سیستم حسابداری فرآیندی است که تمام اطلاعات مالی یک کسب‌و‌کار را ثبت می‌کند. حسابداران حرفه‌ای از سیستم‌های حسابداری برای پیگیری درآمدها، هزینه‌ها، مالیات، موجودی کالا، فروش و پرداخت حقوق استفاده می‌کنند. حسابداری می‌تواند به‌صورت دستی و با قلم و کاغذ یا با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری انجام شود. سیستم حسابداری با تهیه گزارش‌های مالی مناسب، به اداره مالی شرکت کمک می‌کند. سیستم حسابداری باعث می‌شود تا تصویری روشن از وضعیت مالی شرکت ارائه شود و امکان تصمیم‌گیری‌های آگاهانه را بر اساس داده‌های دقیق فراهم می‌کند. در این مطلب از مجله فرادرس به این موضوع می‌پردازیم که سیستم حسابداری چیست و فرآیندهای مربوط به آن را شرح می‌دهیم. در ادامه انواع سیستم حسابداری را توضیح و روش‌های حسابداری نقدی و تعهدی را شرح می‌دهیم.

سیستم حسابداری چیست؟

سیستم حسابداری ستون اصلی برای هر کسب‌و‌کاری است. این سیستم به افراد کمک می‌کند تا مخارج را ردیابی کرده، فاکتورها را مدیریت کنند و جریان نقدی خود را تحت کنترل نگه دارند. با این حال بدون داده‌های حسابداری دقیق، کسب‌و‌کارها نمی‌توانند به‌درستی برای رسیدن به اهداف خود تصمیم‌گیری کنند.

یک سیستم حسابداری با ردیابی و ثبت داده‌های مالی، تهیه گزارش‌ها و تحلیل داده‌ها برای اتخاذ تصمیم‌های آگاهانه عمل می‌کند. این فرآیند معمولا شامل وارد کردن اطلاعاتی مانند فاکتورهای فروش و رسیدها به سیستم حسابداری است. این سیستم آن‌ها را در یک پایگاه داده ذخیره می‌کند.

سیستم‌های حسابداری پیشرفته‌تر می‌توانند گزارش‌هایی مانند ترازنامه و صورت‌های سود و زیان تولید کنند و حتی این امکان را دارند تا گزار‌ش‌های مالی سفارشی خود را ایجاد کنند. در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که فرآیندهای موجود در سیستم حسابداری چیست و آن‌ها را شرح می‌دهیم.

فرآیندهای سیستم حسابداری چیست؟

پنج فرآیند کلیدی در یک سیستم حسابداری وجود دارد که در ادامه آن‌ها را شرح می‌دهیم.

• ثبت: اولین گام در سیستم حسابداری، ثبت تراکنش‌های مالی مانند فروش، هزینه‌ها، خرید تجهیزات، وام‌ها و فروش دارایی‌ها است.
• طبقه‌بندی: در این مرحله تراکنش‌ها را در دسته‌بندی‌هایی مانند درآمد، هزینه، دارایی و بدهی قرار می‌دهند.
• خلاصه‌سازی: سومین گام، خلاصه‌سازی تراکنش‌ها است که معمولا به شکل صورت‌های مالی انجام می‌شوند. مهم ترین صورت‌های مالی شامل ترازنامه، صورت جریان وجوه نقد و صورت سود و زیان هستند.
• تحلیل: پس از خلاصه‌سازی تراکنش‌ها و تهیه صورت‌های مالی، نوبت به تحلیل این گزارش‌ها می‌رسد. صاحبان کسب‌و‌کار با بررسی عملکرد شرکت، نقاط ضعف احتمالی و فرصت‌های بهبود تصمیم‌گیری را شناسایی می‌کنند.
• گزارش‌‌دهی مالی: آخرین بخش فرآیند، گزارش‌دهی مالی است. در این مرحله، اطلاعات مالی مانند صورت‌های مالی و تحلیل‌ها به ذی‌نفعان اصلی ارائه می‌شود. این افراد می‌توانند شامل بستانکاران، وام‌دهندگان، مدیریت یا نهادهای مالیاتی باشند.

البته لازم به‌ ذکر است که پیچیدگی این فرآیند‌ها می‌تواند با توجه به استفاده از سیستم‌های حسابداری یک‌طرفه یا دوطرفه متفاوت باشد.

حسابداری یک‌طرفه و دوطرف

سیستم‌های حسابداری یک‌طرفه و دوطرفه، دو نوع رایج سیستم حسابداری هستند. حسابداری یک‌طرفه ساده‌تر است. زیرا تراکنش‌ها را فقط در یک طرف دفتر ثبت می‌کند. به عبارت دیگر شما تنها یک بدهکار یا بستانکار را ثبت می‌کنید. این روش به‌ویژه برای کسب‌و‌کارهای کوچک یا افرادی که نیازی به پیگیری سوابق مالی پیچیده ندارند، معمولا مناسب‌تر است.

از سویی دیگر حسابداری دوطرفه مستلزم ثبت تراکنش‌ها در هر دو طرف دفتر حسابداری است. در این حالت لازم است تا طرفین حساب تراز باشند. این روش جامع‌تر است و دقت و اطمینان بیشتری برای ردیابی اطلاعات مالی فراهم می‌کند.

با وجود اینکه سیستم‌های حسابداری یک‌طرفه می‌توانند نیازهای گزارش‌دهی اولیه را برطرف کنند، اما سیستم‌های دوطرفه برای سازمان‌های بزرگ‌تر مناسب‌تر هستند. زیرا امکان تحلیل مالی دقیق‌تر را فراهم می‌کنند که باعث تصمیم‌گیری‌های بهتر در امور مالی مربوطه می‌شود.

یادگیری سیستم حسابداری با فرادرس

یکی از مهارت‌های مهم برای ورود به دنیای مدیریت مالی و کسب‌و‌کار، یادگیری سیستم حسابداری است. سیستم حسابداری در واقع زبان مشترک دنیای تجارت محسوب می‌شود. زبانی که از طریق آن درآمدها، هزینه‌ها، دارایی‌ها و بدهی‌ها به‌طور دقیق ثبت و گزارش می‌شوند.

بدون داشتن سیستم حسابداری، تصمیم‌گیری‌های مالی نمی‌تواند به‌درستی اتخاذ شود. امروزه یادگیری حسابداری تنها محدود به نوشتن اعداد در دفترها نیست، بلکه شامل کار با نرم‌افزارهای مدرن حسابداری و درک استانداردهای مالی جهانی نیز می‌شود. به همین دلیل، آشنایی با سیستم‌های حسابداری نه‌تنها یک مهارت آموزشی، بلکه اقدامی ضروری برای موفقیت شغلی و تصمیم‌گیری‌های درست مالی است.

برای یادگیری سیستم‌های حسابداری و مفاهیم مربوطه، فیلم‌های آموزشی متنوعی در فرادرس تهیه شده است که برخی از آن‌ها را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

برای مشاهده فیلم‌های آموزشی بیشتر در این حوزه می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید.

انواع سیستم حسابداری چیست؟

سیستم‌های حسابداری را می‌توان به سه نوع زیر تقسیم کرد.

• سیستم حسابداری دستی
• سیستم حسابداری رایانه‌ای
• سیستم حسابداری ابری

در هر سه نوع سیستم حسابداری امکان استفاده از روش یک‌طرفه یا دوطرفه وجود دارد. هر نوع سیستم حسابداری ویژگی‌ها و مزایای خاص خود را دارد. بنابراین برای انتخاب هر کدام از این سیستم‌ها لازم است بدانید کدام سیستم بیشترین تناسب را با نیازهای کسب‌و‌کار شما دارد. در ادامه هر کدام از این سیستم‌های حسابداری را توضیح می‌دهیم.

سیستم حسابداری دستی

سیستم حسابداری دستی روشی سنتی برای انجام امور مربوط به حسابداری است که با قلم و کاغذ انجام می‌شود. در این روش تراکنش‌ها در یک دفتر کل ثبت می‌شوند. حسابداری دستی یکی از قدیمی‌ترین شیوه‌‌های دفترداری است و به رایانه، نرم‌افزار حسابداری یا سیستم‌های پیچیده نیازی ندارد.

در این روش، از یک دفتر کل استفاده می‌شود که شامل تمام تراکنش‌های مالی است و معمولا به‌ ترتیب تاریخ مربوطه، هر تراکنش جدید را در آن می‌نویسند. اجرای سیستم دستی به این معناست که باید فاکتورها و رسیدهای کاغذی را نگه‌داری کنید تا با استفاده از آن‌ها تراکنش‌ها را در دفتر ثبت و صحت اطلاعات را بررسی کنید.

مزیت حسابداری دستی، سادگی و سرراست بودن آن است. اما استفاده از روش دستی در حسابداری علاوه بر زمان‌بر بودن، نسبت به استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری دقت کمتری دارد. در این قسمت یاد گرفتیم که سیستم حسابداری دستی چیست. در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که سیستم حسابداری رایانه‌ای چیست و‌ آن را شرح می‌دهیم.

سیستم حسابداری رایانه‌ای

با پیشرفت رایانه‌ها و نرم‌افزارهای حسابداری، سیستم‌های کامپیوتری برای حسابداری محبوب‌تر از روش‌های دستی شده‌اند. سیستم‌های نرم‌افزاری برای ثبت حسابداری باعث افزایش سرعت و دقت در کار دفترداران و صاحبان کسب‌و‌کار می‌شوند.

سیستم حسابداری رایانه‌ای در واقع نرم‌افزاری است که کل فرآیند دفترداری را از ثبت تراکنش‌ها تا گزارش‌دهی مالی به‌طور خودکار انجام می‌دهد. این نرم‌افزارها قابلیت شخصی‌سازی دارند و امور مربوط به حسابداری را در مدت کوتاهی انجام می‌‌دهند. سیستم‌های حسابداری کامپیوتری می‌توانند بسیاری از وظایف حسابداری مانند پردازش حقوق و دستمزد یا مدیریت انواع حساب‌ها را خودکار کنند.

سیستم حسابداری ابری

سیستم حسابداری ابری در اصل همان سیستم رایانه‌ای است، با این تفاوت که بر روی سرورهای راه دور اجرا می‌شود. به عبارت دیگر در سیستم حسابداری ابری کاربران از طریق اینترنت به سیستم و اطلاعات خود دسترسی دارند. مزیت استفاده از سیستم حسابداری ابری برای صاحبان کسب‌و‌کار این است که آن‌ها می‌توانند از هر مکانی و تنها با داشتن اینترنت به اطلاعات مالی خود دسترسی پیدا کنند.

سیستم‌های ابری معمولا از طریق اپلیکیشن‌های موبایل یا مرورگر وب قابل دسترسی هستند. بنابراین در سیستم‌های ابری حسابداری، اجرای واقعی نرم‌افزار روی سرور راه دور انجام می‌شود و دستگاه کاربر مانند کامپیوتر یا موبایل تنها واسط نمایش و تعامل هستند.

این موضوع انعطاف‌پذیری و صرفه‌جویی بیشتری نسبت به سیستم‌های دستی یا رایانه‌ای معمولی ایجاد می‌کند. حسابداری ابری برای شرکت‌ها با اندازه‌های مختلف مناسب است و تمام مزایای سیستم‌های رایانه‌ای مانند مواردی که در فهرست زیر مشاهده می‌کنید را به کاربران خود ارائه می‌کند.

• صدور فاکتور
• پردازش پرداخت‌‌ها
• ردیابی هزینه‌ها
• گزارش‌دهی مالی

پس از اینکه یاد گرفتیم انواع سیستم حسابداری چیست، در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که انواع روش‌های حسابداری چیست و آن‌ها را شرح می‌دهیم.

روش‌های حسابداری چیست؟

در سیستم حسابداری دو روش اصلی زیر را می‌توان ذکر کرد.

• حسابداری نقدی
• حسابداری تعهدی

برای اینکه بتوانید با زبان مشترک تجارت آشنا شوید و از انواع روش‌های حسابداری استفاده کنید، لازم است تا مفاهیم و اصول حسابداری را یاد بگیرید. برای این منظور می‌‌توانید فیلم آموزش اصول حسابداری فرادرس را مشاهده کنید. در این آموزش ابتدا سیستم حسابداری و گرایش‌های آن آموزش داده می‌شود و در ادامه اصول و مفاهیم حسابداری مورد بررسی قرار می‌گیرد.

حسابداری نقدی

در روش «حسابداری نقدی» (Cash Based Accounting) درآمد و هزینه‌ها زمانی ثبت می‌شوند که وجه نقد دریافت یا پرداخت شود. این روش ساده و قابل فهم است و معمولا توسط کسب‌و‌کارهای بسیار کوچک ترجیح داده می‌‌شود. اما برای استفاده از این روش، تمام تراکنش‌ها باید نقدی باشند. اگر کسب‌و‌کاری خرید یا فروش اعتباری داشته باشد، این روش نمی‌تواند تصویر دقیقی از وضعیت مالی مربوطه ارائه دهد.

ثبت درآمد در حسابداری نقدی

درآمد در حسابداری نقدی تنها زمانی ثبت می‌شود که وجه نقد واقعا دریافت شده باشد. در این روش، کسب‌و‌کار درآمد را در لحظه دریافت وجه شناسایی می‌کند، بدون توجه به اینکه کالا یا خدمات چه زمانی ارائه شده است. این رویکرد راهی ساده برای ردیابی ورود پول به کسب‌و‌کار محسوب می‌شود و هیچ اختلافی بین میزان درآمد شناسایی‌شده و وجه نقد دریافت‌شده ایجاد نمی‌کند.

ثبت هزینه‌ها در حسابداری نقدی

هزینه‌ها در حسابدرای نقدی تنها زمانی ثبت می‌شوند که پرداخت شده باشند، نه زمانی که ایجاد شده‌اند. به عبارت دیگر یک صورت‌حساب تا زمانی که پرداخت نشود در سوابق مالی ثبت نمی‌شود. برای مثال اگر شرکتی در ماه ژانویه فاکتوری بابت خدمات دریافت کند اما پرداخت آن را در ماه فوریه انجام دهد، هزینه مربوطه در ماه فوریه ثبت می‌شود.

حسابداری نقدی به دلیل سادگی و سهولت استفاده، به‌ویژه توسط کسب‌و‌کارهای کوچک و افرادی که امور مالی شخصی خود را مدیریت می‌کنند، مورد توجه قرار می‌گیرد. در این شیوه پیگیری حساب‌های دریافتنی یا پرداختنی به حداقل می‌‌رسد و تمرکز تنها بر تراکنش‌هایی است که بر موجودی واقعی نقدی تاثیر می‌گذارند.

تا این قسمت آموختیم که حسابداری نقدی چیست. در ادامه می‌آموزیم که حسابداری تعهدی چیست و آن را شرح می‌دهیم.

حسابداری تعهدی

در روش حسابداری تعهدی درآمد و هزینه‌ها زمانی ثبت می‌شوند که ایجاد یا تحقق یافته باشند، نه زمانی که وجه نقد دریافت یا پرداخت می‌شود. این روش تصویری دقیق‌تر از عملکرد مالی یک کسب‌و‌کار ارائه می‌دهد. حسابداری تعهدی برای انطباق با اصول پذیرفته‌شده در حسابداری الزامی است و معمولا توسط شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ استفاده می‌‌شود.

در سیستم‌های حسابداری اولین دفتری که در آن تراکنش‌ها ثبت می‌شود، دفتر حسابداری روزنامه است. برای تهیه گزارشات مالی، اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می‌شود.

ثبت درآمد در حسابداری تعهدی

در حسابداری تعهدی درآمد زمانی ثبت می‌شود که کسب شده باشد، یعنی وقتی کالا یا خدمات به مشتری تحویل داده شده و انتظار معقولی برای دریافت وجه وجود دارد. این رویکرد بر اساس این اصل عمل می‌کند که رویدادهای مالی باید در همان دوره‌ای شناسایی شوند که اتفاق افتاده‌اند، صرف‌نظر از اینکه پرداخت وجه چه زمانی انجام شود.

بنابراین در حسابداری تعهدی، شناسایی درآمد وابسته به زمان دریافت وجه نقد نیست. بلکه درآمد زمانی ثبت می‌‌شود که فرآیند کسب آن کامل شده و کسب‌و‌کار تعهدات خود را در قبال مشتری انجام داده باشد. این روش به‌ویژه برای شرکت‌هایی که کالا یا خدمات را به‌صورت اعتباری ارائه می‌کنند یا قراردادهای بلندمدت دارند، از اهمیت زیادی برخوردار است.

ثبت هزینه‌ها در حسابداری تعهدی

هزینه‌ها در حسابداری تعهدی زمانی ثبت می‌شوند که ایجاد شده باشند، نه زمانی که پرداخت می‌شوند. اگر یک کسب‌‌و‌کار در یک دوره مشخص کالا یا خدماتی دریافت کند، هزینه مربوطه در همان دوره شناسایی می‌‌شود، حتی اگر پرداخت آن بلافاصله انجام نشود. این تطبیق هزینه‌ها با درآمدها، هسته اصلی حسابداری تعهدی را تشکیل می‌دهد.

برای مثال حسابداری صنعتی یکی از گرایش‌های حسابداری است که در آن معمولا از روش تعهدی استفاده می‌شود. حسابداری صنعتی، رشته‌ای از حسابداری است که به تعیین قیمت تما‌م‌شده کالا یا خدمات در صنعت و شرکت‌ها می‌پردازد.

در واقع حسابداری صنعتی ابزاری مهم در اختیار شرکت‌ها است که بدون آن مدیریت در تصمیم‌گیری‌های خود در جهت افزایش تولید یا سایر تصمیمات مهم اجرایی با مشکل مواجه می‌‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره حسابداری صنعتی می‌توانید فیلم آموزش حسابداری صنعتی فرادرس را مشاهده کنید.

کدام روش حسابداری را انتخاب کنیم؟

اگر کسب‌و‌کار شما کوچک و به‌صورت مالکیت انفرادی است، می‌‌توانید از روش نقدی استفاده کنید. البته به شرط آنکه تمامی تراکنش‌ها نقدی باشند. اما در صورت وجود تراکنش‌های اعتباری، لازم است تا از روش تعهدی استفاده کنید. البته در نهایت استفاده از روش تعهدی توصیه می‌شود زیرا گزارش‌های شفاف‌تری از وضعیت مالی کسب‌و‌کار ارائه می‌دهد. برای یادگیری اصول و مفاهیم پایه‌ای در حسابداری می‌توانید مطلب اصول حسابداری به زبان ساده فرادرس را مطالعه کنید.

تفاوت حسابداری تعهدی و نقدی

تفاوت اصلی بین حسابداری تعهدی و حسابداری نقدی در زمان شناسایی درآمد و هزینه‌ها است. در روش نقدی، درآمد و هزینه‌ها بلافاصله پس از دریافت یا پرداخت وجه شناسایی می‌شوند. در حالی که در روش تعهدی، تمرکز بر شناسایی درآمدها و هزینه‌های مورد انتظار است، حتی اگر وجه نقد هنوز جا‌به‌جا نشده باشد. در ادامه برخی از تفاوت‌های اصلی بین حسابداری نقدی و تعهدی را شرح می‌دهیم.

زمان شناسایی درآمد و هزینه

در حسابداری نقدی درآمد تنها زمانی شناسایی می‌‌شود که وجه نقد به‌صورت واقعی دریافت شده باشد. اما در حسابداری تعهدی درآمد را در لحظه‌ای که کسب می‌شود یعنی معمولا هنگام تحویل کالا یا ارائه خدمت، ثبت می‌کنند، صرف‌نظر از اینکه پرداخت چه زمانی انجام شود. به همین ترتیب، در روش حسابداری نقدی هزینه‌ها تنها زمانی ثبت می‌شوند که پرداخت واقعی انجام شده باشد، در حالی که در حسابداری تعهدی هزینه‌ها در زمان ایجاد یا تحقق آن‌ها شناسایی می‌شوند.

در ادامه به این موضوع می‌پردازیم که تفاوت میزان دشواری در انواع حسابداری نقدی و تعهدی چیست و سطح دشواری آن‌ها را با هم مقایسه می‌کنیم.

تفاوت در میزان دشواری

حسابداری نقدی ساده‌تر است و نیازی به سیستم‌های حسابداری پیچیده ندارد. در مقابل حسابداری تعهدی پیچیده‌تر است و نیازمند سیستم‌های قوی‌تر حسابداری برای پیگیری اقلام مربوط به بدهکاری یا بستانکاری است. برای مثال حسابداری تعهدی به اصل تطابق پایبند است. این موضوع باعث می‌شود تا تصویر دقیق‌‌تری از عملکرد مالی شرکت ارائه شود. اما حسابداری نقدی این اصل را رعایت نمی‌کند.

استفاده از حساب‌های دریافتنی و پرداختنی موردی دیگر است که تفاوت در میزان دشواری بین روش نقدی و تعهدی در حسابداری را نشان می‌دهد. حساب‌های دریافتنی و پرداختنی بخش جدایی‌ناپذیر از حسابداری تعهدی هستند. اما این حساب‌ها در حسابداری نقدی استفاده نمی‌شوند، چون تراکنش‌ها تنها زمانی ثبت می‌شوند که وجه نقد جابه‌جا شده باشد و در نتیجه پرداختنی‌ها یا دریافتنی‌های معوق وجود ندارد.

حسابداری قراردادهای بلندمدت

برای کسب‌و‌کارهایی که در پروژه‌های بلندمدت مانند ساخت‌و‌ساز یا توسعه نرم‌افزار فعالیت می‌کنند، حسابداری تعهدی دید مالی بهتری فراهم می‌کند. این روش اجازه می‌دهد تا درآمدها و هزینه‌های مرتبط به‌تدریج و در طول پروژه شناسایی شوند. در حالی که در حسابداری نقدی ممکن است درآمد تا سال‌ها پس از انجام کار ثبت نشود.

در حسابداری تعهدی درآمد به‌صورت مرحله‌ای و در طول مدت قرارداد شناسایی می‌شود. در ادامه این موضوع را بررسی می‌کنیم که پیامدهای مالیاتی در حسابداری نقدی چیست و برای مقایسه با حسابداری تعهدی آن را توضیح می‌دهیم.

پیامدهای مالیاتی

روش حسابداری می‌تواند تاثیر زیادی روی میزان مالیات داشته باشد. در حسابداری نقدی، درآمد تا زمانی که دریافت نشود مشمول مالیات نمی‌شود و هزینه‌ها نیز تا زمانی که پرداخت نشوند، قابل کسر نیستند. این موضوع امکان مدیریت انعطاف‌پذیر درآمد مشمول مالیات را فراهم می‌کند. مثلا صاحبان کسب‌و‌کار می‌توانند با تاخیر در واریز چک، درآمد را به‌ دوره مالی بعدی موکول کنند.

شناسایی درآمد پیش‌دریافت‌شده

وقتی مشتریان کالا یا خدماتی را پیش‌پرداخت می‌کنند، حسابداری تعهدی مبلغ مربوطه را تا زمانی که خدمات انجام شده یا کالا تحویل داده شود، به‌عنوان درآمد پیش‌دریافت‌شده ثبت می‌کند. اما در حسابداری نقدی این پرداخت‌ها بلافاصله به عنوان درآمد ثبت می‌شوند. به عبارت ساده‌تر در حسابداری نقدی درآمد پیش‌پرداخت‌شده به سرعت شناسایی می‌شود، اما تعهد واقعی شرکت برای ارائه کالا یا خدمات که هنوز انجام نشده، نادیده گرفته می‌شود. این موضوع باعث می‌شود تصویر دقیق و واقعی از وضعیت مالی شرکت به دست نیاید.

استفاده از تعهدات و معوقه‌ها

در حسابداری تعهدی، هم تعهدات و هم معوقه‌ها استفاده می‌شوند تا اطمینان حاصل شود که درآمدها و هزینه‌ها در دوره‌های زمانی مناسب ثبت می‌شوند. تعهدات شامل مواردی مانند دستمزدهای پرداخت‌نشده یا سودهای تحقق‌یافته است. از سوی دیگر معوقه‌ها به هزینه‌های پیش‌پرداخت‌شده و درآمدهای پیش‌دریافت‌شده اشاره دارد. هر دو نوع ثبت به این منظور استفاده می‌‌شوند که درآمدها و هزینه‌ها حتی پیش از انجام تراکنش نقدی شناسایی شوند.

استفاده از استهلاک در حسابداری

در حسابداری تعهدی بهای دارایی‌های بلندمدت در طول عمر مفیدشان از طریق استهلاک به دوره‌های مختلف تخصیص داده می‌شود. بنابراین هزینه دارایی‌های بلندمدت مثل ساختمان، ماشین‌آلات یا نرم‌افزار به‌جای اینکه یکجا ثبت شود، در طول سال‌های استفاده‌شده از آن دارایی تقسیم می‌شود. این فرآیند را استهلاک می‌گویند.

به این ترتیب هزینه هر دارایی با همان دوره‌هایی که برای شرکت سود یا منفعت ایجاد می‌کند، در حسابداری تعهدی هماهنگ می‌شود. اما در حسابداری نقدی کل مبلغ خرید دارایی همان لحظه به‌عنوان هزینه ثبت می‌شود. این کار می‌تواند تصویر نادرستی از سود شرکت نشان دهد. برای مثال در حسابداری نقدی ممکن است یک سال هزینه خیلی زیاد دیده شود و در سال بعد تقریبا هیچ هزینه‌ای ثبت نشود.

مقایسه روش‌های حسابداری

روش حسابداری تعهدی مخصوصا در شرکت‌های سهامی عام رایج‌تر است. یکی از دلایل محبوبیت حسابداری تعهدی این است که سودآوری را در طول زمان به‌طور هموارتری نشان می‌دهد. زیرا همه درآمدها و هزینه‌ها را در همان زمان ایجاد شدن آن‌ها ثبت می‌کند. اما در حسابداری نقدی تنها زمانی که پول جابه‌جا شود، ثبت مربوطه انجام می‌شود.

به همین دلیل حسابداری نقدی می‌تواند تصویری متفاوت از سودآوری ارائه دهد. برای مثال در حسابداری نقدی، خرده‌فروش‌ها در سه‌ماهه چهارم سال بسیار سودآور به‌‌نظر می‌رسند، چون خریدهای مشتریان برای فصل تعطیلات افزایش می‌یابد. اما در سه‌ماه اول سال به‌دلیل کاهش خریدها پس از تعطیلات، شرکت مربوطه ممکن است کاملا زیان‌ده به‌نظر برسد.

به هر حال هر دو روش حسابداری نقدی و تعهدی مزایا و معایب خود را دارند و هرکدام تصویری متفاوت از سلامت مالی شرکت ارائه می‌کنند. برای سرمایه‌گذاران درک تفاوت‌های این دو روش اهمیت زیادی دارد، زیرا می‌تواند بر روی تصمیم‌گیری‌های سرمایه‌گذاری آن‌ها اثر بگذارد.

مقایسه حسابداری نقدی و تعهدی با مثال

فرض کنید صاحب یک کسب‌و‌کار در رابطه با فروش ماشین‌آلات صنعتی هستید. اگر ۵ هزار دلار ماشین‌‌آلات بفروشید، در روش نقدی این مبلغ تا زمانی که مشتری پول را پرداخت نکرده در دفاتر ثبت نمی‌شود.

اما در روش تعهدی همان روزی که فروش انجام شده است، ۵ هزار دلار به‌عنوان درآمد ثبت می‌گردد. حتی اگر پول حاصل از فروش چند روز، چند هفته یا حتی چند ماه بعد دریافت شود.

همین اصل در مورد هزینه‌ها نیز صادق است. برای مثال اگر شرکتی قبض برق ۱۷۰۰ دلاری دریافت کند، در روش نقدی این هزینه فقط زمانی ثبت می‌شود که قبض مربوطه پراخت شود. اما در روش حسابداری تعهدی، همان‌روز دریافت قبض، ۱۷۰۰ دلار به‌عنوان هزینه شناسایی می‌شود. حتی اگر پرداخت آن بعدا انجام شود. برای درک بیشتر مفاهیم پایه‌ای مربوط به سیستم‌های حسابداری و آشنایی با درس اصول حسابداری ۱ می‌توانید مطلب اصول حسابداری ۱ فرادرس را مطالعه کنید.

مزایا و معایب سیستم‌های حسابداری

سیستم‌های حسابداری مزایا و معایبی دارند که در ادامه هر کدام از آن‌ها را به‌طور جداگانه شرح می‌دهیم.

مزیت‌های سیستم حسابداری چیست؟

سیستم‌های حسابداری می‌توانند به شما در مدیریت جریان نقدی کمک کند، اما مزایای فراوان دیگری نیز دارد که در ادامه مهم‌ترین مزیت‌های استفاده از سیستم‌های حسابداری را شرح می‌دهیم.

• دقت: سیستم‌های حسابدرای به حفظ یکنواختی و صحت سوابق کمک می‌کنند. بسیاری از این سیستم‌ها محاسبات را به‌طور خودکار انجام داده و خطر بروز خطاهای حسابداری را کاهش می‌‌دهند.
• کارایی: سیستم‌های حسابداری با خوکارسازی وظایف تکراری، در زمان صرفه‌جویی کرده و بهره‌وری را افزایش می‌دهند.
• تحلیل: این سیستم‌ها اطلاعات مالی دقیقی ارائه می‌دهند که می‌توانید از آن‌ها برای تحلیل عملکرد کسب‌و‌کار و شناسایی حوزه‌های نیازمند بهبود استفاده کنید.
• انطباق با قوانین: سیستم‌های حسابداری با ثبت دقیق و به‌موقع اطلاعات مالی، به کسب‌و‌کارها کمک می‌کنند تا با مقررات و قوانین مالیاتی همسو باقی بمانند.

معایب سیستم‌های حسابداری چیست؟

استفاده از سیستم‌های حسابداری می‌تواند معایبی نیز داشته باشد که در ادامه آن‌ها را شرح می‌دهیم.

• هزینه: راه‌اندازی و نگهداری سیستم‌های حسابداری برای کسب‌و‌کارهای با بودجه محدود می‌تواند پرهزینه باشد.
• پیچیدگی: این سیستم‌ها ممکن است پیچیده باشند و برای استفاده موثر از آن‌ها لازم است تا کاربران آموزش ببینند.
• امنیت: سیستم‌های حسابداری معمولا حاوی اطلاعات مالی حساس هستند. بنابراین باید اقدامات امنیتی لازم برای حفاظت از آن‌ها انجام شود.

در مجموع مزایای سیستم‌های حسابداری معمولا بر معایب آن‌ها غلبه می‌کند. با این حال هنگام انتخاب یک سیستم حسابداری باید نیازها و منابع خود را در نظر بگیرید تا بتوانید سیستم حسابداری مناسب خود را انتخاب کنید.

یادگیری دروس حسابداری با فرادرس

در دروس حسابداری با مواردی مانند اصول حسابداری، ثبت رویدادهای مالی، ترازنامه و صورت‌های سود و زیان آشنا می‌شوید. این مفاهیم به دانشجویان و علاقه‌مندان کمک می‌کند تا بنیان محکمی برای درک نظام مالی شرکت‌ها به دست آورند.

یادگیری دروس حسابداری نه‌تنها برای دانشجویان رشته حسابداری ضروری است، بلکه آشنایی با مفاهیم حسابداری برای مدیران، کارآفرینان و حتی افراد عادی که قصد مدیریت بهتر امور مالی شخصی یا کسب‌و‌کاری کوچک را دارند، می‌تواند بسیار کاربردی و کمک‌کننده باشد. یادگیری حسابداری مانند موضوعاتی که در درس اصول حسابداری ۱ مطرح می‌شود، قدرت تحلیل و تصمیم‌گیری مالی را در فرد افزایش می‌دهد و او را قادر می‌کند با دیدی روشن‌تر به مسائل اقتصادی نگاه کند.

با توجه به اهمیت یادگیری دروس حسابداری در موفقیت حرفه‌ای و رشد سازمان‌ها، فیلم‌های آموزشی متنوعی درباره حسابداری و دروس مربوطه تهیه شده است که برخی از آن‌ها را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

برای مشاهده فیلم‌های آموزشی بیشتر در این حوزه می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید.

جمع‌بندی

در ابتدای این مطلب از مجله فرادرس با سیستم حسابداری آشنا شدیم و فرآیندهای آن را مورد بررسی قرار دادیم. حسابداری یک‌طرفه و دوطرفه را بیان کردیم. سپس به توضیح انواع حسابداری پرداختیم. برای این منظور انواع سیستم حسابداری دستی، رایانه‌ای و ابری را شرح دادیم. سپس روش‌های حسابداری را توضیح دادیم. بنابراین حسابداری نقدی و حسابداری تعهدی را به‌طور جداگانه شرح دادیم.

با توجه به اهمیت درک تفاوت بین حسابداری نقدی و تعهدی در ادامه تفاوت این دو روش حسابداری را بیان کردیم. برای این منظور تفاوت آن‌ها را در مواردی نظیر زمان شناسایی درآمد، هزینه و تفاوت در میزان دشواری شرح دادیم. سپس روش‌های نقدی و تعهدی در حسابداری را با مثال با هم مقایسه کردیم. در پایان نیز مزایا و معایب سیستم‌های حسابداری را به‌طور جداگانه شرح دادیم.