واحد مدیریت پروژه سازمان‌ها و شرکت‌ها، واحدی است که مسئولیت تعریف پروژه‌های مختلف سازمانی، تعیین مسیر انجام پروژه و کسب اطمینان از انجام درست و اصولی بخش‌های مختلف پروژه را بر عهده دارد. این واحد به دو صورت داخلی و خارجی می‌تواند با شرکت‌ها همکاری داشته باشد، یعنی واحد مدیریت پروژه از جمله واحدهایی نیست که باید در هر سازمانی وجود داشته باشند و ممکن است سازمان‌ها برای تعریف و طراحی پروژه‌های خود به یک واحد خارجی که به طور تخصصی در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارد، متکی باشند. در این مطلب از مجله فرادرس با موارد مربوط به واحد مدیریت پروژه مانند فعالیت‌ها، ساختار، انواع و شاخص‌های عملکرد کلیدی این واحد آشنا می‌شویم و در نهایت نگاهی اجمالی به نرم‌افزارهای مدیریت پروژه می‌اندازیم تا متوجه شویم چرا استفاده از آن‌ها ضروری است.

واحد مدیریت پروژه

«دفتر مدیریت پروژه» (Project Management Office | PMO) واحد یا سازمانی است که فرآیند‌های مدیریتی مربوط به پروژه را تعریف و تعیین می‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌‌کند. علاوه بر این، واحد مدیریت پروژه مسئول حمایت و پشتیبانی از مدیران پروژه با استفاده از روش‌های مختلف است که در ادامه تعدادی از آن‌ها را مثال می‌زنیم.

• مدیریت منابع مشترک بین تمام واحدهای درگیر با پروژه
• شناسایی و توسعه روش‌های مدیریت پروژه، بهترین روش‌های پیشبرد پروژه و استاندارهای لازم برای انجام آن
• هدایت، راهنمایی، نظارت و آموزش
• نظارت بر رعایت دستورالعمل‌های مربوط به استانداردها، قواعد، شیوه‌ها و قالب‌های مدیریت پروژه با استفاده از انجام حسابرسی‌های دقیق از پروژه
• تعیین ابزارها و تکنولوژی‌های مورد نیاز

برای یادگیری فعالیت‌ها و وظایف PMO و مدیران پروژه، پیشنهاد می‌دهیم که از فیلم آموزش آشنایی با دفتر مدیریت پروژه PMO در سازمان ها فرادرس استفاده کنید که دیدی کامل در مورد این سازمان ارائه می‌دهد. برای دسترسی راحت‌تر به این دوره آموزشی، لینک آن را در کادر زیر درج کرده‌ایم.

دفتر مدیریت پروژه می‌تواند گروه یا واحدی مستقل در سازمان یا بیرون از آن باشد، بنابراین باید با سه عنوان زیر آشنا شویم و تفاوت آن‌ها را بدانیم.

• «واحد مدیریت پروژه» (Project Management Unit | PMU): واحد مدیریت پروژه بخشی مستقل و جداگانه در سازمان است که مسئولیت مدیریت پروژه‌ها را برعهده دارد.
• «تیم مدیریت پروژه» ( Project Management Team | PMT): گاهی واحد مدیریت پروژه به صورت تیمی متشکل از چند متخصص در این حوزه فعالیت می‌کند، در این صورت از اصطلاح تیم مدیریت پروژه استفاده می‌شود.
• «شرکت یا مشاور مدیریت پروژه» ( Project Management Company/Contractor | PMC): در صورتی که مسئولیت مدیریت پروژه بر عهده مشاورینی خارج از سازمان باشد، از این اصطلاح استفاده می‌شود.

واحد مدیریت پروژه به طور معمول چندین پروژه را برای دستیابی به یک برنامه یا طرح مشخص تعریف می‌کند و آن‌ها را یا به طور هم‌زمان یا به ترتیبی اجرا می‌کند که برای دستیابی به هدف نهایی مناسب است. میزان کنترلی که این واحد بر عملکرد سازمان یا بخش‌های مختلف دارد به سطح اهمیت برنامه‌ای بستگی دارد که مسئولیت آن را بر عهده دارد، البته مدیریت کل نیز می‌تواند میزان قدرت و نفوذ واحد مدیریت پروژه را تعیین کند.

تشکیل واحد مدیریت پروژه در سازمان‌ها و شرکت‌ها مزایای زیادی را به همراه دارد که می‌توانند عملکرد کلی سازمان را بهبود ببخشند، در ادامه به تعدادی از مهم‌ترین فواید حضور این واحد اشاره می‌کنیم.

• امکان مشاهده و نظارت بر فعالیت سراسر سازمان در هر لحظه
• کاهش هزینه منابع مورد نیاز برای پروژه
• اطمینان از استفاده حداکثری از منابع موجود
• کمک به تصمیم‌گیری در زمینه‌های مرتبط با کسب و کار
• آموزش نیروی کار برای مقابله با تغییرات بازار

پروژه، پورتفولیو و برنامه در مدیریت پروژه چیست؟

درک فعالیت‌های واحد مدیریت پروژه وابسته به این است که اصطلاحاتی مانند «پروژه» (Project)، «برنامه» (Program) و «پورتفولیو» (Portfolio) را بشناسیم و ارتباط بین آن‌ها را متوجه شویم؛ بنابراین در ادامه با هر یک از آن‌ها آشنا می‌شویم.

• پروژه: پروژه مجموعه فعالیت‌های موقتی است که توسط یک سازمان یا شرکت با هدف ایجاد محصول یا خدمت جدید انجام می‌شود.
• برنامه یا طرح: برنامه به گروهی از پروژه‌ها اشاره دارد که مشابه یا مرتبط به یکدیگر هستند و به طور معمول به صورت گروهی مدیریت می‌شوند.
• پورتفولیو: پورتفولیو به گروهی از پروژه‌ها یا برنامه‌هایی گفته می‌شود که در یک سازمان وجود دارند و امکان دارد به یکدیگر مرتبط یا غیرمرتبط به هم باشند.

این تعریف‌ها به ما نشان می‌دهند که پروژه‌ها در برنامه‌های بزرگتری قرار می‌گیرند که آن‌ها نیز بخشی از پورتفولیوهای شرکت هستند. با وجود تفاوت‌هایی که میان این سه وجود دارد، وظایف مربوط به مدیریت پروژه، برنامه و پورتفولیو به شدت متفاوت هستند.

تفاوت واحد مدیریت پروژه با مدیر پروژه چیست؟

واحد مدیریت پروژه به عنوان نهاد نظارتی بر پروژه‌های جاری در سازمان، سطوح مختلف مربوط به پروژه را تحت کنترل دارد و افراد متخصص در زمینه‌های مختلف مسئولیت فعالیت‌های گوناگون این واحد را برعهده دارند. به طور معمول اعضای مشغول در این واحد، متخصصانی از حوزه‌های زیر هستند.

همکاری این متخصصان با یکدیگر باعث می‌شود که سازمان و بخش‌های مختلف بتوانند به اهداف تعیین شده دست یابند. لازم به ذکر است که تمام سازمان‌ها و شرکت‌های مختلف نیاز ندارند که واحدی مختص به مدیریت پروژه داشته باشند، اما اکثر سازمان‌ها نیاز دارند که جایگاهی را به فردی متخصص به عنوان «مدیر پروژه» (Project Manager) اختصاص دهند. مدیر پروژه فردی است که مسئول کنترل کلی و موفقیت یک پروژه از ابتدا تا پایان آن است. مدیر پروژه وظایف متفاوتی بر عهده دارد که در ادامه آن‌ها را بیان می‌کنیم.

• تعیین اهداف پروژه
• جمع‌آوری داده
• برنامه‌ریزی وظایف
• مدیریت منابع، هزینه‌ها و بودجه

مدیر پروژه به طور معمول فردی است که مهارت‌های ارتباطی و رهبری قوی دارد، او تیم‌های درگیر در پروژه را مدیریت می‌کند تا فعالیت‌ها متفاوتی که به پروژه مربوط هستند، با دقت و هماهنگ با یکدیگر انجام شوند؛ به این ترتیب سازمان قادر خواهد بود به اهداف کلی خود از پروژه دست یابد.

یادگیری فعالیت‌های مختلف واحد مدیریت پروژه با فرادرس

واحد مدیریت پروژه وظایف مختلفی مانند برنامه‌ریزی، کنترل و ارزیابی پروژه‌ها، طرح‌ها و پورتفولیوی سازمان دارد که به انجام رساندن هر یک از آن‌ها نیازمند طی کردن مراحل مختلفی است. برای مثال در گام اول جلساتی در این واحد برگزار می‌شوند که اطلاعات مربوط به پروژه در اختیار تمام اعضای واحد قرار گیرد، صورت جلسه تمام جلسات باید ثبت شود تا حتی پس از پایان پروژه نیز در دسترس باشند، برای این کار نرم‌افزار اکسل امکانات خاصی ارائه می‌دهد که می‌توان به کمک فیلم آموزشی زیر آن‌ها را آموخت.

در طی جلسات مختلف واحد باید برای پروژه برنامه‌ریزی انجام شود و کنترل روند پیشرفت پروژه را گزارش داد، برای یادگیری این روند و پیاده‌سازی آن در پروژه‌های مهندسی، تدارکات و ساخت پیشنهاد می‌دهیم از فیلم آموزشی زیر استفاده کنید.

مواردی مانند برون‌سپاری فعالیت‌ها، مدیریت ارتباطات تیمی، زمان‌بندی پروژه‌ها و غیره نیز باید توسط اعضای واحد مدیریت پروژه با دقت تمام انجام شوند، بنابراین استفاده از فیلم‌های آموزشی که به بررسی این مهارت‌ها می‌پردازند، می‌تواند بر کیفیت کار این واحد تاثیری مثبت بگذارد. در ادامه تعدادی از فیلم‌های آموزشی فرادرس در این زمینه را معرفی می‌کنیم.

انواع دفتر مدیریت پروژه

واحد‌های مدیریت پروژه سازمان‌های مختلف مشابه هم کار نمی‌کنند، زیرا رویکردی استاندارد و ثابت برای فعالیت این واحد وجود ندارد که به عنوان یک فرمول اجرایی از آن پیروی شود. با این حال، دفتر مدیریت پروژه همواره با استراتژی سازمانی همسو است و می‌توان واحد را بر اساس نحوه فعالیت در یکی از شش دسته زیر دسته‌بندی کرد.

1. «دفتر مدیریت پروژه حمایت کننده» (Supportive PMO)
2. «دفتر مدیریت پروژه کنترل کننده» (Controlling PMO)
3. «دفتر مدیریت پروژه دستوری» (Directive PMO)
4. «دفتر مدیریت پروژه داخلی» (Internal PMO)
5. «دفتر مدیریت پروژه خارجی» (External PMO)
6. «دفتر مدیریت پروژه سازمانی» (Enterprise PMO)

در ادامه با اختصاص دادن بخش‌هایی مجزا به هر یک از این موارد، با جزئیات شیوه فعالیت آن‌ها آشنا می‌شویم.

دفتر مدیریت پروژه حمایت کننده

PMO حمایت‌کننده یا پشتیبان با جمع‌آوری تمام پروژه‌های موجود در سازمان، بهترین‌ شیوه‌ها، الگوها و آموزش‌های لازم را ارائه می‌دهد اما میزان کنترل آن بر بخش‌های مختلف کم است. این واحد نقش مشاور را در سازمان بازی می‌کند و ابزارها و دانش لازم برای موفقیت تیم‌های درگیر در پروژه را فراهم می‌کند.

سازمان‌هایی که خواستار افزایش نرخ موفقیت پروژه بدون وضع مقررات سختگیرانه هستند، این نوع از واحد مدیریت پروژه را ترجیح می‌دهند. این واحد برای محیط‌هایی مناسب است که تیم‌های درگیر در پروژه از لحاظ تجربه هم‌سطح نیستند و به منابعی برای استانداردسازی فرآیندها نیاز دارند. بنابراین واحد مدیریت پروژه حمایت کننده به جای حساسیت بر روند اجرای پروژه و اعمال قدرت، با فراهم کردن منابع مورد نیاز پروژه کارآیی و احتمال موفقیت آن را افزایش می‌دهد.

دفتر مدیریت پروژه کنترل کننده

PMO کنترل کننده مسئول بررسی این موضوع است که ابزارها، فرآیندها و استانداردهای تعریف شده برای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند یا خیر، بنابراین این نوع از واحد مدیریت پروژه دارای قدرت کنترل نسبی است.

این واحد مناسب سازمان‌هایی است که در اجرای پروژه‌ها  به ثبات و نظارت بیشتری نیاز دارند، بنابراین واحد مدیریت پروژه کنترل کننده، چارچوب‌ها و فرآیندهای تعیین شده برای پروژه را اعمال می‌کند. این شیوه فعالیت با ایجاد تعادلی میان راهنمایی و قدرت، ریسک‌‌های پیش روی پروژه را به حداقل می‌رساند.

دفتر مدیریت پروژه دستوری

PMO دستوری میزان کنترل بالایی در فرآیند مدیریت پروژه‌های سازمان دارد. مدیریت فعالانه این واحد در اجرای پروژه‌ها باعث می‌شود که واحد مدیریت پروژه همکاری نزدیکی با مدیران پروژه داشته باشد. سازمان‌هایی که نیازمند همسوسازی استراتژیک پروژه‌ها با قواعد سختگیرانه هستند، می‌توانند از مزایای داشتن واحد مدیریت پروژه دستوری بهره ببرند، زیرا این واحد با مدیریت پروژه‌ها و فرآیندهای تیمی مطمئن می‌شود که خروجی پروژه‌ها سطح ثبات بالایی داشته باشند.

دفتر مدیریت پروژه داخلی

PMO داخلی حاصل ادغام دفتر مدیریت پروژه با سازمان است و به این ترتیب تبدیل به یکی از واحدهای سازمانی شده است. دلیل این ادغام مدیریت و پشتیبانی بهتر پروژه‌ها است، بنابراین واحد مدیریت پروژه با تمرکز بر پروژه‌های درون سازمانی و برنامه‌ریزی برای آن‌ها، در هماهنگی‌ها و نظارت بر پروژه‌ها نقش دارد.

هدف از وجود واحد مدیریت پروژه، افزایش «ارزش کسب‌ و‌ کار» (Business Value) از طریق همکاری با واحدهایی خاص و یا کل سازمان است. این واحد متناسب با نیاز سازمان و پروژه‌ها می‌تواند از نوع حمایت کننده، کنترل کننده یا دستوری باشد.

دفتر مدیریت پروژه خارجی

PMO خارجی متعلق به سازمان اجراکننده پروژه نیست و شرکتی خارجی به حساب می‌آید که برای اجرای پروژه خدمات مربوط به مدیریت پروژه را به سازمان ارائه می‌دهد. فعالیت این دفتر متمرکز بر کسب اطمینان در مورد رعایت تمامی الزامات مشتری، مفاد قرارداد و دستیابی به نتایج مطلوب است. دفتر مدیریت پروژه خارجی وظایف متعددی برعهده دارد که در ادامه به تعدادی از آن‌ها اشاره می‌کنیم.

• مدیریت ریسک
• گزارش روند پیشرفت پروژه
• مدیریت درخواست‌های مشتری برای تغییر محصول یا خدمات

دفتر مدیریت پروژه سازمانی

هدف اصلی PMO سازمانی، اطمینان از همسو بودن پروژه‌ها با ارزش‌های استراتژیک سازمان است. این دفتر به اولویت‌بندی پروژه‌ها بر اساس اثر هر پروژه بر اهداف کسب و کار کمک می‌کند. علاوه بر این، بهترین روش‌های پیشبرد پروژه را انتخاب می‌کند که مناسب با شرایط تیم و پروژه هستند. در ادامه با وظایف این دفتر بیشتر آشنا می‌شویم.

1. تهیه منابع و آموزش‌های مربوط به برنامه به منظور افزایش مهارت‌های مدیریتی در سازمان
2. کمک به پیاده‌سازی ابزارهای استاندارد مدیریت پروژه و متدولوژی
3. تعیین «شاخص‌های عملکرد کلیدی» (KPIs)
4. تعریف معیارهایی برای سنجش موفقیت پروژه

جایگاه واحد مدیریت پروژه

در حین آشنایی با انواع واحدهای مدیریت پروژه متوجه شدیم که ارتباط این واحد با واحدهای دیگر تا حد زیادی به نوع واحد و هدف فعالیت آن وابسته است، اما می‌توان برای درک بهتر اهمیت جایگاه واحد مدیریت پروژه، ارتباطات این واحد را بر اساس سلسله مراتب سازمانی در دو سطح مختلف بررسی کرد.

1. ارتباط افقی با سایر واحدهای سازمانی
2. ارتباط عمودی با سطوح مختلف مدیریتی

تنظیم و بهینه سازی این دو سطح ارتباطی تاثیر زیادی بر عملکرد تیم‌های مختلف و برآورده شدن انتظارات مدیریتی می‌کند، زیرا واحد مدیریت پروژه قادر خواهد بود با آگاهی نسبت به حساسیت‌های مدیریت، پروژه‌ها را اولویت‌بندی کرده و برنامه‌ریزی دقیقی برای عملکرد هر یک از تیم‌ها تنظیم کند. در ادامه با جزئیات ارتباطات افقی و عمودی PMO آشنا می‌شویم.

ارتباط افقی با سایر واحدهای سازمانی

ارتباطات افقی در سازمان‌ها به ارتباط میان افرادی اشاره دارد که بر اساس سلسله مراتب اداری دارای جایگاه مشابهی هستند. ارتباط افقی PMO بیش از ارتباط عمودی آن با سطوح مدیریتی، وابسته به نوع واحد مدیریت پروژه است. به عنوان مثال ارتباطات PMO پشتیبان متمرکز بر آماده‌سازی آموزش‌های موردنیاز برای تیم‌ها و حمایت از آن‌ها در زمینه‌های مختلف است، در حالی که PMO دستوری همکاری نظارت‌گونه دارد. مواردی که در ادامه مطرح می‌شوند، از جمله فعالیت‌های PMO هستند که در سطح ارتباطات افقی قرار می‌گیرند.

• همکاری با واحدهای مختلف مانند واحد بازاریابی، طراحی محصول، فروش و غیره برای جمع‌آوری داده‌ های مرتبط با پروژه و برنامه‌ریزی استراتژیک فعالیت‌های واحدها
• همکاری با واحد مالی برای بررسی بودجه‌های اختصاص داده شده به هر پروژه از طرف مدیریت و تحلیل هزینه‌ها
• همکاری با واحد منابع انسانی برای مواردی مانند برنامه‌ریزی‌های آموزشی یا جذب کارشناسان مورد نیاز برخی پروژه‌ها
• همکاری با وحدهای فنی در پروژه‌های مرتبط

با این مثال‌ها می‌توان متوجه شد که جایگاه سازمانی واحد مدیریت پروژه به طور معمول در سطوح بالایی سازمان است، به‌طوری که فعالیت‌های این واحد توسط مدیرعامل یا کمیته راهبری پروژه بررسی می‌شوند. البته توجه داشته باشید که سازمان برای روش پیش بردن پروژه و مدیریت آن توسط این واحد نیز دو روش پیش روی خود دارد.

1. مدیریت پروژه افقی: در این روش مدیران کمتری وجود دارند و افرادی که روی پروژه کار می‌کنند، قدرت تصمیم‌گیری شخصی دارند. علاوه بر این‌ها، روند ساده‌ای برای همکاری و برقراری ارتباط میان افراد وجود دارد.
2. مدیریت پروژه عمودی: تصمیم‌گیری‌ها در این روش برعهده افرادی با جایگاه بالاتر مدیریتی است، مدیران متعددی وجود دارند که باعث می‌شود ارتباط همکاران با رعایت سلسله مراتب، از کارمندان تا مدیران ایجاد شود.

در ادامه خواهیم گفت که واحد مدیریت پروژه‌ها است و با چند روش مانند مدل چابک و مدل آبشاری آشنا خواهیم شد، اما نحوه مدیریت پروژه و به تبع آن، ارتباطات PMO با سایر واحدها تحت تاثیر این مدل‌ها خواهد بود، به‌طوری که مدیریت پروژه افقی بیشتر مناسب مدل چابک و مدیریت پروژه عمودی مناسب مدل آبشاری است.

ارتباط عمودی با سطوح مختلف مدیریتی

در بخش قبل متوجه شدیم که واحد مدیریت پروژه با توجه به نقشی که ایفا می‌کند، مسئولیت مدیریت فعالیت بسیاری از واحدهای درگیر پروژه را بر عهده دارد اما باید به یاد داشت که نهادی در بالادست این واحد نیز وجود دارد که عملکرد واحد تحت کنترل آن‌ها قرار می‌گیرد. به عنوان مثال، مدیر PMO ممکن است تنها به مدیرعامل سازمان در مورد پروژه‌ها و تصمیمات اتخاذ شده پاسخگو باشد یا امکان دارد که مسئولیت ارائه فعالیت واحد به کمیته‌ای از سرمایه‌گذاران را برعهده داشته باشد.

این ارتباط باعث می‌شود که متخصصان واحد مدیریت پروژه دیدی واضح نسبت به انتظارات مدیریت از پروژه‌های مختلف داشته باشند و برنامه‌ریزی‌ها یا استراتژی‌های خود را متناسب با همین خواسته‌های مدیریتی انجام دهند. بنابراین در بررسی چارت سازمانی متوجه می‌شویم که واحد مدیریت پروژه پایین‌تر از مدیرعامل یا کمیته راهبری و بالاتر از واحدهای اجراکننده پروژه قرار می‌گیرد.

شرح وظایف و فعالیت‌ها

آگاهی از فعالیت‌ها و وظایف دفتر مدیریت پروژه به ما کمک می‌کند تا درک بهتری از اهمیت حضور و فعالیت این واحد به دست آوریم. واحد مدیریت پروژه را می‌توان به عنوان یک واحد نظارتی در نظر گرفت که هدف آن استانداردسازی شیوه اجرای پروژه‌ها با هدف حفظ بهره‌وری آن‌ها است. دفتر مدیریت پروژه به مدیران پروژه‌ها راهنمایی‌های لازم در مورد پروژه و معیارهایی که باید مدنظر داشته باشند را ارائه می‌دهد.

اثر فعالیت واحد مدیریت پروژه به حدی پررنگ است که می‌توان این واحد را به عنوان ستون فقرات رویکرد موفق در مدیریت پروژه‌های هر سازمانی معرفی کرد. واحد مدیریت پروژه با پشتیبانی و ارائه اطلاعات لازم، موفقیت پروژه‌ها و برنامه‌های سازمان را تضمین می‌کنند. در ادامه برای آشنایی جزئی‌تر با فعالیت‌های این واحد، وظایف آن را نام می‌بریم.

1. برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت پروژه
2. تعیین روش‌‌شناسی یا متدولوژی مدیریت پروژه
3. تعیین بهترین شیوه‌های اجرای پروژه
4. فرهنگ مشترک سازمانی
5. مدیریت منابع
6. ایجاد بایگانی و مدیریت ابزارها
7. نظارت و شفافیت
8. فراهم کردن قابلیت استفاده مجدد
9. پشتیبانی واحدهای اجرایی
10. ایجاد قابلیت پیگیری و پایش

میزان اهمیت هر یک از این فعالیت‌ها در انواع مختلف PMO متفاوت است، به عنوان مثال در صورتی که واحد مدیریت پروژه یک سازمان از نوع حمایتی باشد، میزان فعالیت نظارتی واحد کمتر از حالتی است که واحد از نوع دستوری باشد. وظایف متعدد و متنوع واحد مدیریت پروژه را می‌توان در سه دسته مختلف دسته‌بندی کرد تا درک بهتری از شیوه مدیریت کارها در این واحد به دست آوریم.

• مسئولیت‌های روزمره: مسئولیت‌های روزمره در حین انجام پروژه یا برنامه‌ریزی برای پروژه برای هر یک از متخصصان واحد مختلف است.
• مسئولیت‌های دوره‌ای: مواردی مانند مدیریت ریسک، تهیه گزارش‌های پروژه و ایجاد بایگانی، مدیریت منابع و غیره جزء مسئولیت‌های دوره‌ای به حساب می‌آیند.
• وظایف راهبردی: وظایف راهبردی مربوط به تصمیماتی هستند که توسط واحد مدیریت پروژه گرفته می‌شوند، به عنوان مثال تعیین متدولوژی مدیریت پروژه جزء وظایف راهبردی واحد است.

برنامه‌ریزی استراتژیک و مدیریت پروژه

این واحد مسئول تعریف معیارهای پروژه، انتخاب پروژه‌هایی همسو با اهداف کسب و کار و ارائه مشاوره به مدیریت در زمینه نسبت هزینه-فایده است. برنامه‌ریزی برای پروژه‌ها باعث می‌شود که چهارچوب مناسب برای پروژه تعیین شده و تیم‌های اجرایی در مسیری مشخص که تمام ریسک‌های آن سنجیده شده است، حرکت کنند و به این ترتیب احتمال آن که پروژه با موفقیت به پایان برسد افزایش می‌یابد.

PMO با دسترسی به پورتفولیوی پروژه‌های سازمان، دیدی کلی نسبت به پروژه‌ها دارد و می‌تواند با شناسایی ارتباطات بین پروژه‌های مختلف، نگاهی به آینده مسیر فعالیت سازمان داشته باشد.

تعیین روش‌‌شناسی یا متدولوژی مدیریت پروژه

تعیین روش‌شناسی مدیریت پروژه مورد استفاده برای هر پروژه، یکی دیگر از وظایف واحد مدیریت پروژه است. متدولوژی‌های مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد که در ادامه با تعدادی از مهم‌ترین و پرکاربردترین‌ آن‌ها آشنا می‌شویم.

1. روش «چابک» (Agile): روش چابک یا اجایل مناسب پروژه‌هایی است که نیازمند سرعت، انعطاف و تحویل مداوم محصولات در چرخه‌های کوتاه هستند.
2. روش «آبشاری» (Waterfall): روش آبشاری امکان افزایش کنترل در طی هر فاز از پروژه را فراهم می‌کند اما در صورت تغییر «محدوده پروژه» (Project Scope) انعطاف‌پذیری از خود نشان نمی‌دهد.
3. روش «اسکرام» (Scrum): اسکرام بخش از روش چابک است که نام آن از چینش بازیکنان راگبی گرفته شده است. به کمک اسکرام هر ۳۰ روز نتایجی مربوط به بخش‌های مختلف پروژه ارائه می‌شود. این روش مناسب گروه‌هایی است که در اولویت‌بندی وظایف مرتبط با پروژه مشکل دارند.
4. روش «شش سیگما» (Six Sigma): از این روش برای بهبود فرآیند‌ها استفاده می‌شود. روش شش سیگما از متمرکز بر حذف موارد معیوب یا محصولاتی است که با انتظارت مطابق نیستند.

تعیین بهترین شیوه‌های اجرای پروژه

واحد مدیریت پروژه برای مواردی که در ادامه نام می‌بریم، بهترین شیوه‌های اجرایی را تعیین می‌کند.

• مدیریت «دارایی های فرآیند سازمانی» (Organizational Process Assets)
• استانداردسازی روش‌ها
• تعیین شیوه‌های مدیریت پروژه برای تمام واحدهای سازمانی
• مدیریت منابع
• ایجاد بایگانی و مدیریت ابزارها و دیگر موارد
• نظارت
• شفافیت
• قابلیت استفاده مجدد
• پشتیبانی واحدهای اجرایی
• ایجاد قابلیت پیگیری و پایش

فرهنگ مشترک سازمانی

واحد مدیریت پروژه مسئول ارزیابی «بلوغ مدیریت پروژه» (Project Management Maturity) سازمان است. منظور از بلوغ مدیریت پروژه، میزان توانمندی یک شرکت در مدیریت پروژه‌ها، برنامه‌ها و پورتفولیوی پروژه را توصیف می‌کند. هرچه میزان بلوغ مدیریت پروژه سازمانی بالاتر باشد، احتمال موفقیت سازمان در اجرای پروژه‌ها و دستیابی به اهداف استراتژیک بالاتر است.

با توجه به میزان اهمیت بلوغ مدیریت پروژه، دفتر مدیریت پروژه با ایجاد فرهنگ مشترک سازمانی از طریق ارتباط با واحدهای مختلف و ارائه آموزش‌هایی در مورد تکنیک‌ها، روش‌شناسی و بهترین شیوه‌های اجرای پروژه‌ها می‌تواند باعث افزایش بلوغ مدیریت پروژه شود.

مدیریت منابع

واحد مدیریت پروژه مسئول مدیریت و تخصیص منابع در پروژه‌ها بر اساس اولویت‌ها، زمان‌بندی‌ها، بودجه‌ها و دیگر معیارهای سازمانی است.

ایجاد بایگانی و مدیریت ابزارها

واحد مدیریت پروژه با ارائه پشتیبانی‌های ادراری و سرمایه‌گذاری در الگوهای مدیریت پروژه، ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز و دیگر مواردی که باعث بهبود روند اجرای پروژه می‌شوند، به پیشروی درست و اصولی پروژه کمک می‌کند.

نظارت و شفافیت

واحد مدیریت پروژه بر شیوه تصمیم‌گیری‌های اثرگذار بر پروژه حساس است، بنابراین اطمینان حاصل می‌کند که افراد مسئول در هر بخش بتوانند بر مبنای اطلاعات دقیق، تصمیماتی درست بگیرند. در زمینه شفافیت باید گفت که اطلاعات جمع‌آوری و ارائه شده توسط این واحد، دقیق و مرتبط با پروژه هستند تا تصمیم‌های اثرگذار بر پروژه بر اساس داده‌هایی قابل اتکا گرفته شوند.

قابلیت استفاده مجدد

واحد مدیریت پروژه با ثبت و ذخیره تجارب کسب شده در پروژه‌های گذاشته، قادر است که الگوها و شیوه‌هایی مناسب برای پروژه‌های پیشرو ارائه دهد و جلوی هدر رفت منابع مالی و زمانی را بگیرد.

پشتیبانی واحدهای اجرایی

تسهیل فعالیت بخش‌های مختلفی که روی پروژه کار می‌کنند و کمک به آن‌ها برای انجام موثرتر وظایفی که دارند از دیگر فعالیت‌های مهم واحد مدیریت پروژه است. این بخش برای به نتیجه رساندن این هدف از روش‌های مختلفی استفاده می‌کند که در ادامه تعدادی از آن‌ها را نام می‌بریم.

1. ساده‌سازی و کارآمدسازی فرآیندها و تشریفات اداری
2. ارائه آموزش‌های لازم
3. مشاوره
4. تضمین کیفیت

ایجاد قابلیت پیگیری و پایش

واحد مدیریت پروژه مستندات مربوط به پروژه، تاریخچه آن و اطلاعات سازمانی به دست آمده در طی پروژه را ثبت و نگه‌داری می‌کند تا علاوه بر دسترسی در شرایط خاص، سازمان قادر به استفاده از تجارب کسب شده در روند پیاده‌سازی پروژه باشد.

معرفی پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس

یکی از دغدغه‌های سازمان‌ها مسئله آموزش سازمانی است، زیرا برای هماهنگی بین واحدهای مختلف نیازمند آموزش‌های حرفه‌ای نیروی انسانی است. سازمان‌های فعال در حوزه‌های مختلف نیازمند آموزش‌های متفاوتی هستند؛ به عنوان مثال گاهی سازمان‌های مالی اهداف متفاوتی نسبت به سازمان‌های فعال در حوزه تکنولوژی دارند، بنابراین دسترسی به آموزش‌های تخصصی اهمیت بالایی برای مدیران تصمیم گیرنده داشته و دارد.

آموزش‌های آنلاین امروزه به دلایلی مانند دسترسی همیشگی به آموزش، یادگیری با سرعت شخصی، مدیریت بهتر زمان و عدم نیاز به حضور در مکانی مشخص از محبوبیت بالایی برخوردار هستند. فرادرس با در نظر گرفتن تمام نکات مهم در مورد نیاز سازمان‌ها، پلتفرم آموزش سازمانی خود را طراحی کرده و دوره‌های آموزشی را با تخفیف‌های منحصر به فرد ارائه کرده است. در ادامه به برخی از مزایای استفاده از پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس اشاره می‌کنیم.

• ارتقای هم‌زمان مهارت‌ های نرم و سخت کارکنان
• توانمندسازی و توسعه مهارت‌های رهبری مدیران
• کاهش خطاهای انسانی با افزایش علمی و مهارتی کارکنان
• افزایش بهره‌وری با استفاده از روش‌های بهینه و نوآورانه
• تعریف مسیر یادگیری متناسب با نیاز سازمان

علاوه بر این مزایای آموزشی، پلتفرم آموزش سازمانی فرادرس دارای سه ویژگی کلیدی است که استفاده از آن را برای سازمان‌ها مقرون به صرفه می‌کند.

1. سنجش میزان پیشرفت مطالعاتی هر فرد
2. امکان تعریف کاربران نامحدود برای هر سازمان
3. دسترسی به ۵,۰۰۰+ عنوان آموزش در حوزه مهارت‌های نرم و سخت

عناوین شغلی واحد مدیریت پروژه

عناوین شغلی متفاوتی در واحد مدیریت پروژه مشغول به کار می‌شوند، اما به طور کلی می‌توان گفت که کارمندان واحد مدیریت پروژه متخصصانی مجرب در زمینه مدیریت پروژه هستند که در حوزه‌های زیر تجاربی ارزشمند دارند.

• بودجه‌بندی
• برنامه‌ریزی
• زمان‌بندی

با وجود تفاوت‌هایی که متناسب با حوزه فعالیت سازمان در ترکیب واحد مدیریت پروژه ایجاد می‌شود، چندین عنوان شغلی ثابت برای این واحد وجود دارد که در ادامه با آن‌ها آشنا می‌شویم و سپس در بخش‌هایی جداگانه اطلاعات مختصری در مورد هر یک ارائه و توضیح می‌دهیم.

1. «مدیر واحد مدیریت پروژه» (PMO Manager)
2. «مدیر پروژه» (Project Manager)
3. «هماهنگ کننده پروژه» (Project Coordinator)
4. «مدیر پورتفولیو پروژه» (Project Portfolio Manager | PPM)
5. «تحلیل‌گر پروژه» (Project Analyst)
6. «متخصص فرآیند واحد مدیریت پروژه» (PMO Process Specialist)
7. «دستیاران پروژه» (Project Assistants)

مدیر واحد مدیریت پروژه

این فرد دارای بالاترین موقعیت شغلی در واحد مدیریت پروژه است که بر فعالیت واحد و کارمندان نظارت دارد تا عملکرد این واحد همسو با اهداف سازمانی باشد. علاوه بر این، مدیر واحد وظیفه دارد تا اطمینان حاصل کند که روش‌ها و فرآیند‌های جاری به طور مستمر بهتر می‌شوند.

مدیر پروژه

مدیر پروژه مسئول مدیریت پروژه‌های جاری و حصول اطمینان از به هدف رسیدن پروژه‌ها است. این شخص وظایفی مانند برنامه‌ریزی اجرا، نظارت و کنترل فعالیت‌های مرتبط بر پروژه را برعهده دارد تا به این ترتیب مطمئن شود که پروژه به طور کامل در زمان مورد انتظار و با صرف بودجه اختصاص داده شده تحویل داده می‌شود.

هماهنگ کننده پروژه

هماهنگ کننده پروژه از مدیر پروژه و گروهی که بر روی پروژه کار می‌کنند، در مسائل اجرایی پشتیبانی می‌کند تا پروژه طبق برنامه‌ریزی انجام شده پیش رود. وظایف این عنوان شغلی، کمک در زمینه‌های برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و گزارش‌دهی، سازمان‌دهی جلسات و اطمینان از کامل بودن مستندات مربوط به پروژه نیز هست.

مدیر پورتفولیو پروژه

سازمان‌هایی که دارای مجموعه‌ای بزرگ از پروژه‌های مختلف هستند، در واحد مدیریت پروژه خود جایگاهی را به مدیر پورتفولیو پروژه اختصاص می‌دهند تا حتی پس از پایان پروژه، به ارزیابی مستمر آن پروژه بپردازد و ارزش تجاری آن را تعیین کند.

تحلیلگر پروژه

تحلیل‌گر پروژه با استفاده از داده‌های جمع‌آوری شده در حین پیشرفت پروژه و همچنین ترندهای موجود در بازار به مدیر واحد و مدیر پروژه مشاوره‌هایی دقیق می‌دهد تا مدیران بتوانند متناسب با شرایط موجود برای پروژه تصمیم‌گیری کنند.

متخصص فرآیند

متخصص فرآیند با آگاهی از تمام قواعد و روش‌های مربوط به پروژه به مدیر کمک می‌کند تا از این موضوع که همه واحدها از قواعد پیروی می‌کنند، اطمینان حاصل کند.

دستیاران پروژه

دستیاران به انجام وظایف اجرایی و پیشبرد فعالیت دیگر اعضای فعال در این واحد کمک می‌کنند. متناسب با حجم و گستردگی پروژه‌ها، تعداد دستیاران فعال در واحد مدیریت پروژه تعیین می‌شود.

راه اندازی دفتر مدیریت پروژه

راه‌اندازی واحد مدیریت پروژه در یک سازمان فرآیندی است که باید در آن قدم به قدم پیش رفت. در ادامه با عنوان هر بخش این مسیر آشنا می‌شویم، سپس در بخش‌هایی مجزا اطلاعات بیشتری در مورد اقداماتی که باید در هر مرحله صورت بگیرد، ارائه می‌دهیم.

1. ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت پروژه
2. تعیین هدف مشخص برای واحد مدیریت پروژه
3. استخدام افراد متخصص در زمینه مدیریت پروژه
4. تهیه اساس‌نامه جامع واحد مدیریت پروژه
5. انتخاب نوع واحد مدیریت پروژه
6. توسعه فرآیندهای استاندارد مدیریت پروژه
7. تعیین شاخص عملکرد کلیدی واحد

ارزیابی وضعیت فعلی مدیریت پروژه

سازمان باید پیش‌ از راه‌‌اندازی واحد مدیریت پروژه، روش‌های کنونی مدیریت پروژه را ارزیابی کند تا نقاط قوت و ضعف آن‌ها مشخص شود. علاوه بر این، شرکت‌ها می‌توانند بازخورد واحدهای مختلف و ذی‌نفعان را جمع‌آوری کنند تا ضعف روند جاری را شناسایی کنند. این ارزیابی همه‌جانبه به سازمان کمک می‌کند تا وضعیت مدیریت پروژه را متوجه شود و اهداف مناسبی برای واحد مدیریت پروژه تعیین کند.

تعیین هدف مشخص برای واحد مدیریت پروژه

واحد مدیریت پروژه باید اهدافی مشخص داشته باشد؛ به عنوان مثال، در صورتی که هدف سازمان بهبود خروجی پروژه است، واحد مدیریت پروژه با بهینه‌سازی فرآیندهای داخلی و انتخاب بهترین شیوه‌های کار بر روی پروژه می‌تواند به مدیران پروژه کمک کند که کیفیت روند انجام پروژه را افزایش دهند.

اگر هدف بهبود وضعیت مدیریت ریسک باشد، واحد مدیریت پروژه باید دستورالعمل‌هایی برای شناسایی، دسته‌بندی و کاهش ریسک‌ها تهیه‌ کند. بنابراین تعیین هدف این واحد برای مشخص کردن فعالیت‌های واحد مدیریت پروژه ضروری است.

استخدام افراد متخصص در زمینه مدیریت پروژه

فعالیت و موفقیت واحد مدیریت پروژه وابسته به حضور افرادی متخصص در زمینه‌های تخصصی این واحد است. با توجه به اندازه سازمان و پروژه‌ها، اندازه واحد مدیریت پروژه نیز تغییر می‌کند؛ بنابراین بر اساس اندازه این واحد و نیاز سازمان باید جایگاه‌های خاصی را به عناوین شغلی مانند مدیران پروژه، مشاوران، تحلیل‌گران و دستیاران اختصاص داد.

تشکیل تیمی توانمند که از تجربه و دانش کافی در زمینه مدیریت پروژه برخوردار هستند، به واحد مدیریت پروژه کمک می‌کند تا با چالش‌های چند جانبه به خوبی مواجه شود و احتمال موفقیت پروژه‌ها را افزایش دهد.

تهیه اساس‌نامه جامع واحد مدیریت پروژه

گام بعدی در راه اندازی واحد مدیریت پروژه، تدوین اساس‌نامه‌ای است که اهداف، میزان آزادی عمل، مسئولیت‌ها، ساختار نظارتی و ذی‌نفعان را مشخص کند. در اساس‌نامه باید معیارهایی برای ارزیابی عملکرد و اثربخشی فعالیت واحد در طول زمان نیز ارائه دهد. اساس‌نامه واحد مدیریت پروژه باید همواره به روزرسانی شود تا عملکرد این واحد با نیازها و اهداف سازمان هماهنگ باقی بماند.

انتخاب نوع واحد مدیریت پروژه

انتخاب نوع واحد مدیریت پروژه باید با توجه به اندازه سازمان، صنعت مربوطه و اهداف استراتژیک انجام شود. با توجه به اثری که این واحد بر اهداف بلندمدت کسب و کار دارد، سازمان‌ها باید نوع واحد مدیریت پروژه را به دقت انتخاب کنند. به عنوان مثال، واحد مدیریت پروژه حمایتی برای شرکت‌های کوچک مناسب‌تر است زیرا می‌تواند واحدهای مختلف را راهنمایی کند و بلوغ مدیریت پروژه را تقویت کند. واحد مدیریت پروژه کنترل کننده ممکن است برای شرکت‌های بزرگ انتخاب مناسب‌تری باشد، زیرا بر استانداردسازی و تطابق سازمانی تاکید دارد.

توسعه فرآیندهای استاندارد مدیریت پروژه

فرآیند‌های استاندارد مدیریت پروژه به سازمان کمک می‌کنند که چهارچوبی منسجم برای موارد زیر تعیین کند.

• انتخاب پروژه
• برنامه‌ریزی برای پروژه
• اجرای پروژه
• نظارت بر پروژه
• پایان پروژه

با مشخص کردن و توسعه فرآیندها، مرحله دوم آغاز می‌شود که مربوط به پیاده‌سازی این فرآیندها است. سازمان برای این مرحله می‌تواند آموزش‌هایی ارائه دهد تا مطمئن شود که تمام منابع شیوه اعمال این فرآیند‌ها را درک کرده‌اند.

تعیین شاخص عملکرد کلیدی واحد

آخرین مرحله، تعیین «شاخص عملکرد کلیدی» (Key Performance Indicators | KPIs) برای واحد مدیریت پروژه است که بر اساس اصول SMART  صورت می‌گیرد. در ادامه بخش‌های مختلف اصول اسمارت را معرفی می‌کنیم.

1. «واضح بودن هدف» (Specific)
2. «دارا بودن قابلیت اندازگیری» (Measurable)
3. «قابل دستیابی» (Achievable)
4. «مرتبط با اهداف» (Relevant)
5. «داشتن محدودیت زمانی» (Time-Bound)

تعیین شاخص عملکرد کلیدی باعث می‌شود که سازمان بتواند میزان اثربخشی این واحد را ارزیابی کند و به استراتژی‌های مناسبی برای فعالیت واحد و پروژه‌ها برسد. در صورتی که تمایل دارید در مورد شاخص عملکرد کلیدی اطلاعات کامل‌تری به دست بیاورید و راهنمایی جامع برای تنظیم آن داشته باشید، پیشنهاد می‌دهیم مطلب «شاخص کلیدی عملکرد (KPI) چیست؟ راهنمای جامع تنظیم» از مجله فرادرس را مطالعه کنید.

شاخص عملکرد کلیدی واحد مدیریت پروژه

شاخص عملکرد کلیدی واحد مدیریت پروژه را در هفت دسته زیر می‌توان طبقه‌بندی کرد.

1. تکمیل بهتر پروژه‌ها
2. بهتر شدن پیش‌بینی‌ها
3. افزایش رضایت ذی‌نفعان
4. کاهش زمان ورود به بازار
5. مدیریت بهتر منابع
6. بهبود شیوه مدیریت پروژه
7. بهینه‌سازی مالی

در ادامه جزئيات هر یک از این دسته‌بندی‌ها را ارائه می‌دهیم تا بهتر متوجه شویم که از واحد مدیریت پروژه باید چه انتظارهایی داشت.

تکمیل بهتر پروژه‌ها

منظور از تکمیل بهتر پروژه‌ها این است که با وجود واحد مدیریت پروژه انتظار می‌رود که نسبت پروژه‌هایی که با موفقیت به پایان رسیده‌‌اند به تمام پروژه های موجود در پورتفولیو افزایش یابد. همچنین سازمان انتظار دارد که نسبت پروژه‌های استراتژیک مهم و موفق نیز افزایش پیدا کند.

بهتر شدن پیش‌بینی‌ها

برای ارائه پیش‌بینی‌هایی دقیق‌تر واحد مدیریت پروژه باید پیش‌بینی‌هایی خود در مورد دو موضوع زیر را با دقت بهتری به سازمان و واحدهای اجرایی ارائه دهد.

1. نسبت هزینه‌های تخمینی پروژه به هزینه‌های واقعی
2. نسبت مدت‌زمان تخمینی پروژه به مدت‌زمان واقعی

افزایش رضایت ذی‌نفعان

یکی از نکاتی که واحد مدیریت پروژه نسبت به آن حساس است، افزایش رضایت ذی‌نفعان است؛ ذی‌نفعان یک پروژه شامل تمام افرادی است که از انجام آن پروژه به آن‌ها سود می‌رسد، برای مثال سهامداران و مشتریان محصول یا خدمت حاصل از پروژه، ذی‌نفعان آن حساب می‌شوند. بنابراین برای افزایش رضایت ذی‌نفعان واحد مدیریت پروژه دو نکته زیر را مدنظر دارد.

1. افزایش میانگین رضایت مشتری در مقایسه با سال‌های گذشته
2. افزایش میانگین رضایت کارکنان پروژه در مقایسه با سال‌های گذشته

کاهش زمان ورود به بازار

برای کاهش زمان ورود محصول یا خدمات نهایی پروژه به بازار، واحد مدیریت پروژه به نکات زیر توجه می‌کند.

• کاهش زمان سپری‌شده بین ایده‌پردازی پروژه و شروع آن نسبت به سال‌های گذشته
• کاهش زمان سپری‌شده بین ایده‌پردازی پروژه و تکمیل آن نسبت به سال‌های گذشته
• کاهش درصد پروژه‌هایی که پیشرفت یکسانی در طی چندین دوره گزارش‌دهی داشته‌اند.

مدیریت بهتر منابع

واحد مدیریت پروژه هنگام برنامه‌ریزی برای پروژه باید برای منابع مختلفی که برای پروژه نیاز هستند نیز تصمیم بگیرد. در ادامه مواردی که باید در نظر گرفته شوند را مطرح می‌کنیم.

• تعداد دوره‌های آموزشی که تکمیل شده‌اند به نسبت تعداد دوره‌های آموزشی سال گذشته
• نسبت مدیران یا متخصصان داخلی پروژه به مدیران یا متخصصان خارجی استخدام‌شده
• تعداد کارکنانی که به‌ طور هم‌زمان در چندین پروژه مشغول به کار هستند.
• تعداد پروژه‌هایی که به نسبت سال گذشته درگیر تعارض منابع شده‌اند.

بهبود شیوه مدیریت پروژه

برای بهبود شیوه مدیریت پروژه باید به چهار اصل زیر دقت داشت.

• میزان زمانی که طول می‌کشد تا پس از بروز انحرافات، ریسک‌ها و تعارض‌ها، اقدامات اصلاحی انجام شوند.
• تعیین نسبت پروژه‌های فعالی که قرارداد نهایی ندارند یا ثبت سفارش نشده‌اند.
• نسبت پروژه‌هایی که مستندات آن‌ها به طور کامل تهیه شده است به پروژه‌هایی که مستندات آن‌ها ناقص است.
• تعیین درصد گزار‌ش‌های مربوط به وضعیت پروژه که قدیمی شده‌اند.

منظور از درصد گزارش‌های قدیمی این است که یک بازه زمانی مشخص تعیین شود، به عنوان مثال ۵ سال، سپس باید تعداد گزارش‌هایی که مربوط به پیش از این ۵ سال هستند مشخص شده و به تعداد کل گزارش‌های وضعیت پروژه تقسیم شوند. این شاخص عملکرد کلیدی برای تعیین میزان به روز بودن گزارش‌های وضعیت پروژه تعریف می‌شود.

بهینه‌سازی مالی

واحد مدیریت پروژه برای بهینه‌سازی مالی پروژه‌ها دو وظیفه برعهده دارد که در ادامه به آن‌ها می‌پردازیم.

1. تحلیل «نرخ بازگشت سرمایه» (ROI) سالانه تمام پروژ‌هایی که توسط واحد مدیریت پروژه هماهنگ می‌شوند.
2. تعیین درصد پروژه‌هایی که بودجه صرف شده برای تکمیل آن‌ها پایین‌تر از بودجه پیش‌بینی شده بوده است و مقایسه این درصد با درصد پروژه‌هایی با شرایط مشابه در سال گذشته.

داشتن دفتر مدیریت پروژه برای سازمان‌ها و شرکت‌ها مزایای متعددی مانند استانداردسازی متدولوژی مدیریت پروژه دارد. استفاده از رویکردی متمرکز برای برنامه‌ریزی پروژه به ایجاد شفافیت و دستیابی به نتایج دقیق کمک می‌کند؛ در برخی موارد، این موضوع می‌تواند باعت کاهش هزینه‌های پروژه شود زیرا PMO  مسئول است که تخمین‌های دقیق درباره موارد زیر ارائه دهد.

• زمان مورد نیاز پروژه
• هزینه‌های مورد نیاز پروژه
• منابع مورد نیاز پروژه

نظارت این واحد بر روند انجام پروژه باعث می‌شود که احتمال نیاز به اصلاحات مختلف کاهش یابد که این موضوع نیز می‌تواند بر حفظ و جلوگیری از هدر رفت منابع اثر بگذارد. یکی دیگر از مزایای واحد مدیریت پروژه در سازمان‌ها این است که تک تک پروژه‌ها با اهداف کلی سازمان هماهنگ هستند و منابع برای پیش بردن پروژه‌های غیر مرتبط صرف نمی‌شوند.

واحد مدیریت پروژه با ثبت اطلاعات پروژه‌ها به سازمان این امکان را می‌دهد که تجارب گذشته را جمع‌آوری کرده و از آن‌ها برای برنامه‌ریزی پروژه‌های آینده استفاده کند. به عنوان مثال، واحد مدیریت پروژه می‌تواند شباهت‌های میان پروژه‌ها را شناسایی کند و به این ترتیب، اطلاعات و منابع لازم را در اختیار تیم‌های مختلف پروژه قرار می‌دهد تا روند انجام پروژه و کامل کردن آن ساده‌سازی و از تکرار غیرضروری برخی موراد نیز جلوگیری شود.

یکی از وظایف دفتر مدیریت پروژه انتخاب و آموزش مدیران پروژه‌ها و پشتیبانی کردن از آن‌ها در انجام امور است. این موضوع به سازمان کمک می‌کند تا نیروهای انسانی مجربی داشته باشد که نتیجه آن را در بالا رفتن احتمال موفقیت و تکمیل پروژه‌ها می‌توان مشاهده کرد.

چالش‌های واحد مدیریت پروژه

سازمان‌یافته‌ترین دفترهای مدیریت پروژه نیز ممکن است در مسیر فعالیت خود با موانعی روبه‌رو شوند که در ادامه تعدادی از آن‌ها را نام می‌بریم.

• عدم موفقیت در تعیین اهداف مناسب
• ضعف در مدیریت ذی‌نفعان
• تخصیص نادرست منابع
• خزش محدوده

«خزش محدوده» (Scope creep) یکی از مشکلات رایجی است که در زمان تغییر نیازمندی‌های پروژه نسبت به توافق اولیه رخ می‌دهد. این موضوع می‌تواند باعث افزایش هزینه‌ها و به دنبال آن اثرگذاری بر بودجه دیگر پروژه‌های واحد مدیریت پروژه شود.

در صورتی که این واحد سطح مناسبی از اختیارات را نداشته باشد، چالش‌هایی در روند پیشرفت پروژه به وجود خواهد آمد. به عنوان مثال، در صورتی که مدیریت ارشد شرکت از فعالیت‌های واحد مدیریت پروژه حمایت نکند یا دامنه وظایف واحد به وضوح تعریف نشده باشد، PMO مشکلات متعددی خواهد داشت.

علاوه بر تمام موارد فوق، امکان وجود مشکلاتی در زمینه مدیریت تیم‌های پروژه نیز وجود دارد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌کنیم.

1. کمبود ارتباط بین واحد مدیریت پروژه و اعضای تیم‌های فعال در پروژه
2. کمبود مهارت‌های مورد نیاز
3. عدم شفافیت در کار تیم‌های مختلف
4. ناتوانی در پیش‌بینی یا حل تعارضات تیمی با روش‌هایی مناسب

یادگیری نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه با فرادرس

مدیریت پروژه فرآیندی پیچیده است که نیازمند تجربه و دانش به روز است. اکثر افرادی که در زمینه مدیریت پروژه فعالیت دارند، در تلاش هستند که با ابزارها و روش‌های جدید آشنا شوند تا بهترین استراتژی را برای مدیریت پروژه طراحی کنند. دفتر مدیریت پروژه سازمان‌ها به طور معمول اهدافی مانند کنترل هزینه‌ها، افزایش کیفیت محصول یا خدمات، مدیریت منابع و نظارت بر روند پیشرفت پروژه دارند.

برای رسیدن به هر یک از این اهداف، اعضای این واحد باید به ابزارهای خاصی مسلط باشند یادگیری بسیاری از آن‌ها امری پیچیده به نظر می‌رسد اما می‌توان به کمک فیلم‌های آموزشی از تمام امکانات هر نرم‌افزار استفاده کرد، در ادامه تعدادی از فیلم‌های آموزشی تهیه شده توسط فرادرس را به شما معرفی می‌کنیم.

در صفحه مجموعه فیلم های آموزش مدیریت و کنترل پروژه – مقدماتی تا پیشرفته فرادرس می‌توانید به فیلم‌های آموزشی متعددی در زمینه روش‌های گوناگون مدیریت پروژه، ابزارهای مرسوم برای مدیریت و کنترل پروژه و شیوه‌های تحلیل داده‌ها، هزینه‌ و منفعت، روش‌های برنامه‌ریزی و زمان‌بندی، اصول اخلاقی و غیره دسترسی پیدا کنید؛ لینک دسترسی به این مجموعه آموزشی را در ادامه در اختیار شما قرار می‌دهیم.

تکنولوژی‌ها، ابزارها و مهارت‌های مورد نیاز

ابزارهای مدیریت پروژه یکی از موضوعات مهم در بررسی عملکرد واحد مدیریت پروژه سازمان‌ها هستند، زیرا نرم‌افزارهای مدیریت پروژه پیچیده و گسترده هستند. دفترهای مدیریت پروژه به قابلیت‌های خاصی برای مدیریت پروژه نیازمند هستند که در ادامه آن‌ها را مطرح می‌کنیم.

• «مدیریت منابع» (Resource Management)
• «مدیریت وظایف» (Task Management)
• «مدیریت جریان کار» (Workflow Management)
• «ابزارهای برنامه‌ریزی» (Planning Tools)

علاوه بر این‌ موارد، تیم‌های پروژه باید بتوانند با یکدیگر در تعامل باشند و کنترل وظایف خود در پروژه را برعهده بگیرند، زیرا وظایف هر تیم می‌تواند بر فعالیت تیم‌های دیگر اثرگذار باشد. بنابراین به کمک نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، فرآیند کار بر روی هر پروژه استانداردسازی شده و اهداف کسب و کار از انجام پروژه به دست می‌آید. PMO برای انتخاب ابزاری مناسب می‌تواند وجود هر یک از امکانات زیر را در ابزار مورد نظر بررسی کند.

1. سهولت استفاده
2. امکان ایجاد تغییرات دلخواه بر اساس نیازهای موجود
3. امکان زمان‌بندی
4. امکان ارائه گزارش
5. امکان مدیریت زمان
6. وجود «داشبورد تحلیلی» (Dashboard Analytics)
7. انعطاف‌پذیری
8. امکان اتوماسیون وظایف و اعلانات

این معیارها به ما نشان می‌دهند که به کمک ابزارهای مدیریت پروژه می‌توان عملکرد تیم‌های فعال در پروژه را بررسی کرد، البته باید به یاد داشت که این ابزارها متناسب با متدولوژی مدیریت پروژه انتخاب می‌شوند و تهیه این امکانات برای مدیریت پروژه کافی نیست، بلکه متخصصان واحد مدیریت پروژه باید در زمینه مهارت‌های نرم نیز آموزش دیده باشند تا بتوانند در مواقع لزوم با افراد مختلف ارتباط برقرار کرده یا حتی مذاکره کنند.

آن‌ها باید توانایی حل مسئله بالا و قدرت تصمیم‌گیری، به خصوص در مواقع ضروری داشته باشند، به همین منظور تقویت مهارت‌های ارتباطی شفاهی، کتبی و حتی گوش دادن فعال به کارشناسان واحد، علی الخصوص مدیر پروژه، در پیشبرد اهداف سازمان کمک شایان توجهی می‌کند.

نرم‌افزارهای مدیریت پروژه

«نرم‌افزارهای مدیریت پروژه» (PMO Softwares) به منظور سازمان‌دهی کارآمد فرآیند انجام پروژه، برنامه یا پورتفولیو استفاده می‌شود و به واحد مدیریت پروژه کمک می‌کنند تا نظارتی دقیق بر روند انجام پروژه داشته باشد. در ادامه با برخی از وظایف نرم‌افزار مدیریت پروژه آشنا می‌شویم.

1. تجزیه و تحلیل
2. ردیابی روند انجام وظایف
3. برنامه‌ریزی
4. تخصیص منابع
5. اولویت‌بندی
6. زمان‌بندی
7. گزارش‌دهی

نرم افزار مدیریت پروژه باید ویژگی‌هایی از قبیل انعطاف‌پذیری و توانایی سازگاری با تغییرات، عوامل محیطی سازمان اجراکننده پروژه و انتظارات ذی‌نفعان را داشته باشد. این نرم‌افزار باید توانایی مدیریت و آنالیز تیم‌ها را داشته باشد و در کنار این دو، باید دارای ویژگی‌هایی برای مشارکتی مبتنی بر همکاری نیز باشد. با توجه به افزایش آگاهی سازمان‌ها نسبت به فعالیت PMO، ابزارهای متنوعی برای مدیریت پروژه ساخته شده‌اند که در ادامه تعدادی از آن‌ها را نام می‌بریم.

• «جیرا» (Jira)
• «مایکروسافت پروجکت» (Microsoft Project)
• «رایک» (ٰWrike)
• «ترلو» (Trello)
• «آسانا» (Asana)
• «ماندی.کام» (Monday.Com)
• «کلیک‌آپ» (ClickUp)

جمع‌بندی

در این مطلب از مجله فرادرس به بررسی ساختار و فعالیت یکی از مهم‌ترین واحدهای سازمانی پرداختیم که با عنوان «واحد مدیریت پروژه» شناخته می‌شود. این واحد با داشتن متخصصانی مانند مدیران پروژه، متخصصان فرآیند، تحلیلگران داده، دستیاران و غیره، قادر است که وظایف متعددی را به انجام برساند.

حضور PMO در سازمان‌ها به آن‌ها کمک می‌کند که احتمال موفقیت پروژه را بالاتر ببرند، زیرا این واحد با برنامه‌ریزی، زمان‌بندی و کنترل فرآیند پروژه در تلاش است که مشکلات احتمالی در روند انجام پروژه را به حداقل برساند.

با توجه به تعدد وظایفی که بر عهده این واحد است، PMO پس از انتخاب متدولوژی مناسب پروژه، باید نرم‌افزارهای مناسب آن متدولوژی را انتخاب کند و با استفاده از آن‌ها مواردی مانند ایجاد فضای اشتراکی برای اعضای تیم‌های اجرایی، تهیه گزارش‌ها، زمان‌بندی و غیره را در دستور کار خود قرار دهد.