واحد منابع انسانی مسئول جذب، آموزش، ارزیابی و نگهداشت کارکنان در سازمان است. این واحد نقش کلیدی در مدیریت نیروی انسانی و بهبود عملکرد و رضایت شغلی افراد دارد. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم ببینیم واحد منابع انسانی چیست و چه جایگاهی در سازمان دارد. در گام بعدی، با شرح وظایف واحد منابع انسانی آشنا شده و اهداف و خروجی‌های مهم آن را بررسی می‌کنیم. پس از آشنایی کامل با این واحد، شاخص‌‌های کلیدی عملکرد مهم در فعالیت این واحد را مرور کرده و در مورد ابزار‌ها و نرم‌افزار‌های کاربردی در این واحد به‌طور کامل توضیح می‌دهیم. در مرحله آخر، در مورد آموزش‌های موردنیاز و مسیر یادگیری منابع انسانی نکاتی را بیان می‌کنیم و ضمن معرفی چالش‌‌ها و ریسک‌های فعالیت در این واحد، با منابع مطالعاتی آن آشنا می‌شویم.

معرفی واحد منابع انسانی

واحد «منابع انسانی» (Human Resources | HR) در گذشته بیشتر به عنوان بخش اداری یا کارگزینی شناخته می‌شد و مسئولیت‌هایی مانند استخدام نیرو‌های جدید، ثبت ورود و خروج کارکنان، صدور احکام، محاسبه حقوق و رسیدگی به بیمه و سوابق کارکنان را انجام می‌داد. این تصور سنتی از منابع انسانی، به ویژه در سازمان‌های دولتی یا سنتی، تا مدت‌ها وجود داشت اما همزمان با پیچیده‌تر شدن محیط کسب‌وکار‌ها، رقابتی‌تر شدن بازار‌ها و افزایش اهمیت سرمایه انسانی، نقش منابع انسانی نیز در سازمان‌ها تحولات مهمی پیدا کرده است.

وظایف واحد منابع انسانی چیست؟

واحد منابع انسانی، همان بخشی است که مسئولیت شکل دادن، توانمندسازی، نگهداشت و رشد سرمایه انسانی را برعهده دارد. با نظر گرفتن این نکات، می‌توانیم حوزه‌های کلیدی فعالیت واحد منابع انسانی را به صورت موارد فهرست زیر بیان کنیم:

• استخدام و جذب نیرو: شناسایی نیاز‌های استخدامی، تعریف شرح‌های شغلی، انجام فرآیند جذب و انتخاب و تسهیل ورود نیرو‌های جدید (معارفه و آنبوردینگ).
• آموزش و توسعه: طراحی برنامه‌های آموزش سازمانی، ارزیابی نیاز‌های آموزشی و سنجش مداوم میزان یادگیری، توسعه مهارت‌ها و آماده کردن نیرو‌ها برای پذیرش نقش‌های جدید و جانشین‌پروری.
• جبران خدمات و مزایا: طراحی سیستم حقوق و دستمزد کارکنان، برنامه‌ریزی برای مزایای غیرنقدی، ساختار پاداش‌دهی و انگیزه‌بخشی به نیرو‌ها.
• مدیریت روابط کار و نیرو‌ها در سازمان: مدیریت ارتباطات کارکنان، رسیدگی به شکایات، اطمینان از رعایت قوانین کار و حفظ سلامت سازمانی.
• ارزیابی عملکرد کارکنان: تدوین و اجرای سیستم های سنجش عملکرد، بازخوردهی به نیرو‌ها و هدف‌گذاری‌های فردی و سازمانی.

در حال حاضر واحد منابع انسانی فقط یک بخش اجرایی نیست، بلکه یک شریک استراتژیک در موفقیت سازمان به شمار می‌رود و نقش بسیار مهمی در نگهداشت کارکنان یک سازمان دارد. امروزه، مزیت رقابتی پایدار، از نیروی انسانی توانمند، باانگیزه و خلاق حاصل می‌شود و سازمان‌هایی که می‌خواهند در محیطی رقابتی و پویا دوام آورده و رشد کنند، باید به نیروی انسانی خود به چشم یک دارایی استراتژیک نگاه کنند.

علاوه بر این وظایف محوری، واحد منابع انسانی نقش کلیدی در ایجاد محیط کاری مثبت، سالم و مبتنی بر فرهنگ سازمانی مطلوب دارد. این واحد مسئول تدوین سیاست‌هایی است که به عدالت سازمانی، سلامت روان کارکنان، افزایش انگیزه و مشاکرت فعال نیرو‌ها در تحقق اهداف سازمانی کمک کند.

بر اساس تحقیقات و بررسی‌های انجام شده، سازمان‌هایی با واحد HR قوی‌تر، عملکرد و بهره‌وری بالاتری دارند، کارکنان آن‌ها وفادارتر و خلاق‌تر هستند و توان رقابتی بالاتری در بازار نشان می‌دهند. به همین دلیل است که واحد منابع انسانی، در بسیاری از شرکت‌‌های پیشرو، مستقیما در کنار مدیرعامل سازمان، در تصمیم‌گیری‌های کلان حضور دارد.

در ادامه این مطلب، به طور کامل در مورد واحد منابع انسانی و وظایف آن توضیح می‌دهیم و هرآنچه را لازم است در مورد مسئولیت‌های این بخش بدانید، بیان می‌کنیم. پیش از شروع، پیشنهاد می‌کنیم با مشاهده فیلم آموزش منابع انسانی و عارضه یابی سازمانی از مقدمه تا ارائه راه حل در فرادرس، با نظریه‌ها و تاریخچه شکل‌گیری سازمان و مدیریت HR به طور کامل آشنا شوید.

تعریف و جایگاه واحد منابع انسانی

واحد منابع انسانی یکی از ارکان کلیدی سازمان‌ها در دنیای مدرن است. این واحد وظیفه طراحی، پیاده‌سازی و بهینه‌سازی سیستم‌هایی را برعهده دارد که هدف آن‌ها جذب، حفظ، توسعه و توانمندسازی کارکنان است. از دیدگاه آکادمیک، منابع انسانی شامل مجموععه‌ای از سیاست‌ها، رویه‌ها و فعالیت‌ها است که در مسیر مدیریت موثر سرمایه انسانی به کار گرفته می‌شوند. از دیدگاه عملیاتی، واحد منابع انسانی مانند یک شریک راهبردی، در اجرای اهداف سازمان به او کمک می‌کند. برای درک بهتر جایگاه منابع انسانی در سازمان، ارتباط‌های افقی‌، عمودی و انواع ساختار‌های سازمانی ممکن برای این واحد را در ادامه بررسی کرده‌ایم.

ارتباط افقی واحد منابع انسانی با سایر واحد‌ها

برخلاف تصور عموم مردم، واحد منابع انسانی یک واحد مستقل و منزوی نیست و برای اجرای موثر وظایف خود، نیازمند همکاری نزدیک با بخش‌های دیگر سازمان است. این همکاری‌ها به شکل زیر صورت می‌گیرند:

• واحد مالی: بودجه‌بندی نیروی انسانی، تنظیم ساختار حقوق و مزایا، تنظیم و به‌کارگیری درست سیستم‌های پرداخت دستمزد‌ها.
• واحد عملیات: نیازسنجی نیروی انسانی، برنامه‌ریزی جذب و تخصیص منابع و طراحی و اجرای سیستم‌های مدیریت عملکرد کارکنان.
• واحد فروش و بازاریابی: جذب و آموزش نیروی فروش متخصص، طراحی برنامه‌های انگیزشی مبتنی بر عملکرد و تعداد فروش، تقویت مهارت‌های ارتباطی و فروش.
• واحد فناوری اطلاعات: توسعه و نگهداری سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی، انجام دیجیتال فرآیند‌ها و استفاده از ابزار‌های تحلیلی برای تصمیم‌گیری منابع انسانی.

ارتباط عمودی واحد منابع انسانی با سایر واحدها

در سازمان‌های پیشرو و بزرگ‌تر، واحد منابع انسانی جایگاه مستقیمی در ساختار مدیریت ارشد سازمان دارد و به مدیرعامل یا مدیر هیئت مدیره گزارش می‌دهد. به همین دلیل است که می‌توان گفت واحد منابع انسانی می‌تواند در تصمیمات کلان سازمانی موثر باشد. نقش‌های کلیدی این واحد در سطوح مختلف مدیریتی را می‌توان در فهرست زیر خلاصه کرد:

• مدیران ارشد: ارائه مشاوره در تصمیم‌گیری‌های کلان مرتبط با کارکنان، تحلیل ریسک‌های انسانی، همکاری در تدوین استراتژی‌های رشد سازمانی.
• مدیران میانی و سرپرستان: آموزش و توانمندسازی مدیران برای اجرای سیاست‌های منابع انسانی و ایجاد پل ارتباطی بین استراتژی و اجرا.
• کارکنان سازمان: ایجاد دسترسی به خدمات حمایتی، طراحی مسیر‌های شغلی، دریافت بازخورد و توسعه فردی.

انواع ساختار‌های سازمانی ممکن برای واحد منابع انسانی

هر سازمان بسته به اندازه، نوع صنعت و اهداف استراتژیک خود، ممکن است ساختار‌های متمرکز، غیرمتمرمز یا برون‌سپاری شده را برای واحد منابع انسانی در نظر بگیرند که در فهرست زیر به آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

• «ساختار متمرکز» (Centralized HR): در این ساختار، همه مسئولیت‌های منابع انسانی در یک واحد مرکزی انجام می‌شود. یکپارچگی سیاست‌ها و کاهش هزینه‌ها ازجمله مزایای این ساختار است.
• «ساختار نیمه‌متمرکز یا ماتریسی» (Decentralized HR | Matrix HR): در این ساختار، هر واحد عملیاتی، یک شریک منابع انسانی اختصاصی دارد که همزمان با دنبال کردن سیاست‌های مرکزی، نیاز‌های خاص واحد مربوط به خود را در نظر می‌گیرد.
• «ساختار برون‌سپاری‌شده» (Outsourced HR): در این ساختار، همه یا بخشی از فعالیت‌های واحد HR به شرکت‌های تخصصی بیرونی سپرده می‌شود. این روش در استارتاپ‌ها و شرکت‌‌های کوچک رواج بیشتری دارد.

با دانستن اینکه چارت سازمانی منابع انسانی به چه شکلی است، در ادامه وظایف این سازمان را به شکل دقیق‌تری بررسی می‌کنیم.

شرح وظایف واحد منابع انسانی

وظایف واحد منابع انسانی را می‌توان در سه دسته اصلی مسئولیت‌های روزمره، تحلیلی و نظارتی و راهبردی قرار داد. این کار کمک می‌کند نقش چندلایه و پیچیده واحد HR در سازمان را بهتر درک کنیم. در ادامه نگاهی به هریک از این موارد خواهیم داشت.

وظایف روزمره و عملیاتی

در سطح عملیاتی و روزمره، واحد منابع انسانی، وظایف مرتبط با کارکنان و فرآیند‌های جاری سازمان را انجام می‌دهد. در فهرست زیر به چند مورد از این کارها اشاره کرده‌ایم:

• ثبت و رصد اطلاعات مربوط به حضور و غیاب، درخواست‌های مرخصی، تاخیر و تهیه گزارش‌های مرتبط
• صدور احکام پرسنی مانند قراردادکار، ترفیع، انتقال یا ماموریت نیرو
• رسیدگی به امور مربوط به بیمه و بازنشستگی کارکنان و ارتباط با سازمان‌های مرتبط
• پردازش حقوق و دستمزد ماهیانه شامل محاسبات کارکرد، اضافه‌کار، کسورات و مزایا
• پاسخ‌گویی به سوالات روزمره کارکنان در مورد قوانین سازمانی، حقوق، مزایا و امور داخلی شرکت
• انجام امور اداری مانند صدور گواهی اشتغال به کار، معرفی‌نامه، پرونده‌سازی پرسنلی و بایگانی

وظایف دوره‌‌ای تحلیلی یا نظارتی

در این سطح، واحد منابع انسانی به وظایف مربوط به فرآیند‌های دوره‌ای سازمان می‌پردازد. ازجمله مهم‌ترین این فعالیت‌ها می‌توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

• اجرای فرآیند‌های جذب و استخدام: نوشتن آگهی‌های شغلی، بررسی و غربال رزومه‌ها، برگزاری جلسات مصاحبه، انتخاب نهایی و پذیرش نیرو.
• نیازسنجی آموزشی: ارزیابی نیاز‌های آموزشی و مهارتی سازمان، تدوین تقویم‌های آموزشی و پیگیری اثربخشی برنامه‌های توانمندسازی.
• ارزیابی عملکرد دوره‌ای کارکنان: سنجش عملکرد کارکنان بر اساس مدل‌های ارزیابی مانند BSC، KPI و … .
• رسیدگی به فرآیند‌های جبران خدمات و مزایا: طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های جبران خدمات و مزایای رقابتی مانند حقوق پایه، پاداش، مزایای غیرنقدی و … .
• تحلیل داده‌های منابع انسانی: جمع‌آوری داده‌ها، تحلیل و ارائه گزارش‌های آماری در حوزه‌هایی مانند نرخ ترک خدمت، رضایت شغلی و بازدهی آموزش‌ها.

وظایف استراتژیک

در سطوح راهبردی، منابع انسانی مانند شریک تجاری مدیران ارشد سازمان، در مورد آینده سازمان تصمیم‌گیری می‌کنند. شرح وظایف راهبردی واحد منابع انسانی را می‌توان به صورت زیر بیان کرد:

• طراحی استراتژی‌های جذب، حفظ و توسعه استعداد‌ها بر اساس اهداف بلند‌مدت سازمان
• توسعه و بازنگری سیستم‌های ارزیابی عملکرد و پاداش‌دهی منصفانه برای انگیزه‌بخشی به کارکنان
• تدوین و اجرای برنامه‌های جانشین‌پروری برای شناسایی و توسعه رهبران آینده سازمان
• ایفای نقش فعال در مدیریت تغییرات سازمانی مانند ادغام، افزودن فناوری‌های دیجیتال و تغییر ساختار‌های سازمانی
• مشارکت در توسعه فرهنگ سازمانی مطلوب از طریق تدوین سیاست‌های سازمانی منابع انسانی و برگزاری برنامه‌های فرهنگی و ارزش‌محور
• اطمینان از رعایت قوانین کار، بیمه و مقررات حقوقی مرتبط با کارکنان و تعامل با مراجع قانونی در صورت لزوم

موقعیت‌های سازمانی مرتبط با واحد منابع انسانی

بسته به بزرگ یا کوچک بودن سازمان، ممکن است نقش‌های تخصصی مختلفی در واحد منابع انسانی مشغول به کار باشند. در جدول زیر به این نقش‌ها و وظایف هریک اشاره کرده‌ایم:

علاوه بر این سه نقش اصلی، ممکن است عنوان‌های شغلی مانند کارشناس یا مدیر جذب و استخدام، کارشناس یا مدیر آموزش و توسعه و شریک تجاری منابع انسانی نیز در یک سازمان وجود داشته باشند.

یادگیری مدیریت منابع انسانی با فرادرس

واحد منابع انسانی هر سازمان با سرمایه انسانی آن سروکار دارد. فراموش نکنیم که نیروی انسانی، پیچیده‌ترین و پویا‌ترین بخش هر کسب‌وکار است و رسیدگی به موضوعات مربوط به آن، نقش کلیدی در موفقیت یک سازمان ایفا می‌‌کند. از سوی دیگر، حوزه منابع انسانی چون با انسان‌ها پیوند خورده، همواره در حال تغییر و رشد است و علاقه‌مندان به این حوزه نیز همزمان با تغییر افراد و شرایط باید رشد کنند.

برای آشنایی با مبانی و استاندارد‌های منابع انسانی، پیشنهاد می‌کنیم از آموزش‌های فرادرس در این زمینه استفاده کنید. در فهرست زیر به نام چند آموزش کاربردی اشاره کرده‌ایم:

برای دسترسی به آموزش‌‌‌های بیشتر در حوزه منابع انسانی، پیشنهاد می‌کنیم به صفحات زیر مراجعه کنید:

اهداف و خروجی‌های واحد منابع انسانی

واحد منابع انسانی برای ایفای نقش موثر در چشم‌انداز سازمان، لازم است اهداف بلندمدت و کوتاه‌مدتی را برای عملکرد خود تعیین کند. این اهداف باید مشخص، قابل‌اندازه‌گیری و همسو با استراتژی‌های کلان سازمان باشند. علاوه بر این، میزان رسیدگی به این اهداف باید از طریق خروجی‌های ملموس و ابزار‌های ارزیابی معتبر قابل تحلیل باشند.

در ادامه، نگاهی به اهداف کوتاه‌‌مدت و بلند‌مدت واحد منابع انسانی خواهیم داشت.

اهداف کوتاه‌‌مدت واحد منابع انسانی چیست؟

در بازه‌های زمانی کوتاه، تمرکز واحد HR بر بهبود فرآیند‌های اجرایی و عملیاتی روزمره است. به‌عنوان مثال، کاهش زمان مورد نیاز برای جذب و استخدام نیروی جدید (Time-to-Hire)، یکی از شاخص‌هایی است که سرعت و چابکی این واحد را در پاسخ‌ها به نیاز‌های سازمان نشان می‌دهد. همچنین، افزایش نرخ شرکت و تکمیل دوره‌های آموزشی، بیانگر اثربخشی برنامه‌ریزی آموزشی و توانایی واحد HR در ارتقای سطح شایستگی‌های کارکنان است.

از دیگر اهداف کوتاه‌مدت واحد منابع انسانی، می‌توان به پردازش دقیق و به‌موقع حقوق و دستمزد و کاهش خطاهای اداری اشاره کرد که نقش مستقیمی در رضایت شغلی و اعتماد کارکنان نسبت به سازمان ایفا می‌کند.

اهداف بلند‌مدت واحد منابع انسانی چیست؟

ماهیت اهداف بلند‌مدت در واحد منابع انسانی، راهبردی‌تر است و اثرگذاری بالاتری در سطح کلان دارد. یکی از مهم‌ترین این اهداف، افزایش نرخ نگهداشت کارکنان کلیدی و باارزش است. به بیان بهتر، واحد منابع انسانی باید این توانایی را داشته باشد که نیرو‌هایی را که دارای مهارت‌های کلیدی، عملکرد بهتر یا پتانسیل رهبری هستند، شناسایی کرده و برای نگه داشتن آن‌ها در سازمان تلاش کند.

ازجمله مهم‌ترین اهداف بلند‌مدت دیگر این واحد، می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

خروجی‌های موردانتظار واحد منابع انسانی و روش‌های سنجش

عملکرد واحد منابع انسانی، زمانی می‌تواند موفق در نظر گرفته شود که خروجی‌های ملموس و مؤثری در سطوح مختلف سازمانی ایجاد کند. از جمله این خروجی‌ها می‌توان به حضور کارکنانی متعد، باانگیزه و دارای مهارت‌های لازم برای تحقق اهداف سازمانی اشاره کرد. علاوه بر آن، ایجاد محیط کاری عادلانه و شفاف، کاهش میزان تعارض و اختلاف در محیط سازمان، افزایش انعطاف‌پذیری و به‌روزرسانی مهارت‌های کاری تیم‌ها و هماهنگی کامل سازمان با قوانین و مقررات کار ازجمله دستاورد‌های قابل‌ارزیابی در واحد منابع انسانی است.

اما سوال مهم اینجاست که ارزیابی عملکرد این واحد و میزان دستیابی به این هدف از چه طریقی مشخص می‌شود؟ در پاسخ باید گفت واحد‌های منابع انسانی اغلب از روش‌های علمی و مبتنی بر داده برای این کار استفاده می‌کنند. این روش‌ها را در فهرست زیر آورده‌ایم:

• استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد
• نظرسنجی‌های دوره‌ای از کارکنان
• تحلیل داده‌های جمع‌آوری شده توسط سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی (HRIS)
• ارائه گزارش‌های مدیریتی منظم

از بین این موارد، شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مهم‌ترین روشی هستند که با توجه به آن‌ها می‌توان در فعالیت‌های این بخش بازنگری کرد، تصمیم‌گیری‌های هوشمندانه‌تری داشت و اثربخشی سیاست‌ها و فرآیند‌های جاری HR را بررسی کرد. در ادامه در مورد مهم‌ترین شاخص‌های کلیدی عملکرد واحد منابع انسانی توضیح می‌دهیم.

شاخص‌های کلیدی سنجش عملکرد واحد منابع انسانی

یکی از مهم‌ترین ابزار‌‌ها برای سنجش کارآمدی و اثربخشی فعالیت‌های واحد منابع انسانی، «شاخص‌های کلیدی عملکرد» (Key Performance Indicators | KPIs) هستند. به کمک این شاخص‌ها، هم مدیران سازمان هم تیم HR می‌توانند با نگاهی داده‌محور، میزان عملکرد، پیشرفت‌ها و نقاط ضعف سازمان را ارزیابی کرده و تصمیمات خود بر اساس واقعیت و شواهد موجود اتخاذ کنند. این شاخص‌ها را می‌توان در دو دسته زیر قرار داد:

• شاخص‌های کمی و فنی
• شاخص‌های کیفی و رفتاری

در ادامه، در مورد هریک از این شاخص‌ها و متداول‌ترین آن‌ها توضیح می‌دهیم.

شاخص‌های کمی و فنی

شاخص‌‌های کمی معمولا از جنس اعداد و داده‌های عینی هستند و به سادگی از طریق سیستم‌های جمع‌آوری داده و گزارش‌های آماده به دست می‌آیند. در فهرست زیر به مهم‌ترین شاخص‌های کمی واحد منابع انسانی اشاره کرده‌ایم:

• «نرخ خروج کارکنان» (Turnover Rate)
• «هزینه جذب هر نفر» (Cost Per Hire)
• «متوسط زمان حضور» (Average Tenure)
• «نرخ غیبت» (Absenteeism Rate)
• «بودجه آموزش سرانه» (Training Budget Per Employee)
• نرخ تکمیل آموزش‌ها
• «نسبت HR به تعداد کل کارکنان» (HR to Employee Ratio)

نرخ خروج کارکنان نشان دهنده درصدی از نیرو‌ها است که در یک بازه زمانی مشخص، سازمان را ترک کرده‌اند. این نرخ نقش بسیار مهمی در انجام تحلیل‌های نگهداشت کارکنان توسط واحد منابع انسانی دارد.

علاوه بر این، شاخص‌هایی مانند هزینه جذب هر نفر، متوسط مدت ماندگاری کارکنان در سازمان، نرخ غیبت از کار و نسبت تعداد کارشناسان HR به کل کارکنان سازمان، دیدگاه‌های روشنی در مورد میزان بهره‌وری منابع انسانی و کارایی استراتژی‌های حفظ نیروی انسانی سازمان در اختیار این واحد قرار می‌دهد. فرهنگ سازمان

شاخص‌های کیفی و رفتاری

در سمت دیگر تحلیل و ارزیابی عملکرد واحد منابع انسانی، شاخص‌های کیفی و رفتاری وجود دارند که با مفاهیمی مانند رضایت، انگیزش، فرهنگ و رهبری مرتبط هستند. نکته مهم در مورد شاخص‌های کیفی و رفتاری این است که به سادگی قابل اندازه‌گیری نیستند و برای سنجش آن‌ها به ابزار‌های خاص نیاز داریم.

در فهرست زیر به چند مورد از این شاخص‌ها اشاره شده است:

• شاخص رضایت کارکنان
• نرخ مشارکت کارکنان در برنامه‌ها و فعالیت‌های داخلی
• کیفیت بازخورد‌های دریافتی در فرآیند ارزیابی عملکرد
• میزان اثربخشی برنامه‌های توسعه رهبری
• سنجش میزان تنوع و شمول

به عنوان مثال، شاخص رضایت کارکنان بیانگر این است که کارکنان تا چه حد تمایل دارند سازمان خود را به دیگران توصیه کنند. بقیه موارد نیز تصویر عمیق‌تری از فرهنگ و سلامت سازمانی ارائه می‌دهند.

در مطلب زیر از مجله فرادرس، به طور کامل توضیح داده‌ایم که شاخص کلیدی عملکرد چیست و چگونه تنظیم می‌شود.

روش‌های جمع‌آوری داده برای سنجش شاخص‌های منابع انسانی

جمع‌آوری داده نیز برای سنجش این شاخص‌های کلیدی به روش‌های مختلفی انجام می‌شود. در اولین گام، سیستم‌های اطلاعات منابع انسانی، منبع اصلی جمع‌آوری داده‌های کمی هستند و به کمک آن‌ها می‌توان گزارش‌هایی را از روند حضور و غیاب، پرداخت حقوق و مزایا و … به صورت خودکار به دست آورد.

برای سنجش شاخص‌های کیفی نیز، واحد‌های منابع انسانی از پلتفرم‌های نظرسنجی آنلاین و پرسشنامه‌های استاندارد استفاده می‌کنند تا به این ترتیب بتوانند بازخورد مستقیم کارکنان را دریافت کنند. همچنین، بسیاری از سازمان‌ها برای رصد مداوم این شاخص‌ها، از داشبورد‌های تحلیلی استفاده می‌کنند. این داشبورد‌ها، امکان پایش مداوم روند عملکرد منابع انسانی را به صورت لحظه‌‌ای فراهم می‌کنند. علاوه بر همه این موارد، گزارش‌های داخلی سازمان و جلسات تحلیلی که بین واحد منابع انسانی و مدیریت ارشد برگزار می‌شود، به درک عمیق‌تر این داد‌ه‌ها و ارائه بینش‌های راهبردی، کمک می‌کنند.

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

با پیشرفت فناوری، فضای کسب‌وکارها دگرگون شده و آموزش سازمانی به ضرورتی انکارناپذیر تبدیل شده است. آموزش‌های آنلاین به دلیل مزایایی مانند انعطاف‌پذیری زمانی و مکانی، دسترسی آسان به محتوای متنوع، کاهش هزینه‌ها، امکان ارزیابی نتایج و به‌روزرسانی مداوم محتوا، گزینه‌ای هوشمندانه برای سازمان‌ها هستند.

پنل آموزش سازمانی فرادرس برای پاسخ به این نیاز‌ها طراحی شده و دسترسی به بیش از ۵۰۰۰ دوره آموزشی را در حوزه‌های گوناگون برای سازمان‌ها فراهم می‌کند. مهم‌ترین امکانات این پنل شامل پنل‌های اختصاصی برای مدیران، ثبت‌نام نامحدود کارکنان، ارزیابی پیشرفت با ابزار‌های تعاملی و … هستند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در رابطه با پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس و ثبت درخواست دموی رایگان + ایجاد کلیک کنید.

ابزارها، نرم‌افزارها و مهارت‌های مورد استفاده در واحد منابع انسانی

اعضای واحد منابع انسانی برای انجام وظایف گسترده و متنوع خود، به گروهی از ابزار‌ها، نرم‌افزار‌ها و مهارت‌های تخصصی و نرم نیاز دارند که در این بخش قصد داریم به طور کامل در مورد آن‌ها توضیح دهیم.

ابزار‌ها و نرم‌افزار‌های پرکاربرد در منابع انسانی

تکنولوژی‌های نوین نقش بسیار مهمی در پیشبرد اهداف واحد منابع انسانی دارند. مهم‌ترین نرم‌افزار‌ها و بستر‌های فعالیت این واحد را در فهرست زیر معرفی کرده‌ایم:

• سیستم‌های اطلاعاتی منابع انسانی (HRIS): این ابزارها ستون فقرات دیجیتال واحد HR هستند و مدیریت داده‌های پرسنلی، گزارش‌گیری و تحلیل داده‌های منابع انسانی را تسهیل می‌کنند.
• نرم‌افزار‌های جذب و استخدام (ATS): این ابزار‌ها برای مدیریت رزومه‌ها، پیگیری متقاضیان، زمان‌بندی مصاحبه‌های شغلی و تسهیل فرآیند استخدام کاربرد دارند.
• نرم‌افزار‌های حقوق و دستمزد (Payroll Systems): این نرم‌افزار‌ها برای محاسبه دقیق و خودکار حقوق، مالیات، کسورات و مزایای نیرو‌ها به کار می‌روند.
• سامانه‌های مدیریت یادگیری (LMS): این سامانه‌ها برای برنامه‌ریزی، اجرا و ارزیابی آموزش‌های درون سازمانی استفاده می‌شوند.
• ابزار‌های نظرسنجی و بازخورد: از این ابزار‌ها برای ارزیابی میزان رضایت، مشارکت و انگیزه کارکنان استفاده دارند و از مهم‌ترین آن‌ها می‌توان به Google Forms اشاره کرد.
• ابزار‌های کار تیمی: پلتفرم‌هایی مانند مایکروسافت تیمز، ترلو و آسانا از ابزار‌های محبوب برای هماهنگی اعضای تیم و مدیریت وظایف هستند.

مهارت‌های تخصصی و نرم موردنیاز در واحد منابع انسانی

در اختیار داشتن ابزار‌های معرفی شده در بخش قبلی کافی نیست و کارشناسان و مدیران منابع انسانی برای انجام درست وظایف خود، لازم است گروهی از مهارت‌های تخصصی و نرم را در خود پرورش دهند.

در جدول به این مهارت‌ها به طور کامل اشاره کرده‌ایم:

البته اعضای واحد منابع انسانی، علاوه بر این مهارت‌ها، باید به مهارت‌های عمومی مانند تسلط به نرم‌افزار‌های Microsoft Office، گزارش‌نویسی حرفه‌ای، دانش زبان انگلیسی و مهارت در جستجو و روحیه یادگیری مستمر نیز اهمیت داده و آن‌ها را در خود پرورش دهند.

آموزش‌‌ها و مسیر یادگیری منابع انسانی

اگر علاقه‌مند باشید در حوزه منابع انسانی فعالیت کنید، به یادگیری ترکیبی از دانش نظری، مهارت‌های عملی و درک عمیق از انسان‌ها و سازمان‌ها نیاز دارید. در این بخش، مسیر یادگیری پیشنهادی برای ورود، رشد و تخصصی‌شدن در منابع انسانی را مرور می‌کنیم.

آموزش‌ها و منابع پایه برای شروع مسیر

اولین قدم برای ورود به این حوزه، آشنایی با وظایف و ساختار کلی واحد منابع انسانی و تسلط بر مفاهیم بنیادین این رشته است. این آشنایی می‌تواند از طریق تحصیلات رسمی دانشگاهی یا شرکت در دوره‌های کوتاه‌مدت تخصصی به دست بیاید. رشته‌هایی مانند MBA و گرایش منابع انسانی، روانشناسی صنعتی و سازمانی و مدیریت دولتی و صنعتی ازجمله مرتبط‌ترین گرایش‌های دانشگاهی هستند.

علاوه بر این، با گذراندن دوره‌های تخصصی حوزه منابع انسانی می‌توان دانش موردنیاز برای فعالیت در این حوزه را کسب کرد. در فهرست زیر به چند مورد از این دوره‌ها اشاره کرده‌ایم:

• دوره تربیت کارشناس منابع انسانی
• دوره قانون کار و جبران خدمات
• دوره تربیت متخصص یادگیری و توسعه
• دوره تربیت متخصص جذب استعداد
• دوره تحلیل داده‌های منابع انسانی
• دوره برند کارفرمایی و فرهنگ سازمانی

کتاب‌های مدیریت منابع انسانی از گری دسلر و رفتار سازمانی از استیفان رابینز نیز منابع مطالعاتی بسیار خوبی برای آشنایی با موضوعات این حوزه هستند.

آموزش‌ها و منابع پیشرفته حوزه منابع انسانی

پس از آشنایی با مفاهیم پایه، مسیر یادگیری منابع انسانی به سمت دانش تخصصی‌‌تر این حوزه حرکت می‌کند. ازجمله موضوعات پرکاربرد و پیشرفته HR هم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• طراحی سیستم‌های جبران خدمات
• مدیریت عملکرد
• تحلیل داده‌های منابع انسانی
• طراحی مدل‌های شایستگی
• مدیریت استراتژیک منابع انسانی

این دانش از طریق تحصیلات تکمیلی دانشگاهی، شرکت در کارگاه‌های رهبری و حل تعارض و … قابل یادگیری است. از مهم‌ترین گواهینامه‌های بین‌المللی این رشته نیز می‌توان به مدرک PHRI، مدرک SHRM و مدرک HRCI اشاره کرد.

مسیر پیشرفت شغلی حوزه منابع انسانی

مسیر پیشرفت شغلی این حوزه نیز از کارشناس منابع انسانی آغاز شده و تا مدیر یا شریک منابع انسانی ادامه دارد. به این ترتیب، می‌توان مسیر پیشرفت شغلی این حوزه را به صورت زیر در نظر گرفت.

کارشناس منابع انسانی

کارشناس منابع انسانی به طور مستقیم مشغول اجرای فرآیند‌ها و کار با ابزار‌های HR است و به همین دلیل باید بر موارد زیر تسلط کافی داشته باشد:

• یادگیری نرم‌افزارهای تخصصی منابع انسانی مانند ATS و HRIS
• آشنایی کامل با اکسل برای تحلیل اولیه داده‌ها
• تسلط بر فرآیند‌های جذب، آموزش، حقوق و دستمزد

کارشناش ارشد منابع انسانی

کارشناس ارشد HR علاوه بر وظایف اجرایی، مسئولیت‌هایی مانند طراحی فرم‌های ارزیابی، شناسایی نیاز‌های آموزشی و تحلیل دقیق داده‌های منابع انسانی را برعهده دارد.

سرپرست تیم منابع انسانی

سرپرست تیم منابع انسانی، وظیفه ایجاد هماهنگی بین کارشناسان و مدیریت را ایفا می‌‌کند و اجرای درست فرآیند‌ها را رصد می‌‌کند. مدیریت تیم، حل مسائل روزمره و تعامل با سایر واحد‌ها، از وظایف کلیدی سرپرست منابع انسانی است.

مدیر منابع انسانی

مدیر منابع انسانی، مسئول نظارت بر کلیه فرآیند‌های منابع انسانی است و در تصمیم‌گیری‌های کلان سازمانی مشارکت می‌کند. این نقش نیازمند تفکر استراتژیک، مهارت رهبری و تسلط بر همه جنبه‌‌های حوزه HR است.

شریک کسب‌وکار منابع انسانی

شریک کسب و کار منابع انسانی (HRBP)، به‌عنوان پل ارتباطی بین واحد منابع انسانی و واحدهای کسب‌وکار عمل می‌کند. این فرد با تحلیل داده‌ها و درک دقیق از نیازهای واحدها، راهکارهای منابع انسانی متناسب با اهداف تجاری را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد.

چالش‌ها، ریسک‌ها و الزامات در واحد منابع انسانی

برخلاف تصور رایج، واحد منابع انسانی، یک بخش اداری ساده نیست و به دلیل همکاری نزدیک یا مدیریت مجموعه و ارتباط مستقیم با کارکنان، با چالش‌های زیادی روبه‌رو می‌شود. آشنایی با این چالش‌ها و ریسک‌ها، در ایجاد آمادگی روانی و حرفه‌ای موردنیاز بسیار موثر است. در این بخش، قصد داریم نکاتی را در این خصوص بررسی کنیم.

چالش‌های رایج در فعالیت واحد منابع انسانی

یکی از مهم‌ترین دشواری‌های فعالیت در واحد منابع انسانی، مدیریت انتظارات متضاد میان مدیران و کارکنان است. مدیران معمولاً به دنبال بهره‌وری و خروجی بیشتر هستند، در‌حالی‌که کارکنان نیازمند حمایت، عدالت و امنیت شغلی هستند. ایجاد تعادل میان این دو، یکی از پیچیده‌ترین وظایف واحد HR محسوب می‌شود. از دیگر چالش‌ها مهم این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• حفظ توازن بین نیاز‌های کسب‌وکار و حقوق کارکنان
• تغییرات مکرر در قوانین کار و تامین اجتماعی و ضرورت انطباق سریع با آن‌ها
• دشوار بودن شناسایی، جذب و نگهداری نیرو‌های انسانی مستعد
• مدیریت موقعیت‌های پرتنش مانند تعدیل نیرو، اخراج یا حل اختلافات جدی
• فشار روانی ناشی از تنوع وظایف و پیچیدگی سیاست‌گذاری‌ها

از سوی دیگر، مقاومت کارکنان در برابر تغییرات سازمانی، به‌ویژه در فرآیندهایی مانند بازطراحی ساختار، ادغام بخش‌ها یا تغییر در سیستم ارزیابی عملکرد، می‌تواند روند اجرای سیاست‌های منابع انسانی را با چالش مواجه کند. به همین دلیل است که متخصص منابع انسانی باید همزمان به قوانین، روانشناسی، استراتژی و حتی کار با ابزار‌های تکنولوژی مسلط باشند.

ریسک‌های حرفه‌ای در واحد HR

دسترسی به اطلاعات شخصی و مالی نیرو‌ها، تصمیم‌گیری در سطح کلان سازمان و تعامل با افراد مختلف، واحد منابع انسانی را به یکی از پرریسک‌ترین واحد‌های سازمانی تبدیل کرده است. از مهم‌ترین ریسک‌های این واحد می‌توانیم موارد زیر را نام ببریم:

• ریسک‌های قانونی: مسلط نبودن بر قوانین کار یا اجرای ناقص آن‌ها در سازمان، ممکن است شکایت‌های حقوقی، جریمه و سایر پیامد‌های خطرناک برای اعتبار سازمان را به همراه داشته باشد.
• ریسک‌های مالی: هرگونه اشتباه در محاسبه حقوق، بیمه یا مالیات‌ها، می‌توان زیان‌های مالی و اعتراض کارکنان را به دنبال داشته باشد.
• ریسک امنیت اطلاعات:  دسترسی HR به داده‌های شخصی و مالی کارکنان، نیازمند رعایت کامل اصول امنیت داده‌ها است.
• ریسک‌های فرهنگی: تصمیم‌های نادرست منابع انسانی، مانند بی‌عدالتی در ارتقا یا استخدام بر مبنای سلیقه شخصی، درنهایت بی‌اعتمادی و تخریب فرهنگ سازمانی را به دنبال خواهد داشت.
• ریسک کاهش انگیزه: مشکل در مدیریت ارتباطات با کارکنان یا پاسخ ندادن به نیاز‌های روانی کارکنان، روحیه کاری سازمان را به شدت تضعیف می‌کند.

ویژگی‌ها و آمادگی‌های لازم برای موفقیت در واحد منابع انسانی

در بخش مهارت‌های مورد نیاز به این نکته اشاره داشتیم که برای فعالیت موثر در این واحد، فقط دانش فنی کافی نیست و متخصصان منابع انسانی باید مجموعه‌ای از ویژگی‌های شخصیتی، ذهنی و مهارتی را در خود تقویت کنند. صداقت و امانت‌داری، به‌دلیل دسترسی به اطلاعات محرمانه کارکنان، پایه‌ای‌ترین اصل کار در این حوزه است. همچنین، ثبات هیجانی و توانایی مدیریت بحران، هنگام مواجهه با موقعیت‌های دشواری مانند اخراج یا درگیری‌های درون‌سازمانی، نقشی حیاتی دارد.

افزون بر این موارد، بهره‌مندی از تفکر سیستمی کمک می‌کند تا تصمیم‌ها با درک ارتباط بین سیاست‌ها، فرهنگ و عملکرد سازمان اتخاذ شوند. همچنین باید داشته باشیم که اجرای منصفانه قوانین نیازمند قاطعیت است، اما این قاطعیت باید با همدلی و درک انسانی همراه باشد.

در نهایت، انعطاف‌پذیری در مواجهه با تغییراتی مانند اصلاحات قانونی، تحولات سازمانی یا شرایط کاری نوین (مانند دورکاری) برای انطباق سریع و موثر، از الزامات این شغل به شمار می‌رود.

منابع مطالعاتی برای یادگیری مدیریت منابع انسانی

برای تبدیل شدن به یک متخصص منابع انسانی، منابع مطالعاتی و روش‌های یادگیری مختلفی وجود دارند که می‌توان آن‌ها را در دسته‌بندی دوره‌های آموزشی آنلاین، کتاب‌‌ها، مقالات و نشریات تخصصی قرار داد. در این بخش، مجموعه‌ای از منابع معتبر و مفید را معرفی می‌کنیم.

دوره‌های آموزشی آنلاین فرادرس

فرادرس دوره‌های متنوع و جامعی را در حوزه منابع انسانی تولید و منتشر کرده است که در فهرست زیر به نام چند مورد از آن‌ها اشاره کرده‌ایم:

دوره‌های فارسی فرادرس برای بسیاری از افراد مبتدی گزینه‌ای بسیار مناسب محسوب می‌شوند، چون هم محتوای قابل‌فهم دارند و هم با فضای کاری ایران هم‌خوانی بیشتری دارند.

کتاب‌های حوزه منابع انسانی

برای یادگیری مفاهیم پایه منابع انسانی و درک درست این مفاهیم، لازم است چند کتاب پایه در این حوزه را مطالعه کنید. در فهرست زیر به نام چند کتاب مهم اشاره کرده‌ایم:

• کتاب مدیریت منابع انسانی از گری دسلر
• کتاب رفتار سازمانی از استیفن رابینز
• کتاب مدیریت منابع انسانی پیشرفته از مایکل آرمسترانگ

این کتاب‌‌ها هم دانش نظری مناسبی را در اختیار شما قرار می‌دهند و هم می‌توانید چارچوب‌های فکری لازم را با مطالعه آن‌ها یاد بگیرید.

جمع‌بندی

در این مطلب از مجله فرادرس یاد گرفتیم که واحد منابع انسانی چیست و چه وظایف و جایگاهی در سازمان دارد. در سازمان‌های مدرن، واحد منابع انسانی نقشی فراتر از امور اداری صرف دارد و به عنوان یکی از بازوهای استراتژیک سازمان، بر موفقیت بلندمدت، مزیت رقابتی و سلامت فرهنگ سازمانی اثر می‌گذارد. این واحد طیفی از فعالیت‌ها را دربر می‌گیرد و از جذب و استخدام گرفته تا آموزش، توسعه، جبران خدمات، ارزیابی عملکرد و حتی فرآیندهای خروج کارکنان توسط واحد HR انجام می‌شود.

به همین دلیل است که درک دقیق ساختار، وظایف و ابزارهای مورد استفاده در واحد HR برای همه ذی‌نفعان، چه خود کارکنان منابع انسانی و چه مدیران سایر واحدها، ضروری بیان می‌شود. منابع انسانی نه‌تنها پشتیبان رشد کارکنان، بلکه محرک اصلی توسعه پایدار سازمان است. برای درک دقیق‌تر نقش این واحد کلیدی، پیشنهاد می‌‌کنیم به صفحه مجموعه فیلم آموزش مدیریت منابع انسانی به صورت جامع و کاربردی از فرادرس مراجعه کنید.