برای ثبت دقیق و منظم تراکنش‌های مالی در حسابداری از دفتری به‌نام دفتر روزنامه حسابداری استفاده می‌‌شود. این دفتر به‌عنوان دفتر ثبت اولیه نیز شناخته می‌شود. در این دفتر تمام معاملات به ترتیب وقوع و با جزئیات کامل ثبت می‌شود. اطلاعات ثبت شده شامل تاریخ تراکنش، حساب‌های بدهکار و بستانکار، توضیحات مختصر و مبالغ مرتبط است. هدف اصلی دفتر روزنامه این است که فهرست کامل و دقیقی از تمامی فعالیت‌های مالی شرکت فراهم کند تا بتواند مبنایی برای تهیه گزارش‌های مالی و تحلیل وضعیت شرکت باشد. در ابتدای این مطلب از مجله فرادرس دفتر روزنامه حسابداری را تعریف می‌کنیم و در ادامه نحوه ثبت اطلاعات در این دفتر را شرح می‌دهیم. در ادامه ورودی دفتر روزنامه را بیان می‌کنیم و انواع ورودی برای این دفتر را شرح می‌دهیم.

دفتر روزنامه حسابداری چیست؟

دفتر روزنامه حسابداری دفتری است که در آن تمامی تراکنش‌های مالی شرکت با تاریخ ثبت می‌شود. بنابراین اولین دفتری که در آن تراکنش‌ها ثبت می‌شود، دفتر حسابداری روزنامه است. برای تهیه گزارشات مالی، اطلاعات ثبت شده در دفتر روزنامه به دفتر کل منتقل می‌شود.

قبل از ایجاد نرم‌افزارهای حسابداری شرکت‌ها دفاتر متنوعی برای ثبت اسناد مالی روزانه داشتند اما با پیشرفت نرم‌افزارهای حسابداری این نرم‌افزارها به‌طور خودکار اطلاعات ورودی را با توجه به ماهیت آن‌ها در دفاتر مربوطه ثبت می‌کنند. نمونه‌ای از دفتر روزنامه حسابداری را در تصویر زیر مشاهده می‌کنید.

نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت روزنامه

با پیچیده‌تر شدن حسابداری و افزایش تعداد ثبت‌های روزنامه، پیگری آن‌ها به‌ویژه در سیستم‌های دستی دشوارتر می‌شوند. بنابراین اکثر شرکت‌ها از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند. نرم‌افزارهای حسابداری بخش زیادی از فرآیند ثبت روزنامه مانند تخصیص ثبت‌ها به حساب‌ها و مدیریت داده‌ها را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.

استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت روزنامه باعث افزایش کارایی و کاهش نرخ خطا می‌شود. علاوه بر این، نرم‌افزارهای حسابداری مدرن فرآیند حسابرسی را به میزان قابل توجهی تسهیل می‌کنند.

برای یادگیری نحوه ساخت نرم‌افزار حسابداری می‌توانید مطلب ساخت نرم‌افزار حسابداری با اکسل از مجله فرادرس را مطالعه کنید.

دفتر روزنامه در ماده ۷ قانون تجارت

ماده ۷ قانون تجارت بیان می‌کند که تجار مکلفند در موقعی که معاملات خود را انجام می‌‌دهند، تمامی آن‌ها را به ترتیبی که در قانون برای دفاتر تجاری مقرر شده است در دفاتر قانونی خود ثبت نمایند. این دفاتر باید طوری باشند که به آسانی بتوان تمام فعالیت‌های مالی و تجاری شرکت‌ را پیگیری کرد.

دلیل ثبت در دفتر روزنامه حسابداری

هدف از ثبت در دفتر روزنامه حسابداری این است که هر تراکنش تجاری به‌طور دقیق و صحیح به‌صورت فیزیکی یا دیجیتال ثبت شود. در این حالت در صورتی که تراکنشی بر چندین حساب تاثیرگذار باشد، این موضوع در زمان ثبت اطلاعات تراکنش مربوطه در دفتر روزنامه حسابداری ذکر می‌شود.

برای نگهداری سوابق مالی از ثبت‌های روزنامه حسابداری استفاده می‌شود. این ثبت‌ها پس از تایید صحت آن‌ها به دفتر کل عمومی منتقل می‌شود و از آن‌ها برای ارسال گزارش‌های مالی استفاده می‌شود. این گزارشات مبنای تصمیم‌گیری‌های تجاری محسوب می‌شوند.

با توجه به اینکه در ثبت اطلاعات تراکنش‌ها در دفتر روزنامه حسابداری جزئیات کاملی از تراکنش‌ها ثبت و نگهداری می‌شوند، بنابراین نگهداری این دفاتر برای فرآیند حسابرسی نیز ضروری است.

یادگیری ثبت دفتر روزنامه با فرادرس

دفتر روزنامه به‌عنوان نقطه شروع ثبت تراکنش‌های مالی، نقشی کلیدی در سازمان‌دهی و تحلیل اطلاعات مالی ایفا می‌کند. بنابراین یادگیری دفتر روزنامه حسابداری یکی از مبانی اساسی برای درک سیستم‌های مالی و حسابداری است. دفتر روزنامه به شما کمک می‌‌کند تا تراکنش‌ها را به‌صورت دقیق و شفاف ثبت کنید و مبالغ بدهکار و بستانکار را با جزئیات کامل پیگیری کنید.

آشنایی با اصولی دفتر روزنامه نه‌ تنها برای دانشجویان حسابداری بلکه برای مدیران و صاحبان کسب‌وکار نیز ضروری است. این دانش به شما امکان می‌دهد که از صحت و دقت سوابق مالی اطمینان حاصل کنید و اطلاعات مالی خود را به‌طور موثری سازمان‌دهی کنید.

با توجه به اهمیت یادگیری ثبت دفتر روزنامه با فرادرس فیلم‌های آموزشی متنوعی در حوزه حسابداری در فرادرس تهیه شده است که لینک برخی از آن‌ها را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

برای مشاهده فیلم‌های آموزشی بیشتر در این حوزه می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید.

دفتر روزنامه حسابداری چگونه نوشته می‌شود؟

برای تهیه دفتر روزنامه حسابداری لازم است تا اطلاعات و تراکنش‌های مالی را در آن ثبت کنید. جزئیات این اطلاعات نیز از سفارشات خرید، اسناد فروش، رسیدهای مالی و سایر منابع به‌دست می‌آید.

پس از تجزیه و تحلیل تراکنش‌های مالی، اطلاعات مربوطه به ترتیب زمانی در دفتر روزنامه ثبت می‌شوند. هر تراکنشی که در این دفتر ثبت می‌شود، به عنوان یک ثبت روزنامه شناخته می‌شود. در ادامه این اطلاعات در دفتر کل وارد می‌شود.

ثبت‌های روزنامه معمولا با استفاده از روش ثبت دوطرفه حسابداری انجام می‌شود. برای این منظور هر تراکنش در دو ستون بدهکار و بستانکار ثبت می‌شود.

نمونه‌ای از ثبت تراکنش‌های مالی را در دفتر روزنامه حسابداری در مثال زیر مشاهده می‌کنید.

مراحل ثبت دفتر روزنامه حسابداری

در ادامه سه مرحله برای ثبت دفتر روزنامه حسابداری را شرح می‌دهیم.

• در گام نخست لازم است تا تراکنش‌‌های مالی تاثیرگذار بر کسب و کار مربوطه را بررسی و شناسایی کنیم.
• در مرحله بعدی می‌بایست نحوه تاثیر تراکنش را در ثبت حسابداری بررسی کنیم. بنابراین بررسی می‌کنیم که تراز مالی چگونه تغییر می‌کند.
• از بدهکار و بستانکار برای ثبت تغییرات در دفتر روزنامه استفاده می‌کنیم. معمولا حساب‌های بدهکار قبل از حساب‌های بستانکار ثبت می‌شوند. علاوه بر این هر ثبت روزنامه به همراه عنوان تراکنش، تاریخ و توضیحات مربوطه درج می‌شود.

آیا ورودی دفتر روزنامه حسابداری باید تراز باشد؟

هر ثبت روزنامه باید شامل بدهکار و بستانکار باشد. هیچ‌گاه ثبت روزنامه یک‌خطی انجام نمی‌شود، زیرا در این صورت تراز حساب‌ها برقرار نخواهد شد. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نحوه تحریر دفتر روزنامه می‌توانید فیلم آموزش تحریر دفاتر قانونی کل و روزنامه فرادرس را مشاهده کنید.

دفتر روزنامه نیازی به تراز کردن ندارد. با وجود این در روش حسابداری دوطرفه، هر زمان که یک تراکنش داریم، حداقل دو حساب تحت تاثیر قرار می‌گیرند. بنابراین هنگام ثبت تراکنش‌ها در دفتر روزنامه، باید اطمینان حاصل کنیم که بدهکارها و بستانکارها با یکدیگر تراز هستند.

ستون‌های بدهکار و بستانکار اساس ثبت روزنامه هستند. اطلاعات مربوط به بدهکار و بستانکار به ما نشان می‌دهند که در حال خرید یا فروش هستیم. در این حالت با توجه به نوع حساب، زمانی که بدهکار یا بستانکار می‌شود، حساب مربوطه می‌تواند افزایش یا کاهش یابد.

اجزای دفتر روزنامه حسابداری

اطلاعات مختلفی می‌تواند در دفتر روزنامه ثبت شود و معمولا شامل اجزای زیر است.

• شماره سند حسابداری: شماره‌ای یکتا که به هر ثبت حسابداری اختصاص داده می‌شود.
• تاریخ: تاریخ وقوع رویداد مالی در این قسمت قید می‌شود.
• شرح: در این قسمت توضیح مختصری درباره ماهیت معامله مانند خرید کالا، پرداخت اجاره، فروش خدمات و غیره داده می‌شود.
• بدهکار: مبلغی که به یک حساب بدهکار می‌شود در این قسمت ذکر می‌شود.
• بستانکار: مبلغی که به یک حساب بستانکار می‌شود در این قسمت ذکر می‌شود.

ویژگی‌های دفتر روزنامه حسابداری

دفتر روزنامه حسابداری دارای ویژگی‌های زیر است.

• ثبت روزانه معاملات: همه رویدادهای مالی به ترتیب تاریخ در این دفتر ثبت می‌شوند.
• رعایت اصل دوطرفه: هر ثبت شامل حساب‌های بدهکار و بستانکار است.
• مستند بودن اطلاعات: هر ثبت باید مستند به فاکتور یا سند مالی معتبر باشد.
• عدم خط‌خوردگی و اصلاح غیرمجاز: اصلاحات باید طبق قوانین حسابداری انجام شود.
• ثبت بدون تاخیر: معاملات باید بلافاصله پس از وقوع ثبت شوند.
• انتقال به دفتر کل: اطلاعات باید در بازه‌های مشخص به دفتر کل منتقل شود.

تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه چیست؟

با وجود اینکه دفتر کل و دفتر روزنامه در حسابداری هر دو دفاتری برای ثبت تراکنش‌های مالی هستند ولی تفاوت‌هایی با هم دارند. دفتر حسابداری روزنامه که به آن دفتر اولین ثبت تراکنش‌های مالی نیز گفته می‌شود محلی برای ثبت اسناد مالی با ترتیب زمانی آن‌ها است. این دفتر بر اساس معاملات جاری تهیه می‌شود و شامل مانده اولیه نیست. جزئیات مربوط به هر معامله به‌صورت دقیق در دفتر روزنامه ثبت می‌شود.

از سویی دیگر دفتر کل که به آن دفتر اصلی نیز می‌‌گویند شامل مجموعه‌ای از حساب‌ها است که در آن اطلاعات مالی موجود در دفاتر روزنامه خلاصه و ثبت می‌شود.

دفتر روزنامه حسابداری و دفتر کل را از جهات مختلفی می‌توان با یکدیگر مقایسه کرد. برای مثال همان‌طور که در جدول زیر مشاهده می‌کنید، تفاوت‌های این دو دفتر از لحاظ مفهوم، ترتیب ثبت اطلاعات، هدف، نحوه ثبت تراکنش‌ها، بدهکاری و بستانکاری، شرح و تراز بودن مالی با هم مقایسه شده‌اند.

دفتر روزنامه، اصلی‌ترین و اساسی‌ترین سند برای ثبت معاملات روزانه است. ثبت دقیق اطلاعات در دفتر روزنامه، وضعیت مالی صحیح کسب‌و‌کار را نه‌تنها به افراد داخلی بلکه به کاربران خارجی نیز نشان می‌دهد.

انواع دفتر روزنامه حسابداری

دفتر روزنامه حسابداری را می‌توان به دفاتر روزنامه عمومی و اختصاصی تقسیم کرد. دفتر روزنامه عمومی برای ثبت کلیه تراکنش‌های مالی استفاده می‌‌شود. اما برای ثبت نوع خاصی از معاملات مانند معاملات خرید یا معاملات فروش، از دفاتر روزنامه اختصاصی استفاده می‌کنیم.

دفتر روزنامه عمومی

دفتر روزنامه عمومی یکی از مهم‌ترین دفاتر حسابداری است که تمام تراکنش‌های مالی یک کسب‌و‌کار را به ترتیب تاریخ ثبت می‌کند. این دفتر شامل دو ستون بدهکار وبستانکار است و پایه‌ای برای انتقال اطلاعات به دفتر کل حسابداری محسوب می‌شود. شرکت‌ها از این دفتر برای ثبت انواع معاملات مانند خرید، فروش، پرداخت‌ها و دریافت‌های نقدی استفاده می‌کنند.

دفتر روزنامه اختصاصی

برای ثبت گروه خاصی از تراکنش‌ها از دفتر روزنامه اختصاصی استفاده می‌کنند. در کسب‌و‌کارهایی که حجم معاملات بالا است، استفاده از دفتر روزنامه عمومی ممکن است پیچیده شود. بنابراین تراکنش‌ها در دفاتر اختصاصی ثبت می‌شوند تا مدیریت مالی ساده‌تر و دقیق‌تر باشد. انواع دفتر روزنامه اختصاصی را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

• دفتر روزنامه خرید
• دفتر روزنامه فروش
• دفتر پرداخت‌های نقدی
• دفتر دریافت‌های نقدی

بدهکار و بستانکار در دفتر روزنامه حسابداری

بدهکار و بستانکار دو ستون اصلی در دفتر روزنامه حسابداری هستند که برای ثبت تراکنش‌های مالی استفاده می‌شوند. این مفاهیم بر اساس معادله حسابداری تعریف می‌شوند. بر اساس معادله حسابداری مجموع بدهی و سرمایه برابر با دارایی می‌شود.

بدهکار در دفتر روزنامه حسابداری چیست؟

بدهکار مبلغی است که در دفتر روزنامه حسابداری در سمت راست ثبت می‌شود و نشان‌دهنده افزایش در حساب‌های دارایی و هزینه‌ها یا کاهش در حساب‌های درآمد و سرمایه است. در فهرست زیر مواردی که بدهکار ثبت می‌شوند را مشاهده می‌کنید.

• افزایش دارایی‌ها: برای مثال خرید تجهیزات یا دریافت پول نقد.
• افزایش هزینه‌ها: برای مثال پرداخت اجاره یا حقوق کارکنان.
• برداشت: مثل برداشت وجه توسط مالک.

بستانکار در دفتر روزنامه حسابداری چیست؟

در دفتر روزنامه حسابداری، بستانکار مبلغی است که در ستون بستانکار ثبت می‌شود و نشان‌دهنده افزایش در بدهی‌ها، درآمد و سرمایه یا کاهش در دارایی‌ها و هزینه‌ها است. مواردی که بستانکار ثبت می‌شوند را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

• افزایش بدهی‌ها: مثل دریافت وام بانکی.
• افزایش درآمد: مثل فروش کالا یا ارائه خدمات.
• افزایش سرمایه: مثل سرمایه‌گذاری مالک در شرکت.

ورودی دفتر روزنامه حسابداری

هر ثبت در دفتر روزنامه حسابداری شامل داده‌های مربوط به یک تراکنش تجاری واحد است که شامل تاریخ، مبلغ بدهکار یا بستانکار، توضیحی کوتاه از تراکنش و حساب‌های مربوطه است. با توجه به نوع شرکت، در دفتر روزنامه حسابداری ممکن است جزئیات مربوط به شرکت‌های تابعه، اطلاعات مالیاتی و سایر اطلاعات نیز درج شود.

دقت در وارد کردن کامل داده‌های روزنامه اهمیت زیادی دارد. ثبت دقیق دفتر حسابداری روزنامه باعث می‌شود تا دفتر کل عمومی و گزارش‌های مالی مبتنی بر این اطلاعات نیز دقیق و کامل باشند. با استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری مدرن، ثبت‌های روزنامه تکراری می‌توانند به‌صورت الگو تعریف شده و به‌طور خودکار انجام شوند. این موضوع احتمال بروز خطا را به حداقل می‌رساند.

ثبت ورودی روزنامه حسابداری

ثبت‌های روزنامه به ترتیب زمانی انجام می‌شوند و از سیستم حسابداری دوطرفه پیروی می‌کنند. بنابراین هر ثبت شامل هر دو ستون بستانکار و بدهکار است. حتی زمانی که بدهکارها و بستانکارها به چندین حساب مربوط باشند، مبالغ در هر دو ستون باید برابر باشند. برای مثال فرض کنید یک شرکت ۶ میلیون تومان صرف خرید ناهار کارکنان می‌کند.

در این صورت حساب هزینه‌ها به همین مقدار افزایش پیدا می‌کند. از سوی دیگر حساب نقدی که دارایی محسوب می‌شود، به همان اندازه کاهش می‌یابد. ثبت حسابداری خرید ناهار را می‌توانیم همانند تصویر زیر در دفتر روزنامه اعمال کنیم.

ثبت حسابداری مالیات بر ارزش افزوده را می‌توان به‌عنوان مثالی دیگر در نظر گرفت. این مالیات هنگام خرید به‌عنوان دارایی و هنگام فروش به‌عنوان بدهی ثبت می‌شود. کسب و کارها مالیات بر ارزش افزوده را از مشتریان دریافت می‌کنند و در موعد مقرر به سازمان مالیاتی پرداخت می‌کنند.

انواع ثبت برای دفتر روزنامه حسابداری

انواع ورودی برای دفتر روزانه حسابداری را می‌توان به انواعی تقسیم کرد که در مجموع اطلاعاتی متوازن، دقیق و عینی از وضعیت شرکت را ارائه می‌کند. انواع ثبت برای دفتر روزنامه حسابداری به شرح زیر است.

ثبت ورودی‌های ابتدای دوره

این ورودی‌ها موجودی پایان دوره از دوره حسابداری قبلی را به‌عنوان موجودی آغازین برای دوره حسابداری جاری منتقل می‌کند. برای مثال موجودی پایان دوره حساب نقدی در ترازنامه دوره حسابداری قبلی برابر با ۱۱ هزار دلار است. پس از پرداخت تمام بدهی‌ها برای آن دوره، اکنون این موجودی ۱۱ هزار دلاری به‌عنوان ورودی ابتدای دوره برای دوره حسابداری جاری در نظر گرفته می‌شود.

ثبت‌های انتقالی

ورودی‌های انتقالی هزینه یا درآمد را از یک حساب به حساب دیگر منتقل می‌کند. برای مثال شرکتی وجه نقد را از حساب اصلی خود به شرکت تابعه منتقل می‌کند. یک ثبت روزنامه انتقالی برای جابجایی پول از یک حساب به حساب دیگر انجام می‌شود. در این ورودی‌ها شرکت دیگری دخالت ندارد و انتقال‌ها همیشه باید تراز باشند.

ثبت‌های پایان دوره

این ورودی‌ها برای دفتر روزنامه حسابداری، پایان یک دوره حسابداری را مشخص می‌کنند به‌‌طوری که موجودی آن می‌تواند از یک حساب موقت به حساب دائمی منتقل شود یا از یک دوره حسابداری به دوره بعدی انتقال پیدا کند. در مورد حساب‌های موقت ثبت‌های پایان دوره موجودی حساب را صفر می‌کند و هر موجودی بالاتر از آن به یک حساب دائمی‌تر منتقل می‌شود. سپس حساب موقت بسته می‌شود.

نمونه‌هایی از حساب‌های موقت شامل حساب‌های هزنیه و زیان، حساب‌های درآمد، سود و درآمد، حساب‌های خلاصه درآمد و حسا‌بهای سود تقسیمی یا برداشت هستند. در دوره‌های حسابداری، ثبت‌های پایان دوره، موجودی حساب را در انتهای دوره حسابداری نشان می‌دهد. سپس آن مقدار به‌عنوان ورودی ابتدای دوره به دوره حسابداری بعدی منتقل می‌شود. در این صورت آن دوره حسابداری برای حساب مربوطه بسته می‌شود.

ثبت‌های اصلاحی

ورودی‌های اصلاحی ثبت‌هایی هستند که تغییرات در حساب‌ها را مطابق با روش حسابداری تعهدی اعمال می‌کند. این ورودی‌ها در انتهای دوره حسابداری و طبق اصول هزینه‌ها و شناسایی درآمد وارد دفتر کل عمومی می‌شوند. بنابراین ورودی‌های اصلاحی یا ثبت‌های تعدیلی به ثبت‌هایی گفته می‌شود که در پایان دوره حسابداری برای اصلاح یا تنظیم حساب‌ها انجام می‌شود تا گزارش‌های مالی دقیق‌تری تهیه شود.

این ورودی‌ها معمولا برای تطبیق موجودی حساب‌ها با تراکنش‌های مالی اعمال می‌شوند که ممکن است در طول دوره تغییر کرده باشند مانند درآمدهایی که هنوز دریافت نشده‌اند یا هزینه‌هایی که هنوز پرداخت نشده‌اند.

ورودی‌های اصلاحی روزنامه حسابداری شامل چه مواردی است؟

انواع ورودی‌های اصلاحی برای دفتر روزنامه حسابداری شامل موارد زیر می‌شود.

• هزینه‌های معوق: به هزینه‌هایی گفته می‌شود که در دوره حسابداری مشخص می‌شود ولی هنوز پرداخت نشده‌اند. برای مثال هزینه برق مصرفی برای شرکت که در ماه‌های آتی پرداخت می‌شود را می‌توان از این نوع ورودی‌های اصلاحی روزانه حسابداری محسوب کرد.
• درآمد معوق: درآمد معوق مربوط به کاری است که انجام شده یا محصولاتی که تحویل داده شده‌اند اما هنوز برای آن‌ها فاکتور صادر نشده است.
• تعویق هزینه: به هزینه‌ای گفته می‌شود که پرداخت آن در یک دوره مشخص انجام می‌شود اما شناسایی آن به دوره بعدی منتقل می‌شود. برای مثال پرداختی که هم‌اکنون برای بیمه شش‌ماهه انجام می‌شود را می‌توان نام برد. در این مثال هزینه‌ها به تدریج در طول مدت شش ماه به حساب هزینه‌ها منتقل می‌شود.

ثبت‌های ترکیبی

این ورودی‌ها بیش از یک حساب را به‌عنوان بدهکار یا بیش از یک حساب را به‌عنوان بستانکار ثبت می‌کنند. قانون ثبت روزنامه ایجاب می‌کند که مجموع بدهکارها و بستانکارها برابر باشند ولی برابری تعداد بدهکارها و بستانکارها الزامی نیست. برای مثال ممکن است یک بدهکار و دو یا بیشتر بستانکار یا یک بستانکار و دو یا بیشتر بدهکار وجود داشته باشند. در مثالی برای توضیح این موضوع می‌توان گفت حقوق و دستمزد ممکن است شامل تعداد زیادی ثبت روزنامه باشد که می‌تواند به‌صورت ورودی مرکب ساده‌سازی شوند.

ثبت‌های معکوس

ثبت‌های معکوس ورودی‌هایی هستند که در ابتدای یک دوره حسابداری جدید ثبت می‌شوند و برای معکوس کردن یا لغو ورودی‌های اصلاحی که در پایان دوره حسابداری قبلی انجام شده‌اند، در دفتر روزنامه حسابداری ثبت می‌شوند. این روش به‌طور قابل توجهی خطاهای حسابداری را کاهش می‌دهد.

به ویژه از تکرار محاسبات هزینه‌ها یا درآمدها جلوگیری می‌کند و کارایی پردازش فاکتورهای واقعی در دوره حسابداری جدید را افزایش می‌دهد. بنابراین ورودی‌های معکوس برای ساده‌سازی حسابداری استفاده می‌شوند.

آماده‌سازی ثبت‌های روزنامه حسابداری

برای ثبت درست تراکنش‌ها لازم است تا ثبت‌های روزنامه به‌درستی آماده شوند. ابتدا باید مشخص کنیم که هر تراکنش کجا باید وارد شود. اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، نیاز به ثبت‌های روزنامه کمتری خواهید داشت. زیرا اتوماسیون موجود در نرم‌افزار، داده‌های مرتبط را به حساب‌ و گزارش‌های دیگر منتقل می‌کند. برای آشنایی با اصول حسابداری برای آماده‌سازی ثبت‌های روزنامه می‌توانید فیلم آموزش اصول حسابداری جامع و با مفاهیم کلیدی فرادرس را مشاهده کنید.

شناسایی حساب‌ مربوط به تراکنش

در ابتدا لازم است تا بتوانیم حساب‌هایی که تراکنش‌ها را باید در آن‌ها دسته‌بند کرد را شناسایی کنیم. برای انجام این کار لازم است تا با مفاهیم پایه‌ای حسابداری آشنا باشیم. برای این منظور می‌بایست بدانیم به کدام حساب‌ها افزوده می‌شود و از کدام حساب‌ها کاسته می‌شود.

دسته‌بندی نوع تراکنش‌ها

برای اینکه بتوانیم تراکنش‌ها را به‌درستی ثبت کنیم لازم است تا آن‌ها را بر اساس نوع تراکنش‌ دسته‌بندی کنیم. مانند هزینه‌ها، سپرده‌های بانکی یا مالیات‌های سه‌ماهه، با این دسته‌بندی می‌توانیم ثبت صحیح تراکنش‌ها را انجام دهیم.

دنبال کردن مسیر پول

بعد از مشخص کردن تراکنش‌ها در مرحله بعدی لازم است تا تاثیر آن‌ها از نظر بدهکاری و بستانکاری در حساب‌های مرتبط را بررسی کنید. از خود بپرسید پول از کجا آمده و به کجا رفته است. این تراکنش چه چیزی به کسب و کار اضافه کرده و چه چیزی از آن کم کرده است. بنابراین اطمینان پیدا کنید که تمامی تاثیرات تراکنش مربوطه را شناسایی کرده‌اید.

مشخص کردن نوع حساب

برخی تراکنش‌ها از نظر بدهکار و بستانکار در حساب‌های مختلف راحت‌تر شناسایی می‌شوند. اما برخی دیگر ممکن است پیچیده‌تر باشند. در ادامه نکاتی را برای شناسایی این نوع تراکنش‌ها ارائه می‌کنیم.

• آشنایی با انواع حساب‌های پایه: تمامی ثبت‌های روزنامه در یکی از انواع حساب‌های پایه قرار می‌گیرند. دارایی‌ها، بدهی‌ها، هزینه‌ها، درآمد و سرمایه. پس از آشنایی با هر یک از این انواع، درک اینکه هر کدام چه ویژگی‌هایی دارند، چگونه با سایر حساب‌ها مرتبط هستند و درک تاثیرگذاری تراکنش‌ها بر روی آن‌ها، راحت‌تر می‌شود.
• استفاده از قوانین استاندارد حسابداری: از قوانین استاندارد حسابداری برای تعیین محل ثبت بدهی‌ها و بستانکاری‌ها استفاده می‌شود. قوانین حسابداری به دلایل کاملا منطقی مانند استانداردسازی نحوه ثبت اطلاعات در گزارش‌های مالی و ثبت‌های روزنامه وجود دارند. بنابراین لازم است تا برای تعیین محل دقیق ثبت بدهی‌ها و بستانکاری‌ها در هر ثبت روزنامه، به این قوانین مراجعه کنیم.

آماده سازی ثبت روزنامه

پس از اینکه نوع تراکنش و حساب‌های مرتبط با آن را شناسایی کردید، در ادامه می‌توانید آن‌ها را در دفتر روزنامه حسابداری ثبت کنید.

• وارد کردن تاریخ صحیح: هر ثبت روزنامه باید دارای تاریخ باشد تا اطمینان حاصل شود که اطلاعات آن در دوره حسابداری مناسب اعمال می‌شود.
• نام و کد حساب: نام حساب و کد یکتای آن در دفتر کل را مشخص کنید. تراکنش‌ها برای اهداف گزارش‌دهی به حساب‌های مشخصی اختصاص داده می‌شوند و مانده حساب‌ها نیز در بخش‌های مختلف صورت‌های مالی منعکس می‌شوند.
• وارد کردن مبالغ بدهکار و بستانکار: اگر از نرم‌افزار حسابداری استفاده می‌کنید، احتمالا بخشی از فرآیند ثبت بدهی و بستانکاری به‌صروت خودکار انجام می‌شود. اما اگر دفاتر مالی شرکت را به‌صورت دستی ثبت می‌کنید، لازم است تمامی مبالغ بدهکار و بستانکار را با دقت بررسی کنید تا از صحت ورود اطلاعات اطمینان حاصل شود.

همان‌طور که در مثال بالا مشاهده می‌کنید تجهیزات اداری یک دارایی است، بنابراین در قسمت بدهکار ثبت شده است. از سوی دیگر با توجه به کاهش یافتن وجوه نقد، این وجوه در قسمت بستانکار ثبت می‌شود. این ثبت روزنامه نشان می‌دهد که شرکت تجهیزات اداری را به مبلغ ۲۰ میلیون ریال خریداری کرده و مبلغ آن را به‌طور نقد پرداخت کرده است.

یادگیری حسابداری با فرادرس

حسابداری به‌عنوان زبان کسب‌و‌کار به شما کمک می‌کند تا جریان‌های مالی را تحلیل کنید، درآمدها و هزینه‌ها را پیگیری کنید و وضعیت مالی سازمان را ارزیابی نمایید. بنابراین یادگیری حسابداری گامی اساسی برای درک مدیریت مالی و تصمیم‌گیری‌های اقتصادی است.

در فرآیند یادگیری حسابداری، با مفاهیم پایه‌ای مانند دفتر روزنامه، دفتر کل، ترازنامه، سود و زیان و جریان وجوه نقد آشنا می‌شوید. این مفاهیم ابزارهایی کلیدی برای تحلیل دقیق و شفاف امور مالی است که موجب تصمیم‌گیری‌های آگاهانه در حوزه مالی مربوطه می‌شود.

با تسلط بر اصول حسابداری می‌توانید داده‌های مالی را به اطلاعات ارزشمندی تبدیل کنید و نقش موثری در موفقیت کسب‌و‌کار یا حرفه خود ایفا کنید.

با توجه به اینکه حسابداری می‌تواند پایه‌ای محکم برای رشد در حوزه‌های مرتبط با مدیریت و مالی باشد، فیلم‌های آموزشی متنوعی در فرادرس تهیه شده است که لینک برخی از آن‌ها را در فهرست زیر مشاهده می‌کنید.

برای مشاهده فیلم‌های آموزشی بیشتر در این حوزه می‌توانید از لینک زیر استفاده کنید.

جمع‌بندی

در ابتدای این مطلب از مجله فرادرس به این موضوع پرداختیم که دفتر روزنامه حسابداری چیست و دلیل ثبت تراکنش‌های مالی را در این دفتر توضیح دادیم. در ادامه به این موضوع پرداختیم که دفتر روزنامه حسابداری چگونه نوشته می‌شود. برای این منظور مراحل ثبت دفتر روزنامه حسابداری را شرح دادیم و به این سوال پاسخ دادیم که آیا ورودی دفتر روزنامه حسابداری باید تراز باشد.

در ادامه تفاوت دفتر کل و دفتر روزنامه را بیان کردیم و درباره ورودی دفتر روزنامه حسابداری توضیح دادیم. سپس به این موضوع پرداختیم که چه مواردی در دفتر روزنامه حسابداری ثبت می‌شوند و انواع ثبت برای این دفتر را بیان کردیم. نحوه آماده‌سازی ثبت‌های روزنامه حسابداری را توضیح دادیم و در پایان نرم‌افزارهای حسابداری برای ثبت روزنامه را شرح دادیم.