هایلایت کردن در ورد برای جلب توجه خواننده به کلمه یا بخشی از مطلب استفاده می‌شود. در این روش با تغییر رنگ بخش مورد نظر اهمیت آن را به کاربر یادآوری می‌کنیم. حتی در برخی موارد با هایلایت کردن در متن دلخواه خود، آن قسمت را برای مراجعه دوباره برجسته می‌کنیم. در نتیجه این کار امکان یادداشت‌برداری نکات مهم متن ساده‌تر می‌شود. برای آشنایی بیشتر، در این مطلب از مجله فرادرس علاوه بر یادگیری نحوه انجام کار در متن‌های ساده و طولانی چند ترفند کاربردی پیشرفته‌تر را نیز تشریح می‌کنیم.

هایلایت کردن در ورد برای متن‌های کوتاه

تغییر رنگ یا هایلایت کردن متن در ورد با ابزارهای ساده در نرم‌افزار ورد به‌راحتی انجام می‌گیرد. البته انجام دقیق‌تر و حرفه‌ای‌تر مراحل در متن‌های طولانی نیاز به یادگیری ترفندهایی خاص دارد که در صورت عدم آشنایی با اصول کار ممکن است کمی فرایند اجرای کار را زمان‌بر کند. بنابراین در ابتدا پیشنهاد می‌کنیم با مشاهده فیلم آموزش ورد ۲۰۲۱ در فرادرس جدیدترین امکانات این نرم‌افزار را یاد بگیرید.

اما هایلایت کردن در ورد در دو مرحله ساده انجام می‌گیرد. به‌عنوان مثال در سند زیر می‌خواهیم عبارت «بالغ بر ۳۱۰۰۰ ساعت آموزش آنلاین» را هایلایت کنیم.

۱. ابتدا کل عبارت را انتخاب می‌کنیم. سپس از نوار ابزار ورد، روی آیکون «Text Highlight Color» کلیک می‌کنیم.

۲. بعد از انتخاب رنگ دلخواه از باکس باز شده، متن به‌صورت هایلایت در می‌آید.

۳. نتیجه نهایی به شکل تصویر زیر است.

هایلایت کردن در ورد برای متن‌های طولانی

نرم‌افزار ورد ترفندهای پیشرفته‌تری برای انجام سریع‌تر مراحل های‌لایت در اسناد با متن‌های طولانی و تعداد صفحات بالا دارد. برخی مواقع بعد از نگارش کامل متن نیاز داریم چند کلمه یا عبارت مشابه از متن را در صفحات مختلف هایلایت کنیم. در این حالت اگر تعداد صفحات زیادی را تایپ کرده باشیم، پیدا کردن کلمات مورد نظر به‌صورت دستی دشوار خواهد بود. بنابراین لازم است از ترفندهای میانبر برای این کار استفاده کنیم.

برای انجام این کار از ابزارهای «Find» و «Replace» در نرم‌افزار ورد استفاده می‌کنیم.

به‌عنوان مثال اگر بخواهیم در متن قبلی همه کلمه‌های «آنلاین» را هایلایت کنیم، مراحل زیر را انجام می‌دهیم.

۱. ابتدا از قسمت «Highlighting Text Color» رنگ دلخواه خود را انتخاب می‌کنیم. سپس هماند تصویر، فعال‌سازی باکس «Find» را انجام می‌دهیم.

۲. در باکس «Navigation» روی علامت فلش کلیک می‌کنیم تا منوی آبشاری باز شود. سپس به قسمت «Advanced Find» می‌رویم.

۳. به زبانه «Replace» در باکس «Find and Replace» می‌رویم. سپس روی گزینه «More» کلیک می‌کنیم تا بخش مربوط به تنظیمات باز شود.

۴. کلمه مورد نظر برای هایلایت کردن یعنی «آنلاین» را در باکس جستجوی مربوط به «Find what» می‌نویسیم. سپس در باکس جستجوی «Replace with» فقط کلیک می‌کنیم. در این مرحله برای انجام تنظیمات مربوط به قسمت «Format» می‌رویم و از منوی باز شده بخش «Highlight» را انتخاب می‌کنیم.

۵. با انتخاب این بخش در قسمت پایین «Replace with» عبارت «Highlight» درج می‌شود.

۶. با کلیک روی باکس « Replace all» تمام کلمات «آنلاین» به صورت هایلایت رنگ انتخابی در می‌آیند.

بعد از پایان کار، برای پیدا کردن متن هایلایت شده در سند ورد کافی است به همین ترتیب فرمت بخش «Find what» را نیز در حالت «Highlight» تعریف کنیم.

یادگیری ترفندهای نرم‌افزار ورد با فرادرس

هایلایت کردن در ورد یکی از مجموعه ترفندهای این نرم افزار کاربردی است. اما با توجه به گستردگی کاربرد ورد در تنظیم انواع گزارش‌های حرفه‌ای و اسناد علمی یادگیری سایر تکنیک‌ها انجام بسیاری از کارها را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. به همین دلیل آشنایی با مفاهیم پایه هر یک از نسخه‌های نرم‌افزار ورد از اصول مهم استفاده بهینه از آن است. در همین راستا فیلم‌های آموزش پیشنهادی زیر در فرادرس که با توجه به نیاز هر یک از کاربران و مخاطبان تهیه شده است، مجموعه کاملی برای یادگیری همه نکات این نرم‌افزار خواهد بود.

برای یادگیری هدفمندتر نکات دو فیلم آموزش زیر راهنمای تخصصی مناسبی است.

در دو مجموعه زیر نیز کلیه فیلم‌های آموزش ورد در یک قالب جمع‌آوری شده اند که امکان انتخاب بهتر را فراهم می‌کنند.

در ادامه مطلب نکات پیشرفته‌تری را در مورد هایلایت کردن در ورد یاد می‌گیریم.

هایلایت کردن متن بین دو کروشه

گاهی اوقات متن شامل عبارت‌هایی است که به دلیل اهمیت آن داخل علامت کروشه [  ] قرار گرفته‌اند. برای هایلایت کردن این عبارت‌ها از ابزار وایلد کارت در ورد استفاده می‌کنیم. با کمک وایلد کارت می‌توانیم بخشی از یک کلمه یا کاراکترهای خاصی مانند «page break» یا «tab» را در سند ورد پیدا کنیم.

برای هایلایت کردن متن‌های قرار گرفته بین دو کروشه در ورد بعد از باز کردن باکس «Find and Replace» لازم است چهار مرحله زیر را انجام دهیم.

1. درج عبارت [(*)] در بخش «Find what»
2. تغییر فرمت باکس «Find what» به «wildcards»
3. درج عبارت 1 یا سایر موارد مشابه مانند 2 بر حسب نیاز در بخش «Replace with»
4. تغییر فرمت بخش «Replace with» به «Highlight»

نحوه کارکرد ابزار وایلد کارت

حال ببینیم فرایند انجام کار به چه شکل است.

• در بخش «Find what» با درج علامت «*» داخل پرانتز مشخص می‌کنیم که هدف اصلی پیدا کردن همه متن و نه بخشی از آن است.
• از آنجا که علامت کروشه در نرم‌افزار ورد تعریف خاصی دارد، برای جلوگیری از تفسیر این علامت توسط ورد و تعریف دستور مشخص و دقیق به نرم‌افزار یعنی جستجوی علامت کروشه در متن، لازم است قبل از کروشه در قسمت «Find what» یک علامت «بک اسلش» (Backslash) به شکل «» بگذاریم. به این صورت نشان می‌دهیم که هدف اصلی، پیدا کردن خود علامت کروشه است.
• عبارت 1 در قسمت «Replace with» از نرم‌افزار ورد می‌خواهد که متن ذخیره شده در اولین گروه پرانتز را جایگزین کند. عبارت‌های 2 ، 3 و غیره زمانی به کار می‌روند که چند گروه پرانتز در قسمت «Find what» تعریف کرده باشیم.

برای درک بهتر مطلب، یک مثال در این خصوص را بررسی می‌کنیم. در تصویر زیر در نظر داریم همه متن‌های داخل علامت کروشه با رنگ زرد هایلایت شوند.

۱. بعد از تعیین رنگ زرد در بخش «Highlight Text Color» ابتدا عبارت [(*)] را در بخش «Find what» می‌نویسیم. سپس از قسمت پایین تیک مربوط به «Use Wildcards» را می‌زنیم.

۲. عبارت 1 را در بخش «Replace with» می‌نویسیم و از بخش «Format» تنظیمات آن را روی «Highlight» قرار می‌دهیم.

۳. با کلیک روی دکمه «Replace all» همه عبارت‌های داخل کروشه هایلایت می‌شوند. در صورت نیاز می‌توانیم از دکمه «Replace» برای های‌لایت کردن عبارت‌های دلخواه خود استفاده کنیم.

هایلایت کردن متن داخل دو علامت آکولاد

در بعضی مواقع، افراد با قرار دادن بخشی از متن داخل دو علامت آکولاد به شکل {{متن}} آن را از برجسته‌ می‌کنند. هایلایت کردن متن‌ها داخل این علامت نیز با تغییری اندک همانند متن داخل علامت کروشه است.

مراحل کار در چهار بخش زیر انجام می‌گیرد.

• وارد کردن عبارت {{(*)}} در قسمت «Find what»
• تغییر فرمت بخش «Find what» به «Wildcards»
• درج عبارت 1 در قسمت «Replace with»
• تغییر فرمت قسمت «Replace with» به «Highlight»

در این بخش لازم است قبل از هر آکولاد یک علامت بک اسلش «» بگذاریم. زیرا این علامت نیز در نرم‌افزار ورد تعریف مخصوص به خود را دارد و برای اجرای صحیح دستور با هدف جستجوی دقیق علامت، درج بک اسلش اجباری است.

حال مراحل را در مثال تصویر زیر اجرا می‌کنیم.

۱. ابتدا در قسمت «Find and Replace» عبارت‌های مربوط را می‌نویسیم و تنظیم‌های هر بخش را انجام می‌دهیم.

۲. بعد از کلیک روی دکمه «Replace» همه متن‌های داخل دو آکلاد هایلایت می‌شوند.

هایلایت کردن متن‌ داخل پرانتز همراه یک علامت خاص

در بعضی از متن‌ها، عبارت‌ها یا کلمات داخل پرانتز همراه یک علامت مانند فرمت (● متن) قرار دارند. هایلایت کردن این بخش‌ها نیز با تعریف وایلد کارت‌های مخصوص به خود همانند قبل است.

مراحل انجام کار با تغییری اندک در چهار بخش زیر انجام می‌گیرد.

• وارد کردن عبارت (● (*)) در قسمت «Find what»
• تغییر فرمت بخش «Find what» به «Wildcards»
• درج عبارت 1 در قسمت «Replace with»
• تغییر فرمت قسمت «Replace with» به «Highlight»

همین مراحل را برای هایلایت کردن عبارت‌های بالت‌دار داخل پرانتر در تصویر زیر استفاده می‌کنیم.

۱. در بخش «Find and Replace» عبارت‌های مربوط را می‌نویسم و تنظیم فرمت هر قسمت را به شکل جداگانه انجام می‌دهیم.

۲. بعد از کلیک روی دکمه «Replace all» همه بخش‌های مورد نظر هایلایت می‌شوند.

استفاده از کلید‌های میانبر برای هایلایت کردن در ورد

برای هایلایت کردن سریع متن دلخواه خود در سند ورد می‌توانیم از کلیدهای میانبر هم استفاده کنیم. اما قبل از انجام کار لازم است این کلیدها را در نرم‌افزار تعریف کنیم.

تعریف کلیدهای میانبر برای هایلایت کردن در ورد در چهار مرحله زیر انجام می‌گیرد.

1. ابتدا از مسیر «File > Options > Customized Ribbon» به بخش مربوط می‌رویم.
2. در قسمت پایین بخش «Customize Ribbon» روی دکمه «Customize» کلیک می‌کنیم.
3. در باکس سمت چپ بالا بخش «All Commands» و در باکس سمت راست دستور «Highlight» را انتخاب می‌کنیم.
4. طبق پیش‌فرض کلید میانبر «Alt+Ctrl+H» برای هایلایت کردن تعریف شده است. در صورت نیاز می‌توانیم در قسمت «Press new shortcut key» کلید میانبر دلخواه خود را تایپ کنیم و دکمه «Assign» را بزنیم.

در این حالت بعد از انتخاب متن مورد نظر برای هایلایت کردن در ورد و فشار دادن کلید میانبر تعریف شده، عملیات به‌راحتی انجام می‌گیرد. البته در این بخش لازم است به‌صورت هم‌زمان کلید میانبر برای حذف هایلایت را نیز تعریف کنیم. تنها تفاوت آن، انتخاب دستور «Highlight off» در مرحله چهارم به‌جای دستور «Highlight» است.

برای یادگیری نکات بیشتر در مورد ساخت استایل در ورد، مطلب زیر از مجله فرادرس را مطالعه کنید.

قابلیت‌های پیشرفته هایلایت در نرم‌افزار ورد

تا این بخش از مطلب، اصول اولیه هایلایت کردن در ورد را تشریح کردیم. در سطوح پیشرفته و برخی تمپلیت‌های سفارشی شده نرم افزار ورد، که به شکل نرم‌افزارهای غیر رایگان قابل خریداری هستند، قابلیت‌هایی وجود دارد که هایلایت کردن متن‌ها یکی از امکانات قابل تنظیم در آن‌ها است. این تمپلیت‌ها به‌صورت خاص برای تنظیم نامه، گزارش‌های کسب و کار، اسناد حقوقی و سایر موارد قابل دانلود کردن از وب‌سایت مایکروسافت ورد یا خرید از سایت‌های مربوط هستند. بنابراین در ادامه، برای تکمیل بحث بخشی از این امکانات را بررسی می‌کنیم. لازم به‌ذکر است درک کامل هر یک از موارد نیاز به افزایش مهارت کار با نرم‌افزار ورد در سطح پیشرفته دارد.

اتصال متن‌های شرطی هایلایت شده در ورد

متن‌های شرطی در ورد، عبارت‌هایی هستند که فقط در صورت برقرار شدن شرایط خاص نمایش داده می‌شوند یا تغییر می‌کنند. این متن‌ها را می‌توانیم با استفاده از ایجاد فیلد شرطی IF یا برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک در ورد بنویسیم. معمولا متن‌های شرطی در صورت رعایت تنظیم‌های مربوط هنگام تعریف شرایط، به شکل هایلایت هستند. این هایلایت‌ها در قالب فرمت «شرط:متن شرطی» تفکیک می‌شوند.

به‌عنوان مثال در متن انگلیسی زیر عبارت «taking into account customers preferred delivery schedule» فقط در زمانی نمایش داده می‌شود که شرط «Softened» برقرار باشد. این دو بخش با علامت «:» از یکدیگر مجزا هستند.

زمانی‌که چند شرط در یک متن داشته باشیم، به‌جای نوشتن پشت سر هم شرط‌ها، می‌توانیم با استفاده از عملگر خط عمودی «|»، چند بخش‌ شرطی هایلایت شده در ورد را به‌ یکدیگر متصل کنیم. به‌عنوان مثال در متن تصویر زیر سه شرط متفاوت تعریف شده است. همان‌طور که مشخص است خوانایی این متن مناسب نیست و امکان تفکیک شرط‌ها وجود ندارد.

اما بعد از استفاده از علامت «|» خوانایی متن بالا می‌رود و شرط‌ها کاملا از یکدیگر قابل تفکیک هستند.

البته اگر ساختار هر متن شرطی به شکل «x=y» باشد، می‌توانیم عبارت‌ها را به شکل زیر نیز تعریف کنیم.

ویژگی دیگر عملگر «|»در متن‌های شرطی ورد قابلیت استفاده آن برای پیاده‌سازی مفهوم «catch all» در شرط است. در این حالت با نوشتن عبارت «else» همراه این عملگر، یک عبارت فقط در زمانی نمایش داده می‌شود که هیچ یک از شرایط قبلی آن برقرار نباشد.

البته در نرم‌افزار ورد قابلیت تعریف شرط در ابتدای پاراگراف هم وجود دارد. در این حالت نیز متن‌های شرطی به شکل هایلایت نمایش داده می‌شوند. البته یادگیری این مفاهیم جزو مباحث پیشرفته نرم‌افزار ورد هستند که نیاز به آموزش لازم در زمینه نحوه تعریف شرط و برنامه‌نویسی ویژوال بیسیک دارد.

نحوه ایجاد شماره‌گذاری در متن‌های شرطی هایلایت شده

برخی اوقات در متن‌های شرطی که پاراگراف‌های آن شماره‌گذاری دستی دارند، با حذف شرط در یک پاراگراف، ترتیب شماره‌ها و البته شرط‌ها به هم می‌ریزد. برای جلوگیری از ایجاد خطا لازم است از شماره‌گذاری خودکار استفاده کنیم.

بهترین کار در این حالت استفاده از قابلیت استایل‌ها در تنظیم اسناد ورد است. زیرا در صورت ویرایش کردن، تمام متن‌ها با یک استایل مشخص بروز می‌شوند و نیازی به تغییر دستی نیست.

جمع‌بندی پایانی

تغییر رنگ یا هایلایت کردن کلمات و بخشی از متن در ورد یکی از ابزارهای جذاب برای برجسته کردن نکات مهم در اسناد است. در این مطلب از مجله فرادرس دو روش اصلی هایلایت کردن در ورد برای متن‌های کوتاه و بلند را یاد گرفتیم. همچنین نکات خلاصه پیشرفته‌تری را نیز برای یادگیری علاقه‌مندان در این سطح ارائه کردیم. فراگیری ترفندهای بیشتر نیاز به عمیق‌تر شدن در نرم‌افزار ورد و افزایش مهارت کار با آن است.