گوگل‌شیت یک برنامه رایگان محبوب و جدول محور مبتنی بر فضای ابری است که برای مدیریت و اشتراک‌گذاری آنلاین داده‌ها به صورت گروهی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این ابزار قدرتمند برای ذخیره‌سازی اطلاعات، برنامه‌ریزی پروژه‌ها، تقسیم وظایف، انجام محاسبات ریاضی با توابع مختلف اکسل و همکاری مشترک آنلاین در تیم‌های کاری بسیار مفید است. در این مطلب از مجله فرادرس بعد از یادگیری اینکه گوگل شیت چیست، ویژگی‌های اصلی، کاربردها و مهم‌ترین تفاوت‌های آن با نرم‌افزار اکسل را توضیح می‌دهیم. این مطلب مقدمه‌ای به زبان ساده برای آشنایی با برنامه گوگل‌شیت است.

گوگل شیت چیست؟

«گوگل شیت» (Google Sheets) یک برنامه رایگان و آنلاین برای ساخت، ویرایش و اشتراک‌گذاری جدول اطلاعات، برگه‌های محاسباتی و کاری است. با این ابزار ساده و بسیار مفید چند نفر می‌توانند به صورت هم‌زمان و گروهی روی یک برگه کاری، فعالیت مربوط به خود را انجام دهند و در همان لحظه آن را با دیگری به اشتراک بگذارند. این برنامه به‌عنوان بخشی از سرویس «گوگل درایو» (Google Drive) علاوه بر نسخه تحت وب، به صورت اپلیکیشن موبایل روی سیستم عامل‌های اندروید و IOS نیز نصب می‌شود.

در ادامه بحث با کاربردها و ویژگی‌های این برنامه بیشتر آشنا می‌شویم. با این حال برای یادگیری اینکه ترفندهای اصلی گوگل شیت چیست و چگونه می‌توان از آن برای فعالیت شخصی خود استفاده کرد، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش گوگل‌شیت مقدماتی در فرادرس را مشاهده کنید. این آموزش همراه تمرین‌، مثال‌های متنوع و آزمون جامع با امکان دریافت گواهینامه معتبر از فرادرس است.

نحوه دسترسی به گوگل‌شیت

برای دسترسی به امکانات جذاب گوگل‌شیت به یک حساب کاربری گوگل و مرورگر نیاز داریم. سپس با انجام مراحل زیر صفحه شخصی خود را آماده می‌کنیم.

۱. ابتدا در مرورگر خود به نشانی «+» می‌رویم و روی دکمه «New+» کلیک می‌کنیم.

۲. به قسمت «Google Sheets» می‌رویم.

۳. بعد از ورود به حساب کاربری گوگل، روی آیکون مشبک قرار گرفته در قسمت بالا و سمت راست صفحه کلیک می‌کنیم.

۴. از فهرست باز شده روی آیکون «Sheets» کلیک می‌کنیم.

در صورت نیاز به یادگیری نکات تکمیلی دسترسی به گوگل‌شیت، در بخش اول مطلب زیر از مجله فرادرس موارد را به‌صورت جزئی‌تر توضیح داده‌ایم.

بخش‌های اصلی گوگل‌‌شیت

صفحه گوگل شیت از لحاظ ظاهری شبیه صفحات کاربرگ اکسل است. در هر صفحه بخش‌های مختلفی مانند ردیف، ستون، نوار منو، نوار ابزار، گزینه‌های اشتراک‌گذاری، سوابق صفحات گوگل‌شیت باز شده قبلی و عنوان صفحه وجود دارد.

حال ببینیم هر یک از این بخش‌ها چه کاربردی دارند.

۱. عنوان صفحه

برای خواناتر شدن صفحه گوگل‌شیت و پیدا کردن آسان‌تر آن در مراجعه‌های بعدی از قسمت بالا سمت چپ صفحه عنوان «Untitled spreadsheet» را به‌ دلخواه تغییر می‌دهیم.

۲. نوار منو

«نوار منو» (Menu Bar) همان نوار افقی بالای صفحه است که قسمت‌های مختلفی مانند «فایل» (File)، «ویرایش» (Edit)، «نمایش» (View)، «جایگذاری» (Insert)، «قالب‌بندی» (Format) و سایر موارد در آن قرار گرفته‌اند.

۳. ردیف‌ها

هر «ردیف» (Row) در صفحه گوگل‌شیت مجموعه‌ای از سلول‌های افقی است که با شماره‌گذاری‌های عددی سمت چپ صفحه (در حالت چپ به راست صفحه) مشخص می‌‌شوند.

۴. ستون‌ها

هر «ستون» (Column) خطوط عمودی صفحه گوگل‌شیت هستند که با حروف انگلیسی B ،A،… در قسمت بالا مشخص می‌شوند.

۵. سلول

هر «سلول» (Cell) خانه‌های کوچکی از صفحه است که اطلاعات را در آن وارد می‌کنیم. این سلول‌ها با ترکیبی از حرف و شماره ردیف مانند A1 یا B2 نام‌گذاری می‌‌شوند.

۶. دکمه افزودن برگه جدید

در گوشه پایین و سمت چپ پنجره گوگل‌شیت یک علامت «+» وجود دارد که با کلیک روی آن به‌راحتی یک برگه جدید به همان صفحه اضافه می‌شود.

۷. دکمه تاریخچه ویرایش صفحه

در گوشه بالای سمت راست صفحه، آیکونی شبیه ساعت وجود دارد که با کلیک روی آن آخرین ویرایش‌ها و تغییرات در صفحه مشخص هستند. در این قسمت حتی زمان انجام ویرایش و نام فرد تغییردهنده اطلاعات قابل دیدن هستند.

۸. دکمه نظرات

در کنار دکمه سوابق ویرایش صفحه، آیکونی شبیه گفتگو وجود دارد که با کلیک روی آن نظرات افراد در مورد صفحه را می‌بینیم.

۹. دکمه اشتراک‌گذاری

با کلیک روی این آیکون در قسمت بالای سمت راست صفحه می‌توانیم اطلاعات نوشته شده در صفحه را با دیگران به اشتراک بگذاریم. همچنین در این بخش امکان محدود کردن دسترسی یا تغییر افراد برای اشتراک‌گذاری هم وجود دارد.

۱۰. کادر نام

«کادر نام» (Name Box) که در بالا سمت چپ صفحه قرار دارد، موقعیت سلول انتخاب شده (به‌عنوان مثال C6) را نشان می‌دهد.

کاربردهای گوگل شیت چیست؟

بیشترین کاربرد گوگل‌شیت به‌عنوان یک صفحه گسترده آنلاین، مدیریت آسان، ذخیره و اشتراک‌گذاری اطلاعات بین افراد مختلف یک گروه است. بسیاری از شرکت‌ها و موسسات آموزشی از این برنامه برای ذخیره‌سازی اطلاعاتی مانند فهرست مشتریان یا دانش‌آموزان، فهرست موجودی انبار، نتایج نظرسنجی‌ها یا اطلاعات تماس استفاده می‌کنند.

اما این ابزار کاربردهای رایج دیگری نیز به شرح زیر دارد.

۱. همکاری گروهی در لحظه به‌صورت آنلاین

با ایجاد جدول‌های مختلف اطلاعاتی در گوگل‌شیت چند نفر از افراد یک پروژه در شرکت یا تیم‌های دانشجویی و دانش‌آموزی می‌توانند هم‌زمان در مورد یک سند با هم گفتگو کنند یا تغییرات لازم را انجام دهند.

۲. برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه

در گوگل‌شیت امکان ساخت تقویم‌ کاری، فهرست وظایف، تقسیم کار بین اعضا و پیگیری زمان‌بندی پروژه‌ها وجود دارد. بنابراین مدیریت فعالیت‌های گروهی و برنامه‌ریزی تقسیم وظایف ساده‌تر خواهد شد.

۳. تهیه فرم‌های مختلف

از‌آنجایی‌که گوگل‌شیت قابلیت اتصال به گوگل فرم را دارد، نتایج فرم‌های تکمیل شده به‌صورت مستقیم در صفحه آن قابل ذخیره‌سازی است. این کار ارزیابی و تجزیه و تحلیل اطلاعات توسط اعضای مختلف تیم را ساده‌تر می‌کند.

۴. فرمول‌نویسی و انجام محاسبات

یکی از قابلیت‌های مهم گوگل‌شیت امکان فرمول‌نویسی با توابع مختلف اکسل است. بسیاری از توابع ریاضی، منطقی، آماری، مالی، جستجو و توابع ساده تاریخ و زمان در گوگل‌شیت به‌صورت پیش‌فرض وجود دارد که با استفاده از آن‌ها می‌توانیم به‌راحتی محاسبات دلخواه خود را انجام دهیم.

۵. رسم نمودار

در صفحه گوگل‌شیت می‌توانیم انواع نمودارهای ساده خطی و میله‌ای تا نمودارهای تخصصی مانند نمودار گانت یا راداری را رسم کنیم. با این کار نمایش تصویری اطلاعات و تحلیل آن‌ها ساده‌تر می‌شود. مراحل رسم نمودار در این برنامه مانند نرم‌افزار اکسل است و با چند کلیک به‌راحتی انجام می‌گیرد. در مطلب زیر این مراحل را به‌صورت کامل توضیح داده‌ایم.

یادگیری کامل نحوه کار با گوگل‌شیت برای همه افراد در فرادرس

گوگل‌شیت برنامه‌ای پرکاربرد برای کارهای گروهی است که همه افراد مانند دانش‌آموزان، دانشجویان، معلمان، کارشناسان، پژوهشگران، کارمندان و فریلنسرها می‌توانند از آن مطابق نیاز خود استفاده کنند. هر چند در ظاهر کار با این برنامه ساده به‌نظر می‌رسد، اما برای آشنایی با همه امکانات و به‌کارگیری تکنیک‌های آن در زمینه فعالیت خود نیاز به آموزش و یادگیری بیشتری داریم.

بر همین اساس فیلم‌های آموزشی منتخب زیر در فرادرس راهنمای خوبی برای علاقه‌مندان مطابق نوع فعالیت و تخصص است.

فیلم‌های آموزشی منتخب عمومی فرادرس به شرح زیر هستند:

فیلم‌های آموزش منتخب تخصصی فرادرس شامل عنوان‌های آموزشی زیر می‌شوند:

همچنین در مجموعه فیلم آموزش زیر امکان انتخاب موارد بیشتر با توجه به علاقه‌مندی و نیاز هر فرد وجود دارد.

ویژگی‌های اصلی گوگل شیت چیست؟

ویژگی‌های گوگل‌شیت بسیار متنوع و مختلف است، با این حال، این برنامه بیشتر با شش قابلیت مهم زیر شناخته می‌شود.

1. ذخیره‌سازی خودکار در فضای ابری
2. انجام محاسبات با توابع اکسل
3. ویرایش آنلاین اطلاعات
4. تحلیل هوشمند و خودکار
5. ادغام با سایر سرویس‌های گوگل
6. پشتیبانی از فرمت‌های مختلف

برای درک بهتر این موضوع در ادامه هر ویژگی را به‌صورت خلاصه توضیح داده‌ایم.

ذخیره‌سازی خودکار در فضای ابری

در Google Sheets کلیه اطلاعات بدون نیاز به ذخیره‌سازی دستی، کاملا خودکار و به‌سرعت در فضای ابری ذخیره می‌شوند. بنابراین در صورت خرابی کامپیوتر داده‌ها آسیبی نمی‌بینند.

انجام محاسبات با توابع اکسل

امکان استفاده بسیاری از توابع متنوع آماری و ریاضی اکسل و فرمول‌نویسی‌های مختلف در آن وجود دارد.

ویرایش آنلاین اطلاعات

در زمان کار با گوگل شیت، اعضای یک تیم می‌توانند اطلاعات اشتراک‌گذاری شده را ویرایش کنند و هم‌زمان در مورد آن با یکدیگر گفتگو کنند.

تحلیل هوشمند و خودکار

گوگل‌شیت از طریق ابزار «Explore» به‌طور خودکار با بررسی داده‌ها، مناسب‌ترین پیشنهاد برای رسم نمودار، محاسبات ساده، قالب‌بندی رنگی و فونت جدول را ارائه می‌کند.

ادغام با سایر سرویس‌های گوگل

گوگل شیت به خوبی با سرویس‌های Google Finance، Google Forms، Google Translate و Google Drawing ادغام می‌شود.

پشتیبانی از فرمت‌های مختلف

گوگل شیت فایل‌های متنوعی با فرمت‌های xls، xlsx، xlsm، xlt، xltx، ods، csv و tsv را نیز پشتیبانی می‌کند.

تفاوت اکسل با گوگل شیت چیست؟

صفحات کاربرگ‌ها در نرم افزار اکسل و گوگل‌شیت از لحاظ ظاهری بسیار شبیه یکدیگر هستند. همچنین وجود پرکاربردترین توابع محاسباتی اکسل در گوگل‌شیت، قابلیت‌های جذابی برای فرمول‌نویسی به این ابزار داده است. با این حال هر دو برنامه با چند تفاوت در نحوه عملکرد، کارآیی حرفه‌ای مخصوص به خود را دارند.

مهم‌ترین تفاوت‌های نرم افزار اکسل با گوگل‌شیت به شرح زیر است.

۱. نحوه دسترسی و اشتراک‌گذاری

گوگل‌شیت برنامه‌ای تحت وب و مبتنی بر فضای ابری است که بدون نیاز به نصب خاص، روی هر دستگاهی به‌سادگی از طریق اینترنت نصب می‌شود. همچنین نسخه موبایل و حالت آفلاین آن دسترسی به اطلاعات را در هر زمان و از هر دستگاهی بسیار ساده‌تر می‌کند. همان‌طور که می‌دانیم در گوگل‌شیت به‌راحتی و به شکل خودکار اطلاعات در فضای ابری ذخیره می‌شوند که مناسب فعالیت‌های گروهی آنلاین است.

اما اکسل، نرم‌افزاری تحت ویندوز است که روی کامپیوتر نصب می‌شود. البته در نسخه‌های جدید تحت وب اکسل، امکان ذخیره‌سازی در فضای ابری از طریق «OneDrive» یا «SharePoint» وجود دارد که کار با آن به‌ اندازه گوگل‌شیت آسان نیست.

۲. عملکرد در تعداد زیاد داده‌ها

اگر اطلاعات و داده‌های وارد شده در صفحه گوگل‌شیت بسیار زیاد باشد یا بخواهیم محاسبات پیچیده‌ای را انجام دهیم، سرعت اجرای عملیات در آن پایین می‌آید. حتی ممکن است برنامه واکنشی به دستور دریافتی از طرف کاربر هم نشان ندهد و به‌اصطلاح قفل کند. اما نرم‌افزار اکسل قدرتمندتر است و چالش‌های کمتری هنگام کار دارد.

۳.قابلیت استفاده از امکانات پیشرفته

نداشتن برخی قابلیت‌های حرفه‌ای مانند «PowerPivot» ،«Power Query» و سایر ابزارهای پیشرفت تحلیل داده‌ها در گوگل‌شیت نسبت به اکسل، کارآیی آن در انجام محاسبات حرفه‌ای را با مشکل روبرو می‌کند. البته از‌آنجایی‌که گوگل‌شیت ابزار تخصصی در محاسبه و تحلیل‌های آماری یا مدل‌سازی مالی محسوب نمی‌شود، این موضوع کاملا طبیعی است. بنابراین در صورت نیاز به انجام تحلیل داده‌های پیچیده، فرمول‌نویسی‌های پیشرفته یا نیاز به داشبوردهای حرفه‌ای بهتر است از اکسل استفاده کنیم.

در صورت علاقه‌مندی به یادگیری نحوه فرمول‌نویسی پیشرفته موضوعات مالی با اکسل پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش مدل‌سازی مالی با اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.

۴. وابستگی به اینترنت

برای اشتراک‌گذاری اطلاعات و همکاری گروهی در لحظه، اتصال به اینترنت هنگام کار با گوگل‌شیت ضروری است. هر چند امکان کار به‌صورت آفلاین هم با این ابزار وجود دارد، اما برخی از قابلیت‌ها در این حالت محدود می‌شوند. در نقطه مقابل، اکسل یک نرم‌افزار بدون نیاز به اینترنت است که بیشتر کارها در آن به‌صورت آفلاین انجام می‌‌گیرد.

جمع‌بندی پایانی

گوگل‌شیت به‌عنوان یک نرم‌افزار قدرتمند آنلاین در فضای ابری بهترین ابزار برای انجام کارهای گروهی است. امکان اشتراک‌گذاری اطلاعات در قالب جدول، ویرایش و ارائه نظر به‌صورت هم‌زمان توسط چند فرد و فرمول‌نویسی با توابع اکسل مهم‌ترین ویژگی این برنامه است. با این حال گوگل‌شیت در انجام محاسبات پیچیده و پردازش داده‌های زیاد نسبت به نرم افزار اکسل عملکرد پایین‌تری دارد. در این مطلب از مجله فرادرس بعد از تعریف کامل اینکه گوگل شیت چیست، اصلی‌ترین بخش‌ها،‌ ویژگی‌ها و کاربردهای این برنامه را توضیح دادیم. با توجه به سادگی استفاده از گوگل‌شیت یادگیری تکنیک‌ها و ترفندهای کامل کار با آن نیاز به آموزش‌های بیشتر دارد.