تابع MAX یکی از سادهترین و البته مهمترین توابع اکسل برای پیدا کردن بزرگترین مقدار عددی در جدول دادهها است. استفاده حداکثری از قابلیتهای این تابع نیاز به یادگیری چند ترفند کاربردی فرمولنویسی در اکسل و آشنایی با سایر توابع دارد. در این مطلب از مجله فرادرس بعد از آشنایی با فرمولنویسی ساده تابع MAX در اکسل، پنج مدل فرمولنویسی پیشرفته با این تابع و نحوه استفاده از آن را یاد میگیریم.
فرمولنویسی ساده تابع MAX در اکسل
سادهترین فرمول برای محاسبه بزرگترین عدد با استفاده از تابع MAX در اکسل بهصورت زیر است. در این فرمول آرگومانهای «number» مقدار عددی، آرایه، سلول مرجع یا محدودهای شامل چندین عدد را نشان میدهند. البته نوشتن عدد در دو آرگومان اول این فرمول اجباری است.
=MAX(number1, [number2], …)
برای مشخص کردن بزرگترین عدد در مجموعه دادههای اکسل با استفاده از تابع MAX، لازم است ابتدا نحوه فرمولنویسی را یاد بگیریم. بنابراین در صورت نیاز به یادگیری مفاهیم و اصطلاحات اولیه در این خصوص پیشنهاد میکنیم پیش از ورود به بحث اصلی فیلم آموزش استفاده از فرمول و توابع در اکسل در فرادرس را مشاهده کنید.
فرمولنویسی دستی تابع MAX
در بیشتر موارد برای کار با تابع MAX، سلولها یا محدوهای از سلول را بهعنوان آرگومان در داخل فرمول تایپ میکنیم. بهعنوان مثال اگر بخواهیم در تصویر زیر بزرگترین عدد در محدوده سلول A1 تا A6 را پیدا کنیم، مراحل انجام کار به شرح زیر است.
- در یک سلول خالی دلخواه، عبارت =MAX( را تایپ میکنیم.
- محدوده سلول را با نگاه داشتن دکمه سمت راست ماوس انتخاب میکنیم.
- پرانتز را میبندیم و در انتها کلید «Enter» را میزنیم.
فرمولنویسی خودکار تابع MAX
اگر همانند تصویر، اعداد در یک ردیف یا ستون بهصورت پیوسته و بدون فاصله کنار هم قرار داشته باشند، از فرمولنویسی خودکار تابع MAX طی مراحل زیر استفاده میکنیم.
- ابتدا روی یک سلول خالی درست در قسمت پایین آخرین عدد جدول کلیک میکنیم.
- بعد از ورود به زبانه «Home» در کنار بخش «Format»، روی علامت «AutoSum» کلیک میکنیم.
- از منوی آبشاری باز شده، قسمت «Max» را انتخاب میکنیم.
- با فشار دادن دکمه «Enter» اکسل با شناسایی محدوده اعداد، بیشترین مقدار را بهصورت خودکار در سلول خالی درج میکند.
برای استفاده از این روش فرمولنویسی لازم است حداقل یک سلول خالی در قسمت پایین ردیف یا ستون اعداد مورد نظر وجود داشته باشد.
روشهای ساده استفاده از تابع MAX در اکسل
علاوه بر روش سادهای که برای کاربرد تابع MAX وجود دارد، میتوانیم با تغییراتی اندک در نحوه فرمولنویسی و استفاده از ترفندهای خاص، محاسبات جذاب دیگری را نیز با این تابع انجام دهیم.
تعیین بزرگترین مقدار بین چند دسته از اعداد
تابع MAX برای تعیین بزرگترین مقدار بین چند دسته اعداد مختلف در جدول دادهها نیز بهکار میرود. بهعبارتی، محدوده قابل تعریف در فرمول میتواند چند سطر یا ستون باشد. بهعنوان مثال برای به دست آوردن بزرگترین عدد بین سه ستون و شش ردیف در محدوده سلولهای C2 تا E7 از جدول تصویر زیر فرمول =MAX(C2:E7) را مینویسیم. در این حالت بعد از کلیک، عدد ۳۴۰ بهعنوان بزرگترین مقدار بین این محدوده مشخص میشود.
تعیین بزرگترین عدد در یک یا چند سلول و محدوده جداگانه
بسیاری مواقع، اعداد موجود در جدول دادهها بهصورت جداگانه و غیر پیوسته قرار دارند. در این حالت برای فرمولنویسی نیاز است ترفند خاصی را استفاده کنیم. بهعنوان مثال در جدول اکسل تصویر زیر دو سری داده وجود دارد که در ردیف پنجم از یکدیگر مجزا شدهاند. برای پیدا کردن بزرگترین عدد بین این دو دسته اعداد مراحل زیر را انجام می دهیم.
- ابتدا عبارت =MAX( را در یک سلول خالی مینویسیم. اما این بار بلافاصله بعد از پرانتز، کلید «Ctrl» را نگاه میداریم و بعد از آن کلیه سلولهای دو سری اعداد جدول را انتخاب میکنیم.
- بعد از انتخاب آخرین سلول، کلید «Ctrl» را رها میکنیم و پرانتز بسته را در فرمول مینویسیم. اکسل بهصورت خودکار فرمول =MAX(C5:E5, C9:E9) را شبیهسازی میکند.
- با فشار دادن دکمه «Enter» بیشترین مقدار بین دو سری اعداد بهعنوان نتیجه نشان داده میشود.
تعیین آخرین تاریخ در جدول دادههای اکسل
اگر محاسبات دادههای جدول اکسل در فرمت تاریخ باشند، برای پیدا کردن آخرین تاریخ نیز میتوانیم از تابع MAX استفاده کنیم. زیرا در سیستم داخلی نرمافزار اکسل، تاریخها، مانند اعداد بدون هیچ مشکلی در قالب تابع MAX قابل پردازش هستند. بهعنوان مثال اگر بخواهیم آخرین تاریخ تحویل در محدوده سلولهای C2 تا C7 در جدول زیر را مشخص کنیم، کافی است فرمول =MAX(C2:C7) را بنویسیم.
چگونه فرمولنویسی حرفهای اکسل را با فرادرس یاد بگیریم؟
تا این بخش از مطلب، فرمولنویسی ساده با تابع MAX را یاد گرفتیم. اما در بسیاری موارد برای انجام محاسبات پیچیدهتر نیاز داریم علاوه بر آشنایی با سایر توابع اکسل، فرمولهای ترکیبی و حرفهای را به شکل صحیح بنویسیم. برای این منظور فیلمهای آموزش تهیه شده زیر در فرادرس، راهنمای خوبی هستند.
همچنین در دو مجموعه زیر قابلیت انتخاب تعداد بیشتری از آموزشهای اکسل بر حسب نیاز وجود دارد.
استفاده از تابع MAX در اکسل همراه شرط
سه روش فرمولنویسی برای تعیین بیشترین مقدار بین اعداد با تعریف شرط خاص وجود دارد. در هر یک از این روشها تابع MAX بهصورت ترکیبی از تابع IF، تابع SUMPRODUCT و همچنین تابع MAXIFS در نسخههای جدیدتر اکسل برای فرمولنویسی مورد استفاده قرار میگیرد.
فرض میکنیم مطابق تصویر زیر، جدولی از محصولات و میزان فروش آنها را در اختیار داریم. اگر بخواهیم بیشترین مقدار فروش در یک محصول خاص، مانند «Apple»، را تعیین کنیم، در این صورت سه نوع فرمولنویسی شرطی قابل تعریف است.
تعیین بزرگترین عدد با تابع IF
فرمولنویسی شرطی با تابع IF برای انجام محاسبات ترکیبی با تابع MAX در کلیه نسخههای نرمافزار اکسل قابل استفاده است. بنابراین یکی از بهترین روشها برای محاسبه بزرگترین مقدار بین اعداد در جدول دادهها است.
به عنوان مثال در جدول تصویر زیر میخواهیم بیشترین میزان فروش محصول سیب یا «Apple» را بین اعداد ستون C2 تا C15 تعیین کنیم. برای این کار ابتدا در یک سلول دلخواه از جدول مانند F1 کلمه «Apple» را مینویسیم. سپس فرمول =MAX(IF(B2:B15=F1, C2:C15)) را در سلول خالی مورد نظر خود تایپ میکنیم. ازآنجاکه این روش، نوعی فرمولنویسی آرایهای است، بعد از نوشتن کامل فرمول، کلیدهای «Ctrl+Shift+Enter» را همزمان فشار میدهیم تا نتیجه به شکل صحیح آن نمایش داده شود.
روش کار فرمول به این شکل است که تابع IF فقط در صورتی بیشترین مقدار را برمیگرداند که کلمه درج شده در سلولهای B2 تا B15 طبق شرط تعریف شده با تابع IF برابر کلمه «Apple» در سلول F1 باشد.
تعیین بزرگترین عدد با تابع MAXIFS
نسخه ۲۰۱۹ اکسل و آفیس ۳۶۵، تابع ویژهای به نام MAXIFS دارد که با استفاده از آن میتوانیم بزرگترین مقدار بین دادهها را با چند شرط مختلف تعیین کنیم. در این حالت فرمول برای دادههای مثال قبل به شکل =MAXIFS(C2:C15, B2:B15, F1) نوشته میشود. البته این فرمول فقط یک شرط دارد، با این حال محاسبات مربوط از این طریق نیز قابل انجام است.
تعیین بزرگترین عدد با تابع SUMPRODUCT
آخرین روش برای محاسبه بزرگترین عدد همراه شرط، استفاده از تابع SUMPRODUCT و تابع MAX در قالب یک فرمول است. البته این نوع فرمولنویسی غیرآرایهای است. بنابراین نیازی به فشردن همزمان کلیدهای «Ctrl+Shift+Enter» نداریم.
در این حالت برای جدول دادههای مثال قبل، فرمول به شکل =SUMPRODUCT(MAX((B2:B15=F1)*(C2:C15))) در میآید. همانطور که در تصویر زیر میبینیم، نتیجه محاسبات با هر یک از این سه تابع یکسان است و تفاوتی با یکدیگر ندارد.
در مطلب زیر در مورد توابع جدید در اکسل ۲۰۱۹ توضیح داده شده است:
تعیین بزرگترین مقدار با حذف عدد صفر
در برخی موارد، مقادیر عددی در جدول دادههای اکسل ترکیبی از اعداد منفی و صفر هستند. اگر بخواهیم بزرگترین مقدار بین این اعداد بدون در نظر گرفتن عدد صفر را بهدست آوریم، از تابع MAXIF یا MAXIFS استفاده میکنیم. تنها تفاوت در فرمولنویسی با این توابع، تعریف شرط «نامساوی با صفر» از طریق عملگر منطقی « 0<>» است.
بهعنوان مثال در جدول دادههای تصویر زیر میخواهیم بزرگترین عدد در سلولهای C2 تا C7 را بهدست آوریم. در این حالت میتوانیم یکی از دو فرمول زیر را استفاده کنیم.
- فرمول =MAX(IF(C2:C7<>0, C2:C7)) و فشردن همزمان کلیدهای «Ctrl+Shift+Enter»
- فرمول =MAXIFS(C2:C7,C2:C7,”<>0″) و فشردن کلید «Enter»
در هر دو روش، بزرگترین عدد منفی بین سلولهای C2 تا C7 فقط در صورتیکه نامساوی با عدد صفر باشند، شناسایی میشود.
پیدا کردن بزرگترین عدد بدون در نظر گرفتن پیامهای خطا
زمانیکه فرمولهای ترکیبی مختلفی را برای انجام محاسبات در اکسل استفاده میکنیم، احتمال ایجاد خطا هنگام اجرای آنها بالا خواهد بود. بنابراین اگر یکی از این فرمولها پیام خطا داشته باشد، تابع MAX نیز بهدرستی اجرا نمیشود. برای رفع این خطاها میتوانیم از فرمولنویسی شرطی همراه با یکی از توابع IS به نام تابع ISERROR استفاده کنیم.
بهعنوان مثال در جدول تصویر زیر سلولها دارای پیامهای خطای #NAME? ، #N/A و #DIV/0! هستند. این پیامها به دلایل مختلف فرمولنویسی ایجاد شدهاند. بنابراین اگر بخواهیم از تابع MAX برای محاسبه بزرگترین عدد استفاده کنیم، فرمولنویسیهای معمولی در این مورد نتیجه درستی نمیدهند. یکی از راهحلها ترکیب تابع MAXIF و تابع ISERROR در قالب فرمول زیر است.
=MAX(IF(ISERROR(A1:B5)), "", A1:B5))
البته برای سادهتر کردن عملیات و پنهان کردن خطاها میتوانیم از تابع IFERROR به شکل فرمول زیر هم استفاده کنیم.
=MAX(IFERROR(A1:B5, ""))
اما منطق عملکرد توابع شرطی به این شکل است که اگر پیام خطایی در محدوده سلولهای A1 تا B5 پیدا کنند، برای انجام محاسبات بزرگترین عدد، آن سلول را با رشته خالی (“) جایگزین میکنند. البته برای اجرای صحیح این فرمولهای آرایهای، حتما در انتهای کار کلید ترکیبی «Ctrl+Shift+Enter» را بهجای کلید «Enter» استفاده میکنیم.
در اکسل ۲۰۱۹ و آفیس ۳۶۵ میتوانیم از تابع MAXIFS نیز استفاده کنیم. شرط لازم در این حالت وجود حداقل یک عدد مثبت یا صفر در میان دادهها است. در غیر این صورت اگر تمام اعداد منفی باشند، فرمول درست عمل نخواهد کرد. نحوه نوشتن صحیح فرمول برای استفاده از تابع MAXIFS به شکل زیر است.
=MAXIFS(A1:B5,A1:B5,">=0")
اما همانطور که مشخص است هر یک از این فرمولها در نسخههای مختلف اکسل محدودیتهایی دارند. بنابراین بهترین راهحل استفاده از تابع AGGREGATE در قالب فرمول زیر است. این تابع با نادیده گرفتن مقادیر خطا، عملیات مربوط را انجام میدهد.
=AGGREGATE(4, 6, A1:B5)
عدد ۴ در این فرمول، نماینده محاسباتی تابع MAX است و عدد ۶ در آرگومان دوم عملکرد «پنهان کردن خطاها» در محدوده سلولهای A1 تا B5 را انجام میدهد. با این حال در نهایت، نتیجه تعیین بزرگترین عدد با هر یک از این فرمولها یکسان است.
مطلب آموزش تابع IFERROR راهنمای خوبی برای درک بهتر عملکرد این تابع است.
تعیین بزرگترین مقدار مطلق اعداد در اکسل
در برخی مواقع اعداد منفی و مثبت در جدول دادهها وجود دارند، اما میخواهیم بزرگترین عدد بدون در نظر گرفتن علامت مثبت یا منفی آنها را تعیین کنیم. یعنی هدف اصلی، در نظر گرفتن مقدار مطلق اعداد برای انجام محاسبات است.
برای این حالت از تابع MAX در ترکیب با تابع ABS و فرمول {=MAX(ABS(range))} استفاده میکنیم. البته از آنجا که این فرمول از نوع آرایهای است، باید توجه داشته باشیم که برای اجرای صحیح آن حتما در انتها، کلیدهای «Ctrl+Shift+Enter» را فشار دهیم.
حالت دیگر فرمولنویسی، استفاده از تابع MIN است. در منطق این روش، ابتدا حداقل مقدار بین اعداد را پیدا میکنیم، سپس با نادیده گرفتن علامت آن، عملیات پیدا کردن بزرگترین عدد را انجام میدهیم. نحوه فرمولنویسی برای جدول دادههای مثال مورد نظر، با این دو روش به شکل زیر است.
=MAX(MAX(A1:B5), -MIN(A1:B5))
=MAX(MAX(A1:B5), ABS(MIN(A1:B5)))
هر یک از این فرمولها از نوع آرایهای هستند و برای عملکرد درست نیاز به استفاده از کلید «Ctrl+Shift+Enter» داریم. اما در همه حالتها، نتایج محاسبات یکسان است.
بازگرداندن بزرگترین مقدار مطلق با حفظ علامت
برخی مواقع نیاز داریم که بزرگترین مقدار مطلق را پیدا کنیم، اما عدد را با علامت اصلی خود در نتیجه نهایی محاسبه نشان دهیم. بهعنوان مثال برای جدول تصویر زیر، فرمول به این شکل خواهد بود.
=IF(ABS(MAX(A1:B5))>ABS(MIN(A1:B5)), MAX(A1:B5), MIN(A1:B5))
در نگاه اول ممکن است این فرمول پیچیده بهنظر برسد، اما منطق آن بهراحتی قابل درک است. فرمول ابتدا بزرگترین و کوچکترین عدد در محدود سلولهای A1 تا B5 را محاسبه میکند. اگر مقدار مطلق عدد بزرگتر، بیشتر از مقدار مطلق کوچکترین عدد باشد، عدد بزرگتر به عنوان نتیجه محاسبه نمایش داده میشود. در غیر این صورت فرمول، عدد کوچکتر را نشان میدهد. اما از آنجا که فرمول مقدار اصلی و نه مطلق را بازمیگرداند، علامت منفی یا مثبت عدد حفظ میشود.
رنگی کردن بزرگترین عدد در جدول اکسل
برای رنگیکردن سلول یا ردیف دارای بیشترین مقدار در جدول دادههای اکسل، از قالببندی شرطی استفاده میکنیم. قالببندی شرطی برای بزرگترین عدد در یک محدوده جدول یا یک سلول در هر ردیف قابل تعریف است.
رنگی کردن سلول شامل بزرگترین عدد در یک محدوده
در نرمافزار اکسل برای رنگی کردن تک سلول دارای بیشترین عدد یک فرمت از پیش تعریف شده دارد. بهعنوان مثال میخواهیم بزرگترین عدد در محدوده سلولهای C2 تا C7 تصویر زیر را رنگی کنیم. مراحل انجام کار به شرح زیر است.
- سلولهای C2 تا C7 را انتخاب میکنیم.
- در زبانه «Home» بخش «Style» مسیر Conditional formatting > New Rule را دنبال میکنیم.
- در باکس «Formatting Rule» قسمت « Format only top or bottom ranked values» را انتخاب میکنیم.
- در منوی آبشاری باز شده کلمه «Top» و عدد یک را مینویسیم. این عدد نشان میدهد که فقط یک سلول حاوی بزرگترین عدد رنگی شود.
- روی دکمه «Format» کلیک میکنیم.
۶. با دو بار کلیک روی دکمه «OK» بزرگترین عدد در محدوده مورد نظر بهصورت رنگی در میآید. اگر دو عدد بهعنوان بزرگترین مقدار شناسایی شوند، در این صورت هر دو رنگی خواهند شد.
در مطلب زیر از مجله فرادرس در مورد تغییر رنگ سلول در اکسل بهطور کامل توضیح دادهایم:
رنگی کردن بزرگترین عدد در هر ردیف
برای رنگی کردن بزرگترین عدد در هر ردیف، فرمول از پیش تعریفشدهای در اکسل وجود ندارد. بنابراین لازم است آن را بهصورت دستی تعریف کنیم. مراحل انجام کار برای مثال قبلی به شرح زیر است.
- سلولهای محدوده C2 تا E2 را انتخاب میکنیم.
- در زبانه «Home» بخش «Style» مسیر Conditional formatting > New Formatting Rule را دنبال میکنیم.
- به بخش Use a formula which cells to format میرویم.
- در باکس خالی «Format Values where this formula is true» فرمول =C2=MAX($C2:$E2) را تایپ میکنیم. C2 در این فرمول نشاندهنده اولین سلول حاوی عدد در جدول و $C2:$E2 اولین ردیف در جدول دادهها است. علامت $ نیز برای قفل کردن ستونهای مربوط استفاده میشود.
- با کلیک روی دکمه «Format»، تعیین رنگ مورد نظر و همچنین دکمه «OK» بزرگترین عدد بین سلولهای C2 تا E2 رنگی میشود.
به شکل مشابه و با تعریف فرمول مربوط میتوانیم بزرگترین عدد در سایر ردیفها را نیز رنگی کنیم.
نکات مهم و پیامهای خطا در استفاده از تابع MAX در اکسل
برای استفاده درست از تابع MAX لازم است نکاتی را در آن رعایت کنیم. در غیر این صورت پیامهای خطای محاسباتی میتوانند سردرگمی ایجاد کنند.
نکات مهم در فرمولنویسی ساده تابع MAX
موارد زیر مهمترین نکات هنگام فرمولنویسی ساده با تابع MAX هستند که توجه به آنها تضمین عملکرد صحیح محاسبات و دوری از پیام خطا است.
- در فرمولنویسی ساده با اکسل میتوانیم حداکثر ۲۵۵ آرگومان را تعریف کنیم.
- اگر در آرگومانهای تابع MAX عددی را درج نکنیم، تابع MAX آن را صفر در نظر میگیرد.
- سلولهای خالی در محاسبات تابع MAX نادیده گرفته میشوند.
- مقادیر منطقی TRUE و FALSE در آرگومانهای تابع MAX بهترتیب معادل یک و صفر هستند. اما اگر بهعنوان مثال در محدوده سلول عبارتهای منطقی تعریف شوند، تابع MAX بهدلیل غیر عدد بودن، آنها را در محاسبات نادیده میگیرد.
پیامهای خطا در فرمولنویسی با تابع MAX
در صورت رعایت اصول فرمولنویسی، معمولا کمترین پیغام خطا هنگام اجرای تابع MAX را داریم. با این حال دو پیام زیر متداولترین موارد هستند.
بازگرداندن عدد صفر بعد از انجام محاسبات
اگر با وجود اعداد دیگر غیر از صفر در جدول اکسل، تابع MAX این عدد را بهعنوان نتیجه فرمول نشان دهد، به احتمال فراوان فرمت سلول به شکل متن است. این حالت بیشتر در زمانی اتفاق میافتد که تابع MAX را بعد از اجرای فرمولهای دیگر در جدول اکسل استفاده کنیم. برای تشخیص فرمت سلول و جلوگیری از ایجاد این خطا بهترین کار اجرای فرمول =ISNUMBER(A1) است که در آن A1 همان سلول فرضی خواهد بود. در صورتیکه فرمول، عبارت «FALSE» را بازگرداند، نشان میدهد که فرمت سلول، عدد نیست. بنابراین پیش از استفاده از تابع MAX لازم است مشکل مربوط به دادهها را برطرف کنیم و در صورت نیاز فرمت اعداد را تغییر دهیم.
پیام خطای N/A و #VALUE#
برای رفع این پیامهای خطا لازم است سلولهای مرجع را از لحاظ نوع فرمت مانند متن یا سایر مقادیر غیرعددی و حتی پیامهای خطای فرمولهای دیگر را بررسی کنیم.
جمعبندی پایانی
در این مطلب از مجله فرادرس علاوه بر بررسی فرمولنویسی ساده با تابع MAX در اکسل، شش روش استفاده حرفهای از آن در ترکیب با سایر توابع را تشریح کردیم. برای استفاده بهتر از قابلیتهای تابع MAX در پیدا کردن بزرگترین عدد جدول دادهها لازم است ترفندهای فرمولنویسی را بهطور کامل یاد بگیریم. بنابراین دنبال کردن مسیر آموزشی صحیح برای یادگیری عمیقتر مفاهیم اکسل در این خصوص و فرمولنویسی حرفهای بسیار اهمیت دارد.
source