم‌خوانی دارد.
رزومه من برای بررسی شما پیوست شده است. متشکر می‌شوم فرصتی در اختیار من بگذارید تا به شما توضیح دهم چگونه تجربه و توانایی‌های من می‌تواند در موفقیت این شرکت مؤثر واقع شود. از توجه شما به درخواستم سپاس‌گزارم.
با احترام،
شارلوت آلیسون
۹۲۴۸- ۶۷۵- (۵۵۵)
برای آشنایی بیشتر با نمونه متن‌های درخواست همکاری به انگلیسی، می‌توانید روی لینک زیر کلیک کنید.
نمونه ایمیل رسمی دوم- برای پذیرش در دانشگاه
بدون شک افرادی که قصد ادامه تحصیل در خارج از را دارند، برای ثبت درخواست پذیرش در دانشگاه نیازمند نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی هستند. به نمونه ایمیل زیر توجه کنید. در ادامه، می‌توانید ترجمه فارسی آن را نیز بخوانید. همچنین، اصطلاحات کاربردی موجود در آن با خط‌کشی مشخص شده است.
Subject: Application for Master of Science in Computer Science at the University of North Carolina
Dear Admissions Committee,
I trust this email finds you well. My name is Emily Anderson, and I am writing to express my sincere interest in applying for admission to the Master of Science in Computer Science program at the University of XYZ.
I have recently completed my Bachelor of Science in Computer Science at Harmony University, and I am enthusiastic about advancing my education in the field of computer science at your esteemed institution. The academic reputation, diverse faculty, and innovative approach to technology at the University of North Carolina make it my top choice for pursuing advanced studies.
Throughout my academic journey, I have developed a strong foundation in programming languages such as Java and Python, and I am eager to apply and expand my knowledge in a challenging academic environment. I am particularly drawn to the cutting-edge research in artificial intelligence and machine learning at the University of North Carolina and believe that the resources and opportunities provided will contribute significantly to my academic and professional growth.
Enclosed with this email, please find my completed application form, resume, transcripts, and letters of recommendation as per the application requirements. I am confident that my academic background, coupled with my passion for computer science, makes me a strong candidate for admission.
I am available at your convenience for an interview or to provide any additional information required. Thank you for considering my application. I hope to be able to contribute to the academic community at the University of North Carolina
Best regards,
Emily Anderson
(555) 123-4567
ترجمه نمونه ایمیل رسمی دوم
موضوع: درخواست پذیرش در دانشگاه کارولینای شمالی در رشته علوم کامپیوتر مقطع کارشناسی ارشد
کمیته محترم پذیرش،
امیدوارم حالتان خوب باشد. من امیلی اندرسون هستم و قصد دارم در این ایمیل علاقه عمیق خود را به پذیرش در برنامه کارشناسی ارشد علوم کامپیوتر در دانشگاه کارولینای شمالی ابراز کنم.
من اخیراً تحصیلات خود را در رشته علوم کامپیوتر در دانشگاه هارمونی در مقطع کارشناسی به پایان رسانده‌ام و مشتاقانه تمایل دارم که تحصیلات خود را در زمینه علوم کامپیوتر در موسسه پرآوازه شما ادامه دهم. از نظر من، شهرت آکادمیک، دانشکده‌های متنوع، و رویکرد نوآورانه به فناوری، دانشگاه کارولینای شمالی را به بهترین انتخاب برای ادامه تحصیلات عالی تبدیل کرده است.
در طول دوران تحصیلی‌ام، دانش پایه‌‌ام در زبان‌های برنامه‌نویسی مانند جاوا و پایتون قوی شده است و مشتاق هستم که دانش خود را در یک محیط دانشگاهی چالش‌برانگیز به کار برده و گسترش دهم. به‌طور ویژه، تحقیقات نوین در هوش مصنوعی پیشرفته و یادگیری ماشین نظر من را به این دانشگاه جلب کرده است و معتقدم که منابع و فرصت‌های ارائه شده به رشد علمی و حرفه‌ای من کمک خواهد کرد.
رزومه، ریزنمرات و توصیه‌نامه‌‌هایم را مطابق شرایط درخواست پذیرش در این ایمیل پیوست کرده‌ام. باور دارم که سوابق تحصیلی‌ام، همراه با علاقه وافرم به علوم کامپیوتر، من را به گزینه‌ای مناسب برای پذیرش تبدیل می‌کند.
در صورت نیاز به مصاحبه یا ارائه اطلاعات بیشتر در اختیار شما هستم. از توجه به درخواستم سپاس‌گزارم. به امید آن‌که بتوانم برای جامعه علمی دانشگاه کارولینا نقشی مؤثر ایفا کنم.
با احترام،
ایمیل امیلی اندرسون
ایمیل: [email protected]
تلفن: ۴۵۶۷-۱۲۳ (۵۵۵)
نمونه ایمیل رسمی سوم- تأیید زمان جلسه
نمونه ایمیل زیر جهت تایید زمان جلسه‌ای کاری نوشته شده است که در انجام امور هماهنگی در دنیای کسب‌وکار کاربرد گسترده‌ای دارد. در ادامه می‌توانید ترجمه فارسی آن را نیز بخوانید. همچنین، اصطلاحات کاربردی موجود در آن برای نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی خط‌کشی شده است.
Subject: Confirmation of Meeting Appointment
Dear Mr. Anderson,
I hope you’re doing well.
I am writing to confirm our scheduled meeting on February 15th, 2024, at 10:00 AM, at our office located at 123 Main Street. We appreciate your time and are eager to discuss the upcoming marketing campaign strategies.
If there are any changes in your availability or if you require additional information before the meeting, please feel free to let us know.
We look forward to a productive and insightful discussion.
Best regards,
Emily Burton
Marketing Manager
Chapman Corporations
(555) 987-6543
ترجمه نمونه ایمیل رسمی سوم
موضوع: تأیید زمان جلسه
آقای اندرسون عزیز،
امیدوارم حالتان خوب باشد.
من برای تأیید زمان جلسه مقررمان در 15 فوریه 2024، ساعت 10 صبح، واقع در دفتر ما واقع در خیابان اصلی 123 خدمت شما ایمیل می‌زنم. از وقتی که می‌گذارید سپاس‌گزاریم و مشتاقیم راهکارهای آینده برای کمپین بازاریابی را با هم به بحث بگذاریم.
درصورت تغییر در برنامه یا نیاز به اطلاعات بیشتر قبل از جلسه، لطفاً به ما اطلاع دهید.
به امید گفت‌وگویی ثمربخش و سازنده.
با احترام،
امیلی برتون
مدیر بازاریابی
شرکت چپمن
۶۵۴۳-۹۸۷ (۵۵۵)
نمونه ایمیل رسمی چهارم- نامه درخواست اجازه خرید
در دنیای تجارت گاهی نیاز است که برای خرید اقلام از مسئول مربوطه مجوز کسب کنیم که امروزه درخواست مجوز معمولا از طریق مکاتبات الکترونیکی درخواست میشود. ایمیل زیر نمونه‌ای از نامه درخواست اجازه خرید است که می‌توانید آن را به همراه ترجمه فارسی بخوانید.
Subject: Formal Request for Purchase Approval
Dear Ms. Johnson,
I hope everything is going well on your end. I am writing to formally request approval for the purchase of new office furniture for the marketing department. The current furniture is outdated, and upgrading it will significantly enhance the working environment.
The estimated cost for this purchase is $5,000, and I have attached details of the items required along with their specifications.
Given the importance of creating a comfortable and favorable workspace for the team, I kindly request your immediate attention to this matter.
If there are any additional details or documentation needed, please let me know and I’ll provide them promptly.
Thank you for considering this request. I look forward to your response.
Best regards,
ٔNina Rodriguez
Marketing Manager
Comfy Designs
(555) 123-4567
ترجمه نمونه ایمیل رسمی چهارم
موضوع: درخواست رسمی برای اجازه خرید
خانم جانسون عزیز
امیدوارم حالتان خوب باشد. من این ایمیل را جهت درخواست مجوز رسمی خرید مبلمان اداری جدید برای بخش بازاریابی خدمت شما ارسال می‌کنم. مبلمان فعلی قدیمی است و جایگزین کردن آن به‌طور قابل توجهی به فضای کار بهبود می‌بخشد.
به‌طور تخمینی، هزینه این خرید ۵۰۰۰ دلار میشود و من جزئیات کامل اقلام مورد نیاز را به همراه مشخصات آن‌ها را در این ایمیل ضمیمه کرده‌ام.
با توجه به اهمیت ایجاد فضای کاری راحت و مساعد برای تیم، خواهشمند هستم تا هر چه زودتر به این موضوع رسیدگی کنید.
در صورت نیاز به جزئیات یا اسناد بیشتر، لطفاً به من اطلاع دهید تا من فورا آن‌ها را به شما ارائه دهم.
از اینکه به این درخواست توجه کردید متشکرم. منتظر پاسخ شما هستم.
با احترام،
نینا رودریگز
مدیر بازاریابی
شرکت کامفی دیزاینز
۱۲۳-۴۵۶۷ (۵۵۵)
نمونه ایمیل رسمی پنجم- ایمیل پیرو
ایمیل«پیرو» (Follow-up) ایمیل به ایمیلی می‌گویند که در پاسخ یا پیرو ایمیل‌های قبلی نوشته شده باشد. در ادامه، نمونه‌ای از ایمیل Follow-up را همراه با ترجمه فارسی آن می‌بینیم.
Subject: Follow-Up Regarding Project Discussion
I trust this email finds you well. I wanted to follow up on our recent discussion regarding the upcoming project. Firstly, It was a pleasure talking with you, and I appreciate your insights and guidance. Regarding our conversation, I have taken note of the necessary steps that we discussed and I wanted to update you that I am currently working on writing the detailed project proposal, using your valuable feedback.
If there are any additional aspects or specific details you would like to address or if you require any further information from my end, please do not hesitate to let me know.
I understand your time is valuable, and I appreciate your ongoing collaboration. I look forward to ensuring that our project plan aligns perfectly with the company’s objectives.
Thank you for your time, and I look forward to your guidance as we move forward.
Best regards,
David Thompson
Project Coordinator
Trust Venture
(555) 987-6543
ترجمه نمونه ایمیل پنجم
موضوع: پیرو بحث پروژه
جناب دیویس عزیز،
امیدوارم حالتان خوب باشد. می‌خواستم چند نکته را پیرو بحث اخیرمان درمورد پروژه ذکر کنم. از صحبت کردن با شما لذت بردم، و قدردان نظرات و راهنمایی که ارائه کردید هستم. در رابطه با گفت‌وگویی که داشتیم، من اقدامات لازم را در نظر گرفته‌ام و می‌خواستم شما را در جریان بگذارم که هم‌اکنون با توجه به نظرات شما در حال تدوین پروپوزال پروژه هستم.
اگر مورد یا جزئیات خاصی وجود دارد که می‌خواهید به آن پرداخته شود یا به اطلاعات بیشتری نیاز دارید، لطفاً حتما من را در جریان بگذارید.
من درک می‌کنم وقتتان تنگ است و از همکاری همیشگی شما قدردانی می‌کنم. من مشتاقانه برآنم که برنامه پروژه ما با اهداف شرکت یکپارچی داشته باشد.
از وقتی که در اختیارم گذاشتید سپاس‌گزارم و منتظر راهنمایی شما در آینده هستم.
با احترام،
دیوید تامپسون
هماهنگ کننده پروژه
تراست ونچر
۹۸۷-۶۵۴۳ (۵۵۵)
در صورت تمایل به خواندن نمونه ایمیل‌های رسمی بیشتر نیز، می‌توانید به لینک زیر مراجعه کنید.
سوالات رایج درباره نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی
در این بخش از مطلب به برخی از رایج‌ترین سوالات درخصوص نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی پاسخ می‌دهیم.
نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چه کاربردهایی دارد؟
از آنجا که امروزه اغلب مکاتبات اداری و آکادمیک از طریق ایمیل صورت می‌گیرد، یادگیری نحوه نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی برای هر فردی که قصد اشتغال یا تحصیل در کشورهای خارجی را داشته باشد امری ضروری است. همچنین، نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی برای افرادی که در شرکت‌های تجاری و بین‌المللی مشغول به کار هستند نیز کاربرد مهمی دارد.
ایمیل رسمی انگلیسی از چه بخش‌های تشکیل شده است؟
ایمیل رسمی از چهار بخش اصلی شامل «موضوع» (Subject)، «خطاب محترمانه» (Salutation)، «بدنه اصلی» (Main Body)، «پایان» (Closing) تشکیل میشود.
لحن در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی چگونه است؟
در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی، لحن نویسنده بسیار مهم است و لازم است که تمام بخش‌های ایمیل با «لحن رسمی» (Formal Tone) نوشته شود. همچنین، در نوشتن آن نباید از کلمات و عبارات عامیه، شکل مخفف افعال و اسامی و شکلک‌ها استفاده کرد.
جمع‌بندی
در این مقاله از مجله فرادرس آموختیم که مهارت در نوشتن ایمیل رسمی به انگلیسی جزو واجبات دنیای کار و تحصیلات در کشورهای انگلیسی زبان است. سپس، با بایدها و نباید‌های نبایدها در نوشتن ایمیل رسمی آشنا شدیم و در ادامه یاد گرفتیم که یک ایمیل رسمی انگلیسی از چه بخش‌هایی تشکیل میشود:
- «موضوع» (Subject)
- «خطاب محترمانه» (Salutation)
- «بدنه اصلی» (Main Body)
- «عبارت آغازین» (Opening Statement)
- «خط معرفی» (Introductory Line)
- «اطلاعات اصلی» (Main Details)
- «اطلاعات تکمیلی» (Follow-up Information)
- «پایان» (Closing)
- «سطر پایانی» (Closing Line)
- «کلمه پایانی» (Email Sign-offs)
- «امضا» (Signature)
در انتهای مطلب نیز، لیستی از رایج‌ترین اصطلاحات برای تشکر کردن در ایمیل‌های رسمی را برای شما ارائه کردیم.
مطلبی که در بالا مطالعه کردید بخشی از مجموعه مطالب «مباحث متفرقه زبان انگلیسی» است. در ادامه، می‌توانید فهرست این مطالب را ببینید:
source