نامه اداری متنی است که آن را به صورت فیزیکی یا دیجیتال می‌نویسیم و حاوی موضوعاتی در سطح یک سازمان یا در سطح بین سازمانی است. برای مثال نامه درخواست وام، نامه درخواست رفع مشکل و… نامه‌های اداری محسوب می‌شوند. برای نوشتن نامه‌های اداری باید اصولی مانند احترام‌آمیز بودن، لحن رسمی، فرم خاص و… را رعایت کنیم. در این مطلب از مجله فرادرس بررسی می‌کنیم نامه اداری چیست و ویژگی‌ها، اجزا و انواع آن را با مثال‌ عینی توضیح می‌دهیم.

نامه اداری

نامه اداری، مکتوبی به صورت فیزیکی یا دیجیتال است که از آن برای درخواست، اطلاع‌رسانی و دستور در سطح یک سازمان یا بین چند سازمان استفاده می‌کنیم. برای نگارش نامه‌های اداری باید در فرم و محتوا، اصول و قواعد خاصی را رعایت کنیم و از بروز اشتباهاتی مانند اشتباه تایپی، غلط املایی، اشتباهات ویرایشی و… جلوگیری کنیم. در این مطلب همه اصول و ویژگی‌های نامه‌های اداری را یاد می‌گیریم.

پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری نحوه نوشتن نامه‌های اداری و بررسی و مشاهده نمونه‌های آن، فیلم آموزش اصول نامه نگاری به زبان ساده در فرادرس را تماشا کنید. لینک این آموزش را در کادر زیر آورده‌ایم.

نمونه نامه اداری

در تصویر زیر، نمونه ای از نامه اداری را آورده‌ایم و جای اجزای آن را نیز مشخص کرده‌ایم.

قسمت های مختلف نامه اداری

در فهرست زیر، قسمت‌های مختلف نامه اداری را آورده‌ایم.

• سرلوحه یا سربرگ
• موضوع نامه
• نام و عنوان گیرنده
• متن نامه
• نام و عنوان فرستنده
• امضا
• رونوشت
• نشانی

پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری اجزا و اصول نگارش نامه‌های اداری، فیلم آموزش رایگان نوشتن نامه‌های اداری در ورد همراه با نکات کاربردی در فرادرس را تماشا کنید. لینک این آموزش را در کادر پایین آورده‌ایم.

سربرگ

سرلوحه یا سربرگ هر نامه باید شامل مواردی مانند عبارت دعایی (به نام خدا)، نام سازمان، لوگوی سازمان، تاریخ و شماره نامه باشد. سازمان‌های مختلف معمولاً سربرگ‌های از پیش‌تعیین شده مخصوص خود را دارند و باید برای نوشتن نامه درون‌سازمانی یا بین‌ سازمانی، از سربرگ مخصوص همان اداره، شرکت و… استفاده کنیم.

نام و سمت گیرنده نامه

بعد از کامل کردن موارد سربرگ، باید نام و نام خانوادگی گیرنده نامه و سمت اداری / سازمانی او را بنویسیم. برای این کار بهتر است از شاخص‌هایی مانند «دکتر، مهندس و…» استفاده نکنیم و در کنار نام و نام خانوادگی فرد گیرنده به، جناب آقای / سرکار خانم اکتفا کنیم تا ضمن احترام به گیرنده، از زیاده‌گویی و حشو در نامه نیز جلوگیری کنیم.

موضوع نامه

منظور از موضوع نامه، همان علتی است که به خاطر آن نامه می‌نویسیم. نامه‌های اداری دارای موضوعات مختلفی مانند درخواست مرخصی، پیگیری یک درخواست، پیگیری یک دستور، ابلاغ، دستورات مافوق، گزارش‌دهی به رده‌های بالاتر و… هستند. موضوع نامه باید به طور دقیق و واضح در ابتدای نامه مشخص شود.

متن نامه

متن نامه، خود شامل سه بخش مقدمه، متن و نتیجه‌گیری است.

• مقدمه
• بیان موضوع اصلی
• نتیجه‌گیری

در ادامه همین بخش، هر سه مورد را با مثال توضیح داده‌ایم. پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری چگونه نوشتن نامه‌های مختلف اداری و تسلط به انواع مکاتبات اداری، مجموعه فیلم‌های آموزش مکاتبات اداری در فراردس را تماشا کنید. لینک این مجموعه آموزش را در کادر زیر آورده‌ایم.

مقدمه نامه

در بخش اول که مقدمه نام دارد، باید به صورت بسیار خلاصه، ذهن مخاطب را برای رساندن مفهوم اصلی نامه آماده کنیم. برای مثال اگر نامه، یک نامه درخواست پیگیری کاری اداری است، باید در بخش مقدمه به طور کوتاه به سوابق آن کار اداری و مراحلی که طی شده است، اشاره کنیم.

بیان موضوع اصلی

بخش دوم متن نامه، بخش اصلی نامه است که در آن، باید به طور واضح و با ساده‌ترین جملات و کلمات، مقصود اصلی خود از نگارش و ارسال نامه به مخاطب را کاملاً کوتاه و خلاصه بیان کنیم.

نتیجه گیری

در بخش سوم یا پایانی نامه که آن را نتیجه‌گیری می‌نامیم، باید نتیجه‌ای که از ارسال نامه به دنبال کسب آن هستیم را به صورت واضح و خلاصه مطرح کنیم.

نکته مهم درباره متن نامه

نامه‌های اداری باید کوتاه باشند اما با این وجود، معیار مشخص و ثابتی برای میزان آن وجود ندارد. متناسب با موضوع نامه، تعداد جملات یا صفحات آن نیز متغیر است. برای مثال، نامه درخواست وام را می‌توانیم در چهار تا پنج خط و با کمتر از ده جمله بنویسیم اما نامه گزارش راجع‌به انجام یکی از دستورات مافوق در بخش‌های مختلف سازمان، ممکن است حتی چند صفحه‌ای شود. بنابراین تعداد صفحات، سطور و جملات در کوتاه بودن نامه‌های اداری اهمیت ندارد بلکه نکته مهم این است که برای نوشتن هرنامه‌ای با هر موضوعی، متناسب با همان موضوع، آن را به خلاصه‌ترین و کوتاه‌ترین شکل ممکن بنویسم و از ذکر توضیحات اضافی، تعارفات و… بپرهیزیم.

نام و عنوان فرستنده

بعد از نوشتن متن نامه، فرستنده باید نام و نام خانوادگی خود و سمت اداری خود را بنویسد.

امضا

فرستنده بعد از نوشتن نام و عنوان خود باید آن را امضا کند. اعتبار نامه‌‌های اداری به امضای موجود در آن‌ها است و باید همیشه از یک امضای ثابت برای همه نامه‌های اداری استفاده کنیم.

رونوشت

منظور از رونوشت، نسخه‌ای دیگر از نامه اصلی است که فرستنده علاوه بر گیرنده اصلی، آن را برای فرد یا بخش سازمانی دیگری نیز ارسال می‌کند. اگر بخواهیم نامه‌ای اداری را علاوه بر گیرنده اصلی برای کسی دیگر نیز ارسال کنیم باید در قسمت «رونوشت» نام آن فرد یا بخش سازمانی را بنویسیم. این کار را به این دلیل انجام می‌دهیم که گیرنده اصلی مطلع باشد که علاوه بر او چه شخص یا اشخاص دیگری آن نامه را دریافت کرده‌اند.

نشانی

بخش نشانی آخرین بخش نامه‌های اداری است و شامل توضیح نشانی، صندوق پستی، تلفن، فکس، پست الکترونیکی و وب‌سایت است.

اصول نگارش نامه اداری

در فهرست زیر، اصولی را آورده‌ایم که برای نوشتن نامه‌های اداری باید آن‌ها را رعایت کنیم.

پیشنهاد می‌کنیم برای جلوگیری از اشتباهات نگارشی در نامه‌های اداری، فیلم آموزش ویراستاری و مهارت‌های درست‌نویسی در فرادرس را تماشا کنید. لینک این آموزش را در کادر پایین آورده‌ایم.

• متن نامه باید واضح، صریح و خلاصه باشد.
• شروع و پایان نامه باید با کلمات احترام‌آمیز همراه باشد.
• اندازه‌های کاغذ نامه باید استاندارد باشد و تمیز و با کیفیت مطلوب ارائه شود.
• متن نامه‌های اداری باید بدون خط‌خوردگی باشد.
• باید اصول نگارشی در نامه رعایت شده باشد.
• بهتر است متن نامه به‌جای دست‌نویس، تایپ شده باشد.
• درج تاریخ نامه در قسمت سمت چپ بالای نامه ضروری است.
• باید مستندات مهم به نامه پیوست شوند و زیر نامه نیز عبارت پیوست درج شود.
• درخواست‌کننده باید حتماً نامه را امضا کند.
• باید مشخصات فردی و نشانی ارائه‌دهنده نامه، در نامه مشخص باشد.

نکته: همیشه بعد از نگارش هر نامه و پیش از ارسال آن، تصویری از نامه را همراه با شماره ثبت آن داشته باشید تا برای پیگیری‌های بعدی بتوانید از آن تصویر استفاده کنید.

یادگیری نگارش انواع نامه با فرادرس

تا اینجا دریافتیم که نامه اداری چیست و نمونه‌هایی از آن را مشاهده کردیم. اهمیت نامه‌های اداری هم در رسمی بودن و سازمانی بودن آن‌ها و هم در تأثیر آن‌ها بر شغل و زندگی ما است. چنانچه با اصول نامه نگاری اداری آشنا نباشیم و نامه‌ای که می‌نویسیم دارای اشتباهات فرمی یا محتوایی باشد، هم درباره صلاحیت‌‌های شغلی ما تردید پیش می‌آید و هم هدف ما از نوشتن و ارسال نامه‌های اداری، محقق نخواهد شد. بنابراین باید پیش از نگارش و ارسال هرگونه نامه‌ رسمی یا اداری، اصول انجام این کار را یاد بگیرید. به همین دلیل در این بخش، برخی از فیلم‌های آموزشی فرادرس را آورده‌ایم که با استفاده از آن‌ها، اصول نامه نویسی را به زبان ساده یاد خواهید گرفت.

همچنین برای یادگیری جامع نکات مربوط به نامه نگاری اداری می‌توانید از مجموعه آموزش‌های زیر استفاده کنید.

نامه اداری درخواست

نامه اداری درخواست می‌تواند انواع مختلفی مانند نامه درخواست وام، درخواست مرخصی و هر نوع درخواست اداری دیگری باشد. اساساً نامه‌های درخواست، پرکاربردترین نامه‌های اداری هستند که در این بخش آن‌ها را با مثال و نمونه متن هریک، توضیح می‌دهیم.

پیشنهاد می‌کنیم برای یادگیری چگونگی نوشتن نامه‌های اداری برای درخواست‌های مختلف، فیلم آموزش اصول نامه نگاری به زبان ساده در فرادرس را تماشا کنید. لینک این آموزش را در کادر زیر آورده‌ایم.

نحوه نوشتن متن نامه اداری درخواست

برای نوشتن نامه ادرای درخواست های مختلف مانند درخواست وام، درخواست مرخصی و… باید مراحل و اصول نامه نگاری ادرای را رعایت کنیم. در ادامه همین بخش از مطلب، نحوه نوشتن نامه‌های اداری درخواست مختلف را با مثال و به طور عملی توضیح داده‌ایم.

نامه اداری درخواست وام

نامه درخواست وام یکی از پرکاربردترین انواع وام اداری است. در کادر زیر، متن اصلی مناسب برای نوشتن یک نامه درخواست وام را آورده‌ایم.

متن نامه اداری درخواست وام دانشجویی

در کادر زیر، نمونه‌ای از متن نامه ادرای درخواست وام دانشجویی را آورده‌ایم.

متن نامه اداری درخواست پیگیری

در کادر زیر نمونه‌ای از متن نامه پیگیری را آورده‌ایم.

عکس نامه اداری

در تصویر زیر عکس نامه اداری را مشاهده می‌کنید.

متن نامه اداری درخواست رفع مشکل

در کادر زیر نمونه‌ای از متن نامه اداری درخواست رفع مشکل را قرار داده‌ایم.

سوالات متداول

حال که یاد گرفتیم چگونه نامه‌های اداری بنویسیم، در این بخش به سؤال‌های پرتکرار در این مبحث پاسخ می‌دهیم تا ابهامات شما در این زمینه برطرف شود.

نامه اداری به انگلیسی چیست و چگونه باید آن را بنویسیم؟

نامه اداری به انگلیسی «Business Letter» است و نوشتن آن نیز مانند نامه‌های اداری فارسی، قواعد خاص خود را دارد.

در مطلب زیر از مجله فرادرس، اصول نامه‌نگاری انگلیسی را به طور کامل و با نمونه‌های عملی توضیح داده‌ایم.

شروع نامه اداری به مقام بالاتر باید چگونه باشد؟

برای شروع نامه به مقام اداری باید نکات زیر را رعایت کنیم.

• باید در نوشتن نام و عنوان گیرنده دقت کنیم.
• باید انتخاب کلمات ما به گونه‌ای باشد که احترام‌آمیز بودن نامه مشخص باشد پس باید از عناوین محترمانه استفاده کنیم.
• در عین استفاده از عناوین و واژه‌های محترمانه، نباید در استفاده از آن‌ها افراط کنیم که نامه طولانی یا مبهم شود.
• باید درخواست خود را به شکل تقاضا مطرح کنیم.

ثبت نامه اداری چگونه باید انجام شود؟

نامه‌های اداری باید در دفتر اندیکاتور (نامه‌نما) یا نرم‌افزارهای اداری، ثبت و بایگانی شوند تا سوابق نامه‌های اداری برای آینده موجود باشد. دفتر اندیکاتور، دفتر ارسال و رسید نامه‌ها است و رسید دریافت نامه‌ها در آن ثبت می‌شود. به این صورت که گیرنده نامه باید بعد از دریافت نامه، این دفتر را امضا کند. البته امروزه ثبت نامه‌های اداری بیشتر به صورت الکترونیکی انجام می‌شود.

نامه اداری رسمی چیست؟

همه نامه‌های اداری، رسمی محسوب می‌شوند زیرا دارای اعتبار اداری هستند و در نگارش آن‌ها نیز باید قواعد و اصول رسمی نگارش را رعایت کنیم. بنابراین نامه اداری رسمی تفاوتی با دیگر نامه‌های اداری ندارد.

آیا نامه اداری کوتاه است؟

همه نامه‌های اداری باید کوتاه باشند. البته معیار و انداره مشخصی برای این کوتاهی وجود ندارد. برای مثال هیچ آیین‌نامه‌ای وجود ندارد که تعداد سطرها یا صفحات نامه‌های ادرای را مشخص کند اما همه نامه‌های اداری با موضوعات مختلف را باید به کوتاه‌ترین حالت ممکن بنویسیم که مبهم نباشد و در سریع‌ترین زمان، پیام را به مخاطب منتقل کند. البته استثنائاتی نیز وجود دارد و آن درباره نامه‌هایی اداری است که دارای موضوعاتی هستند که در صورت کوتاه بودن، کامل نخواهند بود. برای مثال اگر نامه‌ای اداری درباره ارائه مستنداتی برای یک کار اداری باشد، لازم است همه مستندات لازم در نامه آورده شوند و این کار، امکان طولانی شدن نامه را بیشتر می‌کند. البته در نامه‌های این‌چنینی نیز باید توجه کنیم که خلاصه‌نویسی را فراموش نکنیم و نامه را به کوتاه‌ترین شکل ممکن بنویسیم.

جمع بندی نامه اداری

در این مطلب از مجله فرادرس یاد گرفتیم نامه‌های اداری چه هستند و باید چه ویژگی‌هایی داشته باشد. همچنین با معرفی اجزای نامه‌های اداری دریافتیم که چگونه باید چنین نامه‌ای را بنویسیم. یادگیری نحوه نوشتن انواع نامه‌های اداری مانند نامه اداری درخواست، پیگیری و رفع مشکل، از دیگر مباحثی بود که در این مطلب به‌ آن‌ها پرداختیم.