ماتریس آیزنهاور یک روش برنامه‌ریزی ساده و کاربردی برای مدیریت بهتر زمان و اولویت‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیت آن‌ها است. روش استفاده از این ماتریس به این صورت است که کارها را به ۴ دسته فوری و مهم، غیرفوری و مهم، فوری و غیرمهم و غیرفوری و غیرمهم تقسیم می‌کنیم. این کار کمک می‌کند تصمیم بگیریم چه کاری باید فورا انجام دهیم، چه کارهایی باید به بعد موکول شود، چه کاری را باید به دیگران واگذار کنیم و چه کار‌هایی را باید حذف کنیم. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم ببینیم ماتریس آیزنهاور چیست و نحوه اولویت‌بندی کارها با این روش مدیریت زمان چگونه است. در گام بعدی، کاربرد‌های این ماتریس و دلایل اهمیت و مزایای استفاده از آن را یاد می‌گیریم.

ماتریس آیزنهاور چیست؟

«آنچه فوری است، همیشه مهم نیست و آنچه مهم است، همیشه فوری نیست». این نقل‌قولی از «دوایت آیزنهاور» (Dwight D. Eisenhower) یکی از رئیس‌جمهورهای آمریکا است که ماتریس آیزنهاور بر اساس آن ابداع شده است. «ماتریس یا روش آیزنهاور» (Eisenhower Matrix) یک جدول ساده ۲ در ۲ برای تصمیم‌‌گیری و مدیریت وظایف است که به شما کمک می‌کند بین کارهای مهم و غیرمهم و کارهای فوری و غیرفوری تمایز قائل شوید.

به کمک این ابزار، پس از اولویت‌‌بندی وظایف در چهار بخش جداگانه، به‌خوبی تشخیص می‌دهید کدام کارها را باید اول انجام دهید و کدام کارها را باید واگذار یا حذف کنید. اولویت‌بندی وظایف در این ماتریس به‌صورت زیر انجام می‌شود:

• کارهای فوری و مهم: کارها و وظایفی که موعد مقرر مشخصی دارند یا انجام ندادن آن‌ها پیامد منفی دارد، بنابراین باید انجام شوند (Do).
• کارهای غیرفوری و مهم: کارها و وظایفی که موعد مقرر مشخصی ندارند و به موفقیت شما در دراز‌مدت کمک می‌کنند، بنابراین باید انجام آن‌ها را زمان‌‌بندی کنید (Schedule).
• کارهای فوری و غیرمهم: کارها و وظایفی که باید انجام شوند ولی به مهارت‌های خاص شما نیاز ندارند، بنابراین انجام آن‌ها باید به دیگران واگذار شود (Delegate).
• کارهای غیرفوری و غیرمهم: کارها و وظایف غیرضروری که باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند، بنابراین باید آن‌ها را حذف کنید (Delete).

عکس ماتریس آیزنهاور را در زیر آورده‌ایم تا مفهوم این اولویت‌بندی را بهتر درک کنید.

هدف از ماتریس آیزنهاور سردرگم نشدن در فهرست‌های طولانی کارها و دسته‌بندی کارها بر اساس اولویت و میزان اهمیتی است که در زندگی دارند. به این ترتیب، یک برنامه بصری از کارهای فوری، مهم و حتی کارهای غیرضروری روزانه در اختیار داریم که با اولویت‌بندی کارها در آن، راحت‌تر می‌توان برای زمان‌بندی و انجام کارهای مهم برنامه‌ریزی کرد.

نام و ایده اولیه ماتریس آیزنهاور هم از نام سی‌وچهارمین رئیس‌جمهور آمریکا گرفته شده است که معتقد بود وظایف او در دو دسته اصلی «فوری» و «مهم» قرار می‌گیرند. اولین بار نیز این «استفان کاوی» (Stephen Covey) نویسنده «کتاب معروف ۷ عادت مردمان موثر» (The 7 Habits of Highly Effective People) بود که ماتریس آیزنهاور را بر اساس این نقل‌‌قول ابداع کرد. به ماتریس آیزنهاور، ماتریس مدیریت زمان، جدول آیزنهاور و ماتریش فوریت-‌اهمیت نیز گفته می‌شود.

در ادامه، بخش‌های چهارگانه ماتریس آیزنهاور را با دقت و جزییات بیشتری بررسی می‌کنیم. پیش از شروع پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با تمام روش‌های مدیریت زمان، فیلم آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های آن از فرادرس را مشاهده کنید.

بخش اول ماتریس آیزنهاور: انجام بده

اولین بخش در جدول آیزنهاور به کارهای فوری و مهم اختصاص دارد که باید در اولین فرصت ممکن انجام شوند. پروژه‌های دارای مهلت انجام، وظایف با اولویت بسیار بالا و مدیریت بحران‌ها ازجمله اصلی‌ترین مثال‌های وظایف «مهم و فوری» (Important and Urgent) هستند. در فهرست زیر به چند مورد از ویژگی‌های این وظایف اشاره شده است:

• مهلت انجام یا تحویل آن‌‌ها محدود و در حال نزدیک شدن است.
• به توجه و رسیدگی فوری شما نیاز دارند.
• مشکلات یا بحران‌هایی هستند که باید مدیریت یا به‌سرعت برطرف شوند.
• فکر کردن در مورد انجام آن‌‌ها برای شما استرس‌آور است.
• در صورت انجام نشدن باید با پیامد‌های منفی آن‌ها روبه‌رو شوید.
• ریسک یا هزینه انجام آن‌ها زیاد است ولی در صورت انجام شدن، ارزش زیادی برای شما دارند.

بخش دوم ماتریس آیزنهاور: برنامه زمانی تعیین کن

دومین بخش ماتریس آیزنهاور به کارهای غیرفوری ولی مهمی مربوط می‌شوند که باید برای انجام آن‌ها «برنامه‌ریزی» (Schedule) داشته باشید. مهم‌ترین ویژگی این وظایف این است که نیازی به رسیدگی فوری شما ندارند ولی باید آن‌ها را زمان‌بندی کنید و به‌ترتیب اولویت آن‌ها را به انجام برسانید چون انجام آن‌ها در دستیابی به اهداف بلند‌مدت شما تاثیرگذار است. برنامه‌ریزی برای کارها، شبکه‌سازی با دیگران، یادگیری مهارت‌های جدید، شرکت در رویداد‌ها و … از بهترین مثال‌های این بخش هستند. مهم‌ترین ویژگی‌های کارهای «غیرفوری و مهم» (Not Urgent & Important) عبارت‌اند از:

• اغلب مهلت انجام یا تحویل ثابتی ندارند.
• به توجه و تعهد کامل شما نیاز دارند.
• انجام آن‌ها نمی‌تواند و نباید برای مدت‌های طولانی به تعویق بیافتد.

این کارها از نظر اولویت، پس از کارهای فوری و مهم قرار می‌گیرند و می‌توانید با کمک گرفتن از تکنیک‌های مدیریت زمان مانند «روش پومودورو» (Pomodoro Method) یا «قانون پارتو» (Pareto Principle) آن‌‌ها را در مدت زمان کوتاه‌تری به انجام برسانید.

بخش سوم ماتریس آیزنهاور: به دیگران بسپار

سومین خانه جدول آیزنهاور به کارهای فوری و غیرمهمی اختصاص دارد که می‌توانید انجام آن‌ها را به دیگران «واگذار» (Delegate) کنید. این کارها باید فورا انجام شوند ولی چون تاثیری روی اهداف بلند‌مدت شما ندارند، آن‌ها را «غیرمهم ولی فوری» (Urgent and Not Important) در نظر می‌گیریم. روتین‌های پاسخ‌گویی مانند پاسخ دادن به ایمیل و تماس، پر کردن فرم‌ها و کارهای تکراری که می‌توان آن‌ها را به‌صورت خودکار انجام داد، از اصلی‌ترین این موارد هستند. این کارها را می‌توانید با توجه به ویژگی‌‌‌های زیر بشناسید:

• مهلت انجام دارند ولی نیازی نیست توسط شخص شما انجام شوند.
• برای انجام این کار‌ها اغلب نیازی به مهارت‌ها یا تجربیات شما نیست.
• بقیه اعضای تیم یا دیگران می‌توانند بدون دخالت شما این کارها را انجام دهند.

واگذار کردن کارها به دیگران هم در کاهش فشار کاری شما موثر است و هم فرصت رشد و توسعه مهارت‌های دیگران را فراهم می‌کند.

بخش چهارم ماتریس آیزنهاور: حذف کن

چهارمین خانه ماتریس آیزنهاور مخصوص کارهای غیرفوری و غیر مهم است که اصلا لازم نیست آن‌ها را انجام دهید. همه مواردی که از فهرست کارهای شما باقی مانده‌اند و نتوانسته‌اید آن‌ها را در هیچ‌یک از سه خانه دیگر ماتریس قرار دهید، در این بخش قرار می‌گیرند. بهترین مثال‌های این کار‌‌ها، جلسات غیرضروری، اسکرول طولانی در شبکه‌های اجتماعی یا کارهایی است که وقت خود را صرف آن‌ها می‌کنیم ولی ارزشی به ما اضافه نمی‌‌کنند. کارهای «غیرفوری و غیرمهم» (Not Urgent & Not Important) اغلب یک یا چند مورد از ویژگی‌های زیر را دارند:

• این کارها باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند.
• هدف ارزشمندی پشت انجام آن‌ها نیست.
• زمان و انرژی زیادی از شما صرف می‌کنند و آورده‌ای برای شما ندارند.

حالا که می‌دانیم بخش‌های مختلف ماتریس آیزنهاور چیست، لازم است مراحل استفاده و تکنیک‌‌های به‌کارگیری موثر آن را هم یاد بگیریم که موضوع بخش بعدی است.

مراحل استفاده از ماتریس آیزنهاور

مراحل استفاده از ماتریس آیزنهاور را می‌توان به‌صورت زیر خلاصه کرد:

1. تهیه فهرست از کارها و وظایف
2. تعیین اهمیت و فوریت هریک از وظایف
3. مشخص کردن محل هریک از وظایف در ماتریس
4. اولویت‌بندی کارها در هر بخش از ماتریس
5. انجام کار‌ها بر اساس اولویت‌ها
6. مرور ماتریس و تنظیم مجدد

در ادامه، در مورد هریک از مراحل بالا توضیح می‌دهیم و یک ماتریس آیزنهاور را با وظایف فرضی یک کارشناس تولید محتوا با مثال تنظیم می‌کنیم تا بهتر درک کنید نحوه استفاده از ماتریس آیزنهاور چیست. پیش از شروع، پیشنهاد می‌کنیم با مشاهده فیلم آموزش مدیریت زمان جهت بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای از فرادرس، با تمام تکنیک‌های مدیریت زمان و وظیفه آشنا شوید.

۱. تهیه فهرست از کارها و وظایف

در اولین مرحله تنظیم ماتریس آیزنهاور باید فهرستی از همه کارها و وظایف نیازمند به رسیدگی، تهیه کنیم. تفاوتی ندارد که این کارها و وظایف مربوط به زندگی شخصی یا کاری ما باشند. علاوه بر آن، در این مرحله نیازی به اولویت‌بندی یا دسته‌بندی خاصی و فقط لازم است همه کارهایی را که انجام آن‌ها به توجه ما نیاز دارد، در یک فهرست کنار هم بیاوریم.

برای مثال، اگر یک کارشناس تولید محتوا بخواهد یک ماتریس آیزنهاور برای خود تنظیم بسازد، می‌تواند فهرستی شبیه تصویر زیر تدوین کند:

۲. تعیین اهمیت و فوریت هریک از وظایف

در مرحله بعدی، با مرور وظایف موجود در فهرست، به دو سوال زیر در مورد آن‌ها پاسخ می‌دهیم تا بتوانیم میزان فوریت و مهم بودن آن را تعیین کنیم:

1. آیا این کارفوری است؟: مهلت انجام محدودی دارد و خیلی سریع باید به آن رسیدگی کرد، بنابراین بله، فوری است.
2. آیا انجام این کار اهمیتی دارد؟: در دستیابی به اهداف بلند‌مدت، ارزش‌‌ها یا اولویت‌های زندگی من تاثیرگذار استی، بنابراین بله مهم است.

کاری‌های فوری به رسیدگی سریع نیاز دارند و اولویت انجام کارهای مهم نیز بر اساس میزان اثری که روی اهداف بلندمدت شما دارند، تعیین می‌شوند. در مثال کارشناس تولید محتوا بسته به موقعیت، می‌توان کارها و وظایف فهرست را به‌صورت زیر از نظر فوریت و اهمیت دسته‌بندی کرد:

۳. مشخص کردن محل هریک از وظایف در ماتریس

پس از مشخص کردن فوریت و اهمیت هر وظیفه، آن‌‌ها را در ماتریس آیزنهاور جایگذاری می‌کنیم. برای این کار، می‌توانید از الگو‌های آماده چاپی این ماتریس، جدول‌های آیزنهاور دیجیتالی، اپلیکیشن‌های مخصوص ماتریس آیزنهاور یا الگوی آماده‌ای که خودتان روی کاغذ رسم کرده‌‌اید، استفاده کنید. با این کار، کارهای مهم و غیرمهم برای شما تفکیک می‌شوند و ذهنیت بهتری از آنچه قرار است انجام دهید، پیدا خواهید کرد.

در مثال کارشناس تولید محتوا، می‌توان به‌سادگی و به کمک جدول بالا، کارها را در ماتریس زیر دسته‌بندی کرد:

۴. روش اولویت‌بندی کارها در هر بخش از ماتریس آیزنهاور چیست؟

حالا ماتریسی در اختیار دارید که وظایف مربوط به هر بخش در آن اضافه شده‌اند. در گام بعدی، باید کارهای موجود در این فهرست را بر اساس درجه فوریت و اهمیتی که در زندگی شما دارند، درجه‌بندی کنید. با انجام این مرحله می‌توانید کارهایی را که در هر بخش از اهمیت بیشتری برخوردار هستند، زودتر انجام دهید. در این مرحله، وظایف را بر اساس میزان تاثیر و مهلت انجام رتبه‌بندی یا شماره‌‌گذاری کنید تا رسیدگی به آن‌ها برای شما آسان‌تر باشد.

همان‌طور که در تصویر زیر می‌بینید، موارد ماتریس بر اساس اولویت‌های کارشناس تولید محتوا کمی در ماتریس جابه‌جا شده‌اند.

۵. نحوه انجام کار‌ها بر اساس اولویت‌ها در ماتریس آیزنهاور چیست؟

بعد از اولویت‌‌بندی و مرتب کردن کارها، نوبت به شروع کارها می‌رسد. این کار به‌صورت مراحل زیر انجام می‌شود و درک این مراحل باعث می‌شود بهتر درک کنید ماتریس آیزنهاور چیست:

1. ابتدا به سراغ خانه اول کارهای ضروری و مهم بروید و آن‌ها را یکی پس از دیگری انجام دهید.
2. قبل از برنامه‌ریزی برای کارهای خانه دوم (غیرفوری و مهم)، به سراغ کارهای خانه سوم بروید و انجام آن‌ها را به دیگران بسپارید.
3. پس از رسیگی به خانه سوم، به خانه دوم (غیرفوری و مهم) برگردید و برای انجام وظایف این بخش برنامه‌ریزی کنید.

در مثالی که برای کارشناس تولید محتوا ارائه داده‌ایم، پس از انجام کارهای خانه اول، باید به سراغ خانه سوم رفته و وظایفی مانند «تهیه فهرست ایمیل مشتریان» و «طراحی قالب گرافیکی» را به افراد دیگری در تیم‌های مارکتینگ یا طراحی گرافیک ارجاع داد. در مطلب زیر از مجله فرادرس معرفی کاملی از تکنیک‌های مدیریت زمان ارائه شده است:

۶. مرور ماتریس و تنظیم مجدد آن

در گام آخر، به ماتریس خود برگردید و بخش‌های مختلف آن را به‌طور منظم همزمان با انجام شدن کار‌ها، به‌روزرسانی کنید. توجه داشته باشید که در صورت با تغییر مهلت‌های تحویل و اولویت‌بندی کارها، ممکن است لازم است ترتیب وظایف را از اول مرتب کنید. این مرور را می‌توانید به‌صورت روزانه، هفتگی یا بر اساس زمان محول شدن کارهای جدید، مرتب کنید.

چگونه با فرادرس مدیریت زمان را بهتر یاد بگیریم؟

پرمشغله بودن لزوما به‌معنی بهره‌وری بالا نیست. بسیار اتفاق می‌افتد که زمان بسیار زیادی را صرف انجام کارهای مختلف می‌کنیم ولی در نهایت می‌بینیم که ذره‌ای به اهداف خود نزدیک نشده‌ایم. این موضوع باعث می‌شود بهای جسمی و ذهنی زیادی بپردازیم. اولویت‌بندی کارها این مشکل را برطرف می‌کند و ماتریس آیزنهاور یکی از بهترین تکنیک‌ها برای انجام این کار است چون با استفاده از آن می‌توانیم به‌خوبی تفاوت بین فوری و مهم را درک کنیم. فراموش نکنید که در زندگی پرشتاب امروز، این مدیریت موثر زمان است که ما را از دیگران چه در زندگی شخصی و چه حرفه‌ای متمایز می‌کند.

در همین راستا، فرادرس چند آموزش کاربردی در زمینه مدیریت زمان منتشر کرده که با مشاهده آن‌ها می‌توانید به‌طور اصولی با روش‌‌های اولویت‌بندی آشنا شوید. در فهرست زیر به نام چند آموزش مهم اشاره کرده‌ایم:

برای دسترسی به آموزش‌های بیشتر در این زمینه، می‌توانید به صفحات زیر مراجعه کنید:

تکنیک‌های ساده استفاده از ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور ساختار ساده‌ای دارد ولی اغلب اوقات به‌‌دلیل زیاد بودن کارها، اولویت‌بندی آن‌ها به این روش برای افراد چالش‌برانگیز است. با چند تکنیک ساده مانند کدگذاری با رنگ، محدود کردن هر بخش به ۷ تا ۱۰ کار و حذف کارهای غیرمهم در ابتدای کار می‌توان استفاده موثرتری از برنامه ماتریس آیزنهاور داشت. در فهرست زیر به این روش‌ها اشاره کرده‌ایم:

• درک تفاوت بین فوری و مهم
• کدگذاری وظایف با رنگ
• قرار دادن حداکثر ۱۰ کار در هر بخش ماتریس
• درست کردن «فهرست وظایف» (To-do List) شخصی و حرفه‌ای جداگانه
• حذف کارهای غیرمهم و اولویت‌بندی کارهای باقی‌مانده
• انجام کارها در بلوک‌های زمانی مشخص
• تقویت مهارت نه گفتن
• استفاده از ابزار‌ها و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان
• واگذاری هوشمندانه کارها

در ادامه در مورد هر کدام از این موارد توضیح می‌دهیم تا بهتر درک کنید نحوه استفاده درست از ماتریس آیزنهاور چیست. پیش از بررسی این موارد، پیشنهاد می‌کنیم برای آشنایی با تمام تکنیک‌های مدیریت زمان و وظایف، فیلم آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های آن در فرادرس را مشاهده کنید.

درک تفاوت بین فوری و مهم

کلید استفاده درست از ماتریس آیزنهاور در درک تفاوت بین کارهای فوری و مهم نهفته است که اغلب ممکن است آن‌ها را یک مفهوم در نظر بگیریم. برای درک بهتر این موضوع باید به ساختار ماتریس آیزنهاور توجه بیشتری داشته باشیم. این ماتریس چهارگانه، از یک محور افقی برای معیار فوری و یک محور عمودی برای معیار مهم تشکیل می‌شود.

پس اولین قدم در استفاده از این ماتریس این است که دو سوال زیر را در مورد هر وظیفه‌ای که در فهرست کارها ما قرار می‌گیرد، از خودمان بپرسیم:

1. آیا این کار باید فورا انجام شود؟
2. آیا این کار اهمیت دارد؟

درک تمایز این دو به شما کمک می‌کند به‌خوبی تشخیص دهید ابتدا باید به سراغ چه کارهایی بروید و انجام چه کارهایی را می‌توانید به زمانی دیگر موکول کرده یا به دیگران واگذار کنید.

کدگذاری وظایف با رنگ

ماتریس آیزنهاور نوعی تصویرسازی دسته‌بندی شده برای کارها و وظایف پراکنده‌‌ای است که ذهن شما را درگیر می‌کنند. برای استفاده موثرتر از این ماتریس، بهتر است از رنگ‌‌بندی وظایف برای مشاهده سریع‌تر کارهای با اولویت بالا استفاده کنید و کارهای هر بخش را بر اساس سیستم رنگی زیر تنظیم کنید:

• رنگ سبز: برای کارهایی که بیشترین میزان اولویت را دارند ← خانه اول ماتریس
• رنگ زرد: برای کارهایی که از نظر اولویت، در رتبه دوم قرار می‌گیرند ← خانه دوم ماتریس
• رنگ آبی: برای کارهایی از نظر اولویت، در رتبه سوم قرار می‌گیرند ←خانه سوم ماتریس
• رنگ قرمز: برای کارهایی که انجام آن‌‌ها اولویت نیست ← خانه چهارم ماتریس

به این ترتیب، می‌توانید از طریق برچسب‌های رنگی کارها، آن‌‌ها را به‌راحتی در خانه‌های ماتریس آیزنهاور قرار دهید. در ماتریس‌های این مطلب، از همین کدگذاری رنگ‌ها استفاده شده است.

قرار دادن حداکثر ۱۰ کار در هر بخش ماتریس

برای استفاده موثر‌تر از روش آیزنهاور، توجه داشته باشید که بهتر است در هر خانه از ماتریس، بین ۷ تا حداکثر ۱۰ کار یا وظیفه را قرار دهید. این کار از شلوغی و گیج‌کننده بودن ماتریس شما جلوگیری می‌کند. توجه داشته باشید که نباید تمام کارهای فهرست وظایف خود را وارد ماتریس کنید. اگر تعداد وظایفی که باید به آن‌ها رسیدگی کنید، زیاد است می‌توانید چند ماتریس آیزنهاور برای اولویت‌‌بندی آن‌ها بسازید.

ایجاد فهرست وظایف شخصی و حرفه‌ای

برای اولویت‌بندی بهتر کارها و ایجاد ماتریس‌های کوچک‌تر، بهتر است دو فهرست جداگانه برای کارهای شخصی و حرفه‌ای خود داشته باشید. واضح است که کارهای شخصی و وظایف شخصی مهلت‌های انجام متفاوتی دارند، به منابع مختلفی برای انجام آن‌ها نیاز دارید و روش انجام آن‌ها هم متفاوت است. بنابراین برای مدیریت کردن آن‌ها بهتر است دسته‌بندی آن‌ها را به‌صورت جداگانه انجام دهید.

توجه داشته باشید که در زمان ساخت فهرست برای کارها، نیازی به فیلتر کردن آن‌ها بر اساس معیار خاصی نیست. فقط باید تمام کارهایی را که در ذهن دارید، چه کارهای مرتبط با اهداف کوتاه‌مدت و چه کارهای مرتبط با اهداف بلند‌مدت، به‌صورت فهرست‌وار در کنار هم بنویسید.

حذف کارهای غیرمهم و اولویت‌بندی موارد باقی‌مانده

پر کردن ماتریس آیزنهاور را بهتر است از خانه چهارم شروع کنیم. به این ترتیب می‌توانیم کارهای غیرضروری را که نیاز نیست انرژی و زمانی را صرف انجام آن‌ها کنیم، خیلی تشخیص داده و حذف کنیم. بنابراین حین مرور فهرست کارها، بد نیست ابتدا به‌دنبال کارهایی بگردیم که نه اهمیت دارند و نه مهم هستند. این کار، روند اولویت‌بندی کار‌ها را سریع‌تر پیش می‌برد.

تا این بخش یاد گرفتیم ۴ مورد از تکنیک‌های استفاده اصولی از ماتریس آیزنهاور چیست. در بخش بعدی در مورد چند نکته دیگر یاد می‌گیریم.

انجام کارها در بلوک‌های زمانی مشخص

بارها اتفاق می‌افتد که با وجود تلاش زیاد برای مدیریت زمان، نتوانید تمرکز کافی را به انجام کارهای پراهمیت اختصاص دهید. برای حل این مشکل، بهتر است کارهای خود را در بلوک‌های زمانی مشخص انجام دهید تا بیشترین میزان بهره‌وری را داشته باشید. منظور از بلوک‌های زمانی، بازه زمانی بسته‌ای هستند که برای انجام یک وظیفه خاص در نظر می‌گیرید. برای مثال، اینکه «من امروز از ساعت ۹ تا ۱۱ صبح روی پیش‌نویس اولیه مقاله‌ام کار می‌کنم»، به شما کمک می‌کند در این زمان مشخص فقط کارهای مربوط به مقاله را آماده کنید.

جالب است بدانید که بر اساس تحقیقات انجام شده، رسیدگی به کارها در بلوک‌های زمانی مشخص، بهره‌وری افراد را تا ۸۰ درصد افزایش می‌دهد.

تقویت مهارت نه گفتن

زمان ارزشمند‌ترین دارایی شما است و همان‌طور که باید بتوانید کارهای خود را بر اساس اهمیت و فوریت اولویت‌بندی کنید، باید توانایی از اولویت خارج کردن و نه گفتن به کارهای بی‌اهمیت را نیز در خودتان تقویت کنید. این کار باعث می‌شود بتوانید به نحوه موثرتری از ماتریس آیزنهاور استفاده کنید و استرس کمتری داشته باشید چون تمرکز شما بیشتر روی کارهای فوری و مهم معطوف می‌شود.

استفاده از ابزار‌ها و اپلیکیشن‌های مدیریت زمان

ابزار‌ها و اپلیکیشن‌های زیادی برای اولویت‌بندی کارها، مدیریت وظایف و تنظیم ماتریس‌های آیزنهاور طراحی شده‌اند که می‌توان برای انجام بهتر این فرآیند از آن‌ها استفاده کرد. نحوه استفاده از اغلب این ابزار‌ها به این صورت است که فهرستی از وظایف را در آن‌ها وارد می‌کنید و پس از تعیین اولویت‌ها در یک رابط کاربری نسبتا ساده، برنامه زمانی مناسبی برای انجام کارهای خود دریافت می‌کنید.

در فهرست زیر به نام چند برنامه مدیریت زمان و ساخت ماتریس آیزنهاور اشاره کرده‌ایم:

• برنامه Dwight «+»
• برنامه Priority Matrix «+»
• برنامه Notion «+»
• برنامه Miro برای اندروید «+» و iOS «+»
• برنامه TickTick برای اندروید «+» و iOS «+»

نکات واگذاری هوشمندانه کارها در ماتریس آیزنهاور چیست؟

اگر در جایگاهی هستید که می‌توانید وظایف فوری و غیرمهم را به دیگران بسپارید، حتما به نکات زیر توجه ویژه‌ای داشته باشید:

• حتما از قبل مطمئن شوید که دیگران از عهده انجام دادن آن کار برمی‌آیند و نیازی به دخالت مستقیم شما نیست.
• فردی را انتخاب کنید که توانایی و مهارت‌های لازم برای انجام کار را داشته باشد.
• در زمان واگذار کردن کار به دیگران، حتما در مورد فوریت کار، مهلت انجام و نتیجه مورد انتظار به طرف مقابل توضیح دهید.
• از قبل اطمینان حاصل کنید که منابع و امکانات لازم برای انجام کار را در اختیار فرد قرار داده‌اید.
• از طریق ابزار‌های مدیریت وظیفه‌، ایمیل یا شرکت در جلسه، روند کار را رصد کنید.

نگاهی به کاربرد‌ها و مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور

ماتریس آیزنهاور برای طیف گسترده‌ای از افراد با برنامه‌های کاری و شخصی مختلف که ناچارند برای انجام موثر کارها تصمیم‌گیری و مدیریت زمان مناسبی داشته باشند، قابل استفاده است. با این حال، احتمالh افراد زیر بتوانند بهره بیشتری از این روش مدیریت وظایف ببرند:

• افراد نیازمند به تصمیم‌گیری وظایف و مدیریت زمان
• مدیران و رهبران کسب‌وکارها
• تیم‌های بازاریابی و افراد حرفه‌ای
• مدیران و کارشناسان منابع انسانی

این کاربرد گسترده به این دلیل است که ماتریس آیزنهاور انعطاف‌پذیری زیادی دارد و استفاده از آن راحت است. بنابراین می‌توان آن را برای اولویت‌بندی اهداف شخصی، مدیریتی و حرفه‌ای در محیط‌های کاری شلوغ بهینه‌سازی کرد. با این وجود، آگاهی از مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور باعث می‌شود بهتر از این ابزار بهره ببریم.

با نگاهی به جدول زیر بهتر درک می‌کنید که مزایا و معایب ماتریس آیزنهاور چیست:

برای اینکه آشنایی کاملی با اصول مدیریت زمان در جنبه‌های مختلف زندگی پیدا کنید، پیشنهاد می‌کنیم فیلم آموزش مدیریت زمان جهت بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای در فرادرس را مشاهده کنید.

مزایای استفاده از ماتریس آیزنهاور چیست؟

هدف از دسته‌بندی وظایف با ماتریس آیزنهاور این است که مروری از وظایف پیش‌رو با اولویت مشخص در اختیار داشته باشیم. با این کار می‌توانیم روی وظایفی تمرکز کنیم که در وضعیت فعلی بیشترین ارزش افزوده را برای ما دارند. برنامه‌ریزی با این روش، مزایا و اثرات مثبت زیر را برای ما به همراه خواهد داشت:

• بهره‌وری بالاتر: زمان و توان ما محدود است و به کمک ماتریس آیزنهاور در یک بازه زمانی مشخص فقط روی انجام کارهای با اولویت بالاتر تمرکز می‌کنیم. انجام این کارها، بهره‌وری را بالاتر می‌برد چون زمان خود را صرف کارهای غیرمهم نمی‌کنیم.
• تمرکز روی کارهای مهم‌تر: وقتی با حجم زیادی از کارها روبه‌رو هستیم و نمی‌دانیم از کجا شروع کنیم، تمرکز روی یک هدف خاص کار بسیار دشواری است. روش آیزنهاور با سازماندهی منطقی کارها، به ما کمک می‌کند تمرکز خود را روی وظیفه فعلی متمرکز کنیم.
• کاهش استرس: تکنیک آیزنهاور با حذف کارهای غیرضروری و معطوف کردن تمرکز روی مهم‌ترین کارها، استرس مدیریت کردن کارها را تا حد زیادی کاهش می‌دهد.
• غلبه بر اهمال‌کاری: به تعویق انداختن انجام کارها اغلب در نتیجه استرس بالا، تمرکز پایین و مدیریت زمان ضعیف اتفاق می‌افتد. ماتریس آیزنهاور با اولویت‌بندی کارها بر اساس میزان اهمیت و فوریت، از تعلل و سردرگمی ما جلوگیری می‌‌کند چون اطمینان داریم که وظایف مهم‌تر را در ابتدای کار انجام می‌دهیم.
• بهبود قدرت تصمیم‌گیری: ماتریس آیزنهاور با فراهم کردن نمای واضحی از وظایف اولویت‌بندی شده، به شما در تصمیم‌گیری در مورد این موضوع که انرژی و منابع خود را باید صرف چه کارهایی کنید، کمک بسیاری می‌کند.

مدیریت بدون استرس وظایف با ماتریس آیزنهاور

در این مطلب از مجله فرادرس یاد گرفتیم ماتریس آیزنهاور چیست و چگونه می‌توان از آن برای مدیریت بهتر وظایف استفاده کرد. ماتریس آیزنهاور به‌عنوان یکی از ساده‌ترین روش‌های مدیریت وظایف شناخته می‌شود که با اولویت‌بندی کارها بر اساس فوریت و اهمیتی که دارند، به شما کمک می‌کند زمان خود را بهتر مدیریت کرده و تمام وظایف خود را انجام دهید.

در یک جمع‌بندی کلی، می‌توان با اطمینان گفت ماتریس آیزنهاور در شرایط زیر برای شما کمک‌کننده است:

• در طول روز به‌جای تمرکز کردن روی انجام کارهای مهم، وقت خود را صرف انجام کارهای غیرمهم می‌کنید.
• مشغله زیادی دارید ولی حس می‌کنید کار مهمی انجام نمی‌دهید یا کار‌های شما اثربخشی کمی دارند.
• به سمت اهداف بلند‌مدت خود پیشرفت نمی‌کنید.
• دائما انجام کارهای خود را به بعد موکول می‌کنید و درگیر اهمال‌کاری هستید.
• نه گفتن به درخواست‌های دیگران برای شما چالش‌برانگیز است.
• سپردن کارها به دیگران برای شما سخت است.

با کمک گرفتن از ماتریس آیزنهاور که یکی از ابزار‌های ساده برای مشخص کردن اولویت‌ها است، می‌توانید بر این مشکلات غلبه کرده و زمان خود را صرف کارهای مهم‌تری کنید. برای آشنایی با ابزار‌ها و تکنیک‌های مدیریت وظایف نیز پیشنهاد می‌کنیم حتما به صفحه مجموعه فیلم آموزش مدیریت وظایف از فرادرس مراجعه کنید.