سلب مسئولیت مطالب رپورتاژ آگهی: مجموعه‌ی «فرادرس» در تهیه‌ و تنظیم این محتوای تبلیغاتی نقشی نداشته و مسئولیتی راجع به صحت آن نمی‌پذیرد.

طراحی مناسب یک «برنامه عملیاتی» یا «اکشن پلن» (Action Plan)، ابزار مؤثری برای پیگیری و تحقق اهداف شغلی، تجاری یا شخصی است. با استفاده از چنین برنامه‌ای، می‌توانید مسیر روشن و منظمی به سوی موفقیت ترسیم کرده و گام‌به‌گام به اهداف خود نزدیک‌تر شوید. در این مطلب، توضیح می‌دهیم که اکشن پلن چیست، چرا اهمیت دارد و چگونه می‌توانید برنامه‌ای تدوین کنید که به شما در دستیابی به اهدافتان کمک کند. پس با ما همراه باشید.

اکشن پلن (Action Plan) چیست؟

برنامه یا پلن عملیاتی یا همان اکشن پلن، یک نقشه ساده و مشخص است که به شما نشان می‌دهد برای رسیدن به یک هدف خاص، دقیقا چه کارهایی باید انجام دهید. در واقع این برنامه هدف شما را به قدم‌های کوچک‌تر و واضح‌تر تقسیم می‌کند و برای هر قدم یک زمان مشخص در نظر می‌گیرد. این کار باعث می‌شود بدانید دقیقا از کجا شروع کنید، چه زمانی هر مرحله را انجام دهید و در نهایت چه موقع به هدفتان برسید. از برنامه عملیاتی می‌توانید برای رسیدن به یک یا چند هدف مختلف استفاده کنید.

چگونه در ۵ قدم ساده، یک پلن عملیاتی بنویسیم؟

طراحی برنامه عملیاتی برای اهداف مختلف، متفاوت است، اما معمولا می‌توان آن را بر اساس مراحل زیر انجام داد:

1. تعیین یک هدف روشن و مشخص
2. تهیه فهرست از کارها
3. زمان‌بندی دقیق
4. مشخص کردن منابع و افراد مناسب
5. کنترل مسیر پیشرفت

در ادامه، در مورد هریک از این موارد توضیح می‌دهیم.

۱. با روش SMART یک هدف روشن و مشخص تعیین کنید

قبل از شروع، بهتر است هدف خود را در چارچوب SMART تعیین کنید. در این روش، هدف شما باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• «مشخص» (Specific): برای مثال، به جای این که بگویید «می‌خواهم فروش بیشتری داشته باشم»، دقیقا تعیین کنید چقدر افزایش فروش می‌خواهید، مثلا «افزایش فروش تا ۲۰٪».
• «قابل اندازه‌گیری» (Measurable): روشی برای بررسی میزان پیشرفت به سوی هدف داشته باشید، مثلا «تهیه گزارش‌های هفتگی یا ماهانه از فروش».
• «دست‌یافتنی» (Attainable): مطمئن شوید که هدف شما واقع‌بینانه است و تیم یا شما توان انجام آن را دارید.
• «مرتبط» (Relevant): هدف باید مستقیما به خواسته اصلی شما مربوط باشد. مثلا اگر هدف شما افزایش درآمد تبلیغاتی است، ایجاد یک برنامه ایمنی جدید برای محل کار چندان مرتبط نیست.
• «زمان‌دار» (Time-based): برای هدف خود زمان مشخصی تعیین کنید، برای مثال «افزایش درآمد به میزان ۱۰٪ طی ۱۲ ماه آینده» یک هدف مبتنی بر زمان است.

۲. کارهایی که باید انجام دهید را فهرست کنید

بعد از تعیین هدف، تمام کارهایی را که برای رسیدن به آن لازم است، بنویسید. هدف بزرگ خود را به قدم‌های کوچک‌تر تقسیم کنید تا ساده‌تر به آن برسید. اگر بعضی از این قدم‌ها همچنان پیچیده هستند، آن‌ها را به کارهای کوچک‌تر و واضح‌تر تقسیم کنید.

برای مثال، اگر هدف شما دریافت ترفیع شغلی است، شاید نیاز داشته باشید عملکردتان را به سطح مشخصی برسانید یا مهارت جدیدی یاد بگیرید. یادگیری مهارت جدید خودش می‌تواند به چند مرحله ساده‌تر تقسیم شود. هر قدم را به شکل واضح بنویسید.

۳. زمان‌بندی دقیقی داشته باشید

علاوه بر مشخص کردن زمان نهایی برای رسیدن به هدف، باید برای هر قدم نیز یک زمان مشخص کنید. داشتن یک زمان‌بندی واقع‌بینانه به شما کمک می‌کند تا همواره پیشرفت داشته باشید و از مسیر منحرف نشوید.

مثلا اگر هدفتان این است که تا یک سال آینده ترافیک وب‌سایت خود را دو برابر کنید، می‌توانید بگویید «تا دو ماه آینده تعداد پست‌هایم در شبکه‌های اجتماعی را ۳۰٪ افزایش می‌دهم» و «همین حالا یک متخصص سئو استخدام می‌کنم تا استراتژی جدیدی را شروع کنیم».

۴. منابع و افراد مناسب را مشخص کنید

اگر پروژه بزرگی دارید، احتمالا نیاز دارید که هر کار را به یک فرد مشخص بسپارید. بررسی کنید افراد تیم شما چه توانایی‌هایی دارند و کدام فرد برای هر کار مناسب‌تر است. همچنین منابع لازم (پول، تجهیزات، ابزارها و…) را مشخص کنید.

برای مثال، اگر یک کمپین بازاریابی دارید، باید بدانید کدام فرد در تولید محتوا، شبکه‌های اجتماعی یا سئو قوی‌تر است و مشخص کنید که به چه ابزارها و نرم‌افزارهایی نیاز دارید.

۵. پیشرفتتان را کنترل کنید

در نهایت، روشی برای پیگیری و کنترل پیشرفت برنامه خود مشخص کنید. می‌توانید از جلسات منظم یا روش گزارش‌دهی داخلی استفاده کنید تا مطمئن شوید کارها به‌موقع انجام می‌شوند.

به‌عنوان مثال، فرض کنید هدف شما این است که بخش خدمات مشتری بتواند تا پایان سال روزانه به ۱۰۰۰ درخواست پاسخ دهد. برای این کار باید حداقل ۱۰ نماینده داشته باشید. برای بررسی پیشرفت، می‌توانید در نیمه سال، تعداد درخواست‌های پاسخ داده شده و تعداد نمایندگان را ارزیابی کنید تا متوجه شوید چقدر به هدف خود نزدیک هستید.

سخن پایانی؛ چرا پلن عملیاتی مفید است؟

اکشن‌پلن، به دلایل مختلفی می‌تواند مفید باشد. برای مثال، به کارمندان کمک می‌کند عملکرد خود را بهبود دهند و به مدیران پروژه کمک می‌کند کارها را با شفافیت به اعضای تیم واگذار کنند. همچنین، یک برنامه اقدام به شما کمک می‌کند مسیر رسیدن به هدف را واضح و روشن ببینید، انگیزه خود را حفظ و به راحتی روند پیشرفت‌تان را پیگیری کنید. حتی ممکن است در مدیریت بهتر بودجه نیز به شما کمک کند. در نهایت، اگر به صورت تیمی کار می‌کنید، برنامه عملیاتی به شما کمک می‌کند وظایف هر فرد را به شکلی مشخص و شفاف تعیین کرده و هماهنگی بیشتری بین اعضای تیم ایجاد کنید.