کنترل پروژه، مجموعه‌ای از فرآیندهای مورد استفاده برای نظارت بر روی میزان زمان و هزینه صرف شده در پروژه و مقایسه این اطلاعات با مقادیر مشخص شده در برنامه پروژه است. افراد مسئول اجرای فرآیندهای کنترل پروژه، ابعاد مختلفی نظیر محدوده (اهداف)، برنامه زمانی، هزینه، کیفیت، ریسک و ارتباطات را مورد ارزیابی و بررسی قرار می‌دهند. سپس، در صورت وجود هرگونه انحراف از پروژه، به انجام اقدامات اصلاحی جهت از بین بردن یا به حداقل رساندن عوامل نامطلوب می‌پردازند. بنابراین، کنترل پروژه، یک فرآیند ضروری برای موفقیت پروژه است. در این مطلب از مجله فرادرس قصد داریم ببینیم کنترل پروژه چیست و چه تاثیری بر روی موفقیت پروژه دارد. به این منظور، تمام جنبه‌های کنترل پروژه را مورد بررسی قرار می‌دهیم.

به منظور بررسی کامل جنبه‌های مختلف کنترل پروژه، در ابتدا به تعریف کنترل پروژه، اهداف، اهمیت، اجزا، اعضای تیم و مقایسه این فرآیند با مدیریت پروژه می‌پردازیم. سپس، ضمن معرفی انواع فرآیند و مراحل انجام کنترل پروژه، بهترین استانداردهای موجود در این حوزه را مرور می‌کنیم. اصطلاحات پرکاربرد، ابزارهای تخصصی، روش‌ها و تکنیک‌های کنترل پروژه نیز بخش بسیار مهمی از این مطلب را تشکیل می‌دهند. بخش‌های انتهایی مطلب، به معرفی بهترین نرم‌افزارهای کنترل پروژه، کاربرد کنترل پروژه در صنایع مختلف و چالش‌ها و مزایای کنترل پروژه اختصاص دارند.

تعریف کنترل پروژه چیست؟

«کنترل پروژه» (Project Control)، فرآیند نظارت و ارزیابی تمام جنبه‌های پروژه برای اطمینان از تکمیل موفقیت‌آمیز آن بر اساس پارامترهای از پیش تعیین شده‌ای مانند هزینه، هدف، برنامه زمانی و کیفیت است.

این فرآیند، با بررسی دقیق خروجی فعالیت‌ها و مقایسه آن با برنامه، انحراف از پروژه را به حداقل می‌رساند. به این ترتیب، احتمال موفقیت و رسیدن به اهداف پروژه افزایش می‌یابد.

اهداف کنترل پروژه چه هستند؟

اهداف کنترل پروژه عبارت هستند از:

• نظارت: خروجی‌های مطلوب پروژه در فاز برنامه‌ریزی مشخص می‌شوند. کنترل پروژه، با نظارت بر فعالیت‌ها، از مطابقت خروجی‌های واقعی با خروجی‌های برنامه‌ریزی شده اطمینان حاصل می‌کند.
• حفظ منابع: پیشرفت پروژه بر اساس برنامه، به نحوه استفاده از منابع بستگی دارد. کنترل پروژه، وظیفه دارد از هدررفت منابع مالی، انسانی و مواد اولیه جلوگیری کند.
• تسهیل تصمیم‌گیری: خروجی فعالیت‌های مرتبط با کنترل پروژه، در قالب گزارش‌های زمانبندی، مالی و غیره به مدیران و ذینفعان ارائه می‌شود. اطلاعات موجود در این گزارش‌ها، اتخاذ تصمیم‌‌های استراتژیک را ساده‌تر می‌کنند.

اهمیت کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه، نقش مهمی در مدیریت پروژه در صنایع و کسب و کارهای مختلف دارد. این فرآیند، با مدیریت موثر منابع، شناسایی و مدیریت ریسک‌ها، بهینه‌سازی زمان و هزینه، جلوگیری از هدررفت منابع، نظارت بر بودجه، افزایش سلامت مالی، برنامه‌ریزی دقیق، پیگیری پیشرفت فعالیت‌ها و بهبود ارتباطات، باعث افزایش احتمال تحویل به موقع و موفقیت پروژه می‌شود. علاوه بر این، کنترل پروژه، اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری هوشمندانه و حفظ کیفیت کار را فراهم می‌کند. به همین دلیل، برای موفقیت در هر پروژه‌ای، باید اصول کنترل پروژه را پیاده‌سازی کرد.

اجزای کنترل پروژه چه هستند؟

ماهیت کنترل پروژه از تخمین، زمانبندی، کنترل هزینه و بودجه‌بندی تشکیل می‌شود:

• تخمین: پیش از شروع یک پروژه، باید درک خوبی از منابع مورد نیاز برای اجرای آن حاصل کرد. سپس، به تخمین این منابع نظیر زمان، هزینه، مواد اولیه و غیره پرداخت.
•  زمانبندی: توسعه برنامه پروژه به همراه اطلاعات مربوط به مدت زمان اجرای فعالیت‌ها و وابستگی فعالیت‌ها به منظور زمانبندی پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• کنترل هزینه: یک بودجه مشخص برای اجرای هر یک از وظایف و فعالیت‌های پروژه وجود دارد. نظارت و مدیریت هزینه‌ها، از تکمیل به موقع این وظایف و فعالیت‌ها با هزینه متناسب با بودجه اطمینان حاصل کرده و از سرریز هزینه‌ها (افزایش هزینه‌ها نسب به بودجه مصوب) جلوگیری می‌کند.
• بودجه‌بندی: تخصیص بودجه به تمام وظایف و فعالیت‌های مرتبط با پروژه، با عنوان بودجه‌بندی شناخته می‌شود. بودجه تخصیص‌یافته به هر فعالیت، بر اساس هزینه تخمینی کل پروژه است. در یک بودجه‌بندی اصولی، از امکان کنترل موثر هزینه‌ها اطمینان حاصل می‌شود.

اجرای همزمان موارد بالا در یک سیستم کنترل پروژه، به بهره‌وری برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت و کنترل فعالیت‌ها کمک می‌کند و باعث دستیابی به خروجی‌های موفقیت‌آمیز می‌شود.

چه کسانی باید کنترل پروژه را یاد بگیرند؟

تمام افراد فعال در حوزه مدیریت پروژه، باید با فرآیند کنترل پروژه و فعالیت‌های مرتبط با آن، بخصوص نظارت بر روی بودجه و برنامه زمانی آشنا باشند. یادگیری اصول این فرآیند برای مدیران پروژه، برنامه‌ریز پروژه، اعضای تیم مدیریت و کنترل پروژه ضروری است. در پروژه‌های بزرگ و پیچیده، افراد مختلفی به عنوان کنترل‌گر هزینه، کنترل‌گر برنامه زمانی، کنترل‌گر کیفیت، تحلیل‌گر ریسک، متخصص مدیریت تغییرات و غیره، وظیفه کنترل پروژه را برعهده می‌گیرند.

به طور کلی، دانشجویان و فارغ‌التحصیلان رشته‌های مهندسی صنایع، مدیریت و افراد علاقه‌مند به فعالیت در واحد مدیریت و کنترل پروژه در رشته و صنعت فعالیت خود، باید اصول فرآیند نظارت اصولی و موثر بر روند اجرای پروژه را یاد بگیرند. فرادرس، مجموعه‌ای از آموزش‌های جامع، مفید و کاربردی را با عنوان «مجموعه فیلم‌های آموزش مدیریت و کنترل پروژه فرادرس» تهیه کرده است که می‌تواند شما را در مسیر یادگیری این دانش ارزشمند کمک کند. لینک مشاهده این مجموعه آموزشی در ادامه آورده شده است.

اعضای تیم کنترل پروژه که هستند؟

تیم کنترل پروژه از افراد مختلفی نظیر سرپرست واحد یا دفتر مدیریت پروژه، مدیر کنترل پروژه، مدیر ریسک، کنترل‌گر هزینه و تهیه‌کننده برنامه زمانی تشکیل می‌شود. هرچه مقیاس و فعالیت‌های پروژه بیشتر باشد، تعداد مسئولان و کارشناسان بخش‌های مختلف افزایش می‌یابد. در برخی پروژه‌های کوچک، تنها یک نفر مسئولیت فعالیت‌های کنترل پروژه را برعهده می‌گیرد.

تصویر بالا، ماتریس مسئولیت افراد مختلف این تیم را نمایش می‌دهد. در بخش‌های بعدی، در مورد این ماتریس و دیگر ابزارهای کاربردی مورد استفاده در مدیریت و کنترل پروژه صحبت خواهیم کرد.

تفاوت و شباهت مدیریت پروژه با کنترل پروژه چیست؟

مدیریت پروژه و کنترل پروژه، شباهت‌های زیادی به یکدیگر دارند. با این وجود، ماهیت این دو فرآیند با یکدیگر متفاوت است. به طور کلی، کنترل پروژه، به منظور نظارت بر فعالیت‌ها و ایجاد هماهنگی برای رسیدن به خروجی‌های مطلوب بر اساس اهداف و محدودیت‌های تعریف شده در فاز برنامه‌ریزی اجرا می‌شود. در طرف دیگر، مدیریت پروژه، تمام جنبه‌های پروژه از ارائه طرح‌های توجیهی و برنامه‌ریزی تا اجرا و مدیریت فعالیت‌ها را پوشش می‌دهد.

جایگاه سازمانی مدیریت پروژه و کنترل پروژه، متفاوت است. تصویر زیر، ارتباط بین این دو فرآیند را در یک چارت سازمانی نمایش می‌دهد.

توجه داشته باشید که با توجه به نوع و مقیاس پروژه، امکان افزایش جایگاه‌های سازمانی یا ادغام برخی از جایگاه‌ها با یکدیگر وجود دارد. جدول زیر، به مقایسه کلی مدیریت پروژه با کنترل پروژه از جنبه‌های مختلف می‌پردازد.

به طور کلی، کنترل پروژه، بخشی از مدیریت پروژه است. اعضای واحد کنترل پروژه، عملکرد بخش‌های مختلف پروژه را ارزیابی می‌کنند. در حالی که خروجی کار این افراد، توسط مدیریت پروژه مورد نظارت و بررسی قرار می‌گیرد.

انواع فرآیند در کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه، فرآیندهای مختلفی نظیر کنترل محدوده، کنترل برنامه زمانی، کنترل هزینه، کنترل کیفیت، کنترل ریسک و کنترل ارتباطات را دربرمی‌گیرد. در ادامه، به معرفی هر یک از این فرآیندها می‌پردازیم.

کنترل محدوده در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل محدوده» (Scope Control)، فرآیند نظارت بر روی پیشرفت پروژه و مدیریت تغییرات احتمالی در حین اجرای فعالیت‌ها است. واحد کنترل پروژه، با انجام این فرآیند، از رسیدن به خروجی‌های مطلوب بر اساس معیارهای مشخص شده در فاز برنامه‌ریزی اطمینان حاصل می‌کند. مراحل اصلی فرآیند کنترل محدوده پروژه عبارت هستند از:

1. اندازه‌گیری عملکرد واقعی با توجه به خط مبنای پروژه
2. تعیین میزان انحراف خروجی فعالیت‌ها نسبت به برنامه
3. تصیم‌گیری در مورد نحوه مقابله با انحرافات (اقدامات پیشگیرانه یا اصلاحی)
4. به‌روزرسانی خط مبنا، برنامه مدیریت پروژه یا مستندات پروژه
5. ارزیابی اثرات تغییرات بر روی پروژه

کنترل برنامه زمانی در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل برنامه زمانی» (Schedule Control)، به معنای نظارت مداوم بر روی زمانبندی پروژه است. این فرآیند، به منظور اطمینان از تکمیل به موقع تمام فعالیت‌های پروژه انجام می‌شود. مراحل اجرای فرآیند کنترل برنامه زمانی پروژه عبارت هستند از:

1. بررسی منظم و مداوم برنامه زمان‌بندی و خط مبنای زمان‌بندی
2. شناسایی انحرافات و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز
3. نظارت بر روند پیشرفت پروژه و انجام اصلاحات ضروری
4. برقراری ارتباط با تمام ذینفعان و مطلع کردن آن‌ها از وضعیت پروژه
5. حفظ روند اجرای پروژه در مسیر درست و اطمینان از اتمام موفقیت‌آمیز آن

کنترل هزینه در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل هزینه» (Cost Control)، تمام جنبه‌های مرتبط با هزینه‌های یک پروژه را دربر می‌گیرد. هدف از این فرآیند در کنترل پروژه، تکمیل مجموعه فعالیت‌ها بر اساس بودجه تصویب شده است. فرآیند کنترل هزینه پروژه طی مراحل زیر اجرا می‌شود:

1. اندازه‌گیری اختلاف بین هزینه‌ها با خط مبنای بودجه
2. پیش‌بینی هزینه‌های نهایی
3. تعیین اقدامات اصلاحی ممکن
4. اجرای اقدامات اصلاحی و ارزیابی تاثیرگذاری آن‌ها

کنترل کیفیت در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل کیفیت» (Quality Control)، به منظور اطمینان از مطابقت کیفیت اقلام قابل تحویل پروژه با استانداردها است. هرگونه انحراف از الزامات کیفی، طی این فرآیند شناسایی می‌شود. از فرآیندهای اصلی کنترل کیفیت پروژه عبارت هستند از:

• برنامه‌ریزی کیفیت: شناسایی و تعریف الزامات کیفی برای رسیدن به اهداف پروژه
• تضمین کیفیت: اندازه‌گیری کیفیت تمام فعالیت‌ها و انجام اقدامات اصلاحی برای رسیدن به کیفیت مطلوب
• کنترل کیفیت: استفاده از تکنیک‌های عملیاتی برای اطمینان از رعایت استانداردهای کیفی

کنترل ریسک در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل ریسک» (Risk Control)، فرآیند شناسایی، ارزیابی و مدیریت ریسک‌های پروژه است. این فرآیند، با هدف از بین بردن و به حداقل رساندن ریسک‌های احتمالی پروژه اجرا می‌شود. مراحل اجرای مدیریت و کنترل ریسک پروژه عبارت هستند از:

1. شناسایی ریسک: ریسک‌ها با استفاده از روش‌های مختلفی مانند بارش فکری، گفتگوهای تیمی و تحلیل داده‌های تاریخی شناسایی می‌شوند. هنگام شناسایی ریسک‌ها، باید تمامی آن‌ها را به صورت سیستماتیک مستند کرد.
2. تحلیل ریسک: تحلیل ریسک می‌تواند کیفی یا کمی باشد. تحلیل کیفی با ارزیابی ریسک‌ها بر اساس احتمال و تاثیر آن‌ها انجام می‌شود. تحلیل کمی با استفاده از داده‌های عددی و به منظور ارزیابی تاثیر ریسک بر زمان‌بندی و بودجه صورت می‌گیرد.
3. اولویت‌بندی ریسک‌ها: ریسک‌ها بر اساس میزان تاثیرشان بر پروژه و درصد احتمال رخ دادنشان به گروه‌های زیاد، متوسط و کم تقسیم می‌شوند. ابزارهای مختلفی برای نمایش اولویت ریسک‌ها وجود دارند که در این مطلب به معرفی آن‌ها می‌پردازیم.
4. تعیین مسئول: مسئولیت نظارت و مدیریت هر ریسک باید به یک فرد سپرده شود.
5. پاسخ به ریسک: اجتناب، کاهش، انتقال یا پذیرش، از استراتژی‌های پاسخ به ریسک هستند. این استراتژی‌های بر اساس میزان تاثیر ریسک بر روند فعالیت‌ها و پروژه تعیین می‌شوند.
6. نظارت بر ریسک: ریسک‌ها باید به طور مداوم مورد کنترل و بررسی قرار بگیرند. برگزاری جلسات منظم و پیگیری پیشرفت فعالیت‌ها ، باعث افزایش شفافیت پروژه و امکان پاسخگویی به موقع به ریسک‌ها می‌شود.

کنترل ارتباطات در کنترل پروژه چیست؟

«کنترل ارتباطات» (Communication Control)، به منظور ترویج، نظارت و اطمینان از برقراری ارتباطات راحت و شفاف بین تمام ذی‌نفعان پروژه انجام می‌گیرد. هدف اصلی این فرآیند، اطمینان از اطلاع‌رسانی کامل به ذی‌نفعان در مورد جنبه‌های مختلف پروژه از شروع تا خاتمه آن است. روش ارتباط بین افراد حاضر در پروژه باید هنگام برنامه‌ریزی و در فازهای اولیه تعیین شود.

اگر می‌خواهید مهارت و تسلط خود را در مدیریت و کنترل ارتباطات پروژه بالا ببرید، «فیلم آموزش مبانی مدیریت پروژه – ارتباطات» را مشاهده کنید. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

بهترین منبع یادگیری کنترل پروژه چیست؟

دانشجویان مهندسی صنایع و مدیریت، مفاهیم مرتبط با مدیریت و کنترل پروژه را در مقطع کارشناسی یاد می‌گیرند. دانشجویان برخی از رشته‌های مهندسی نیز با گذراندن دروس اختیاری در مقطع کارشناسی یا کارشناسی ارشد، با این مفاهیم آشنا می‌شوند. فارغ از رشته تحصیلی، مبانی و اصول مدیریت و کنترل پروژه در اغلب صنایع مشابه یکدیگر است. بنابراین، در اولین قدم برای یادگیری کنترل پروژه، باید یک منبع جامع را پیدا کنید که ضمن ارائه مفاهیم تئوری، مسائل واقعی و کاربردی را با استفاده از ابزارها و تکنیک‌های تخصصی و بر اساس استانداردهای معتبر حل کرده باشد.

فرادرس، مجموعه‌ای از فیلم‌های آموزشی مفید و کاربردی را تهیه کرده است که دانش شما در حوزه مدیریت و کنترل پروژه را به میزان قابل توجهی ارتقا می‌دهد. لینک مشاهده برخی از پرطرفدارترین آموزش‌های این مجموعه در ادامه آورده شده است:

مراحل کنترل پروژه چیست؟

کنترل پروژه، طی چهار مرحله اصلی شامل تنظیم خط مبنا، نظارت بر عملکرد، تحلیل انحرافات و اجرای اقدامات اصلاحی انجام می‌شود. در ادامه، به معرفی هر یک از این مراحل می‌پردازیم.

تنظیم خط مبنا برای کنترل پروژه

اولین قدم در کنترل پروژه، تنظیم برنامه مرجع یا خط مبنا برای محدوده، برنامه زمانی، بودجه، کیفیت و دیگر پارامترهای مهم است. برنامه‌های مرجع، به عنوان معیار مقایسه عملکرد فعالیت‌ها و به منظور اندازه‌گیری کمیت‌های تحلیلی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

نظارت بر عملکرد برای کنترل پروژه

به محض شروع پروژه، واحد کنترل پروژه، پیشرفت فعالیت‌ها را به طور پیوسته با خط مبنا مقایسه می‌کند. در این مرحله، تمام جنبه‌های پروژه نظیر نقاط عطف، شاخص‌های کلیدی و اقلام قابل تحویل بررسی می‌شوند.

تحلیل انحرافات برای کنترل پروژه

شناسایی انحرافات پروژه از اهداف برنامه‌ریزی شده، بسیار حساس و ضروری است. تحلیل انحرافات، کار ساده‌ای نیست اما خروجی آن، امکان پیش‌بینی ساده مشکلات احتمالی و اطمینان از عدم تغییر مسیر اصلی پروژه را فراهم می‌کند.

اجرای اقدامات اصلاحی برای کنترل پروژه

آخرین مرحله از کنترل پروژه، انجام اقدامات مناسب برای اصلاح روند پروژه و بازگرداندن آن به مسیر اصلی است. تخصیص مجدد منابع، بازنگری در برنامه‌های زمانی یا تغییر برنامه پروژه، از این اقدامات متداول برای اصلاح انحرافات مهم هستند.

بهترین استاندارد برای اجرای کنترل پروژه چیست؟

سازمان‌های موفق، فعالیت‌های خود را بر اساس استانداردهای معتبر اجرا می‌کنند. استانداردهای متعددی در حوزه مدیریت و کنترل پروژه وجود دارد که در این بخش، به معرفی بهترین و محبوب‌ترین آن‌ها می‌پردازیم.

PMBOK چیست؟

«پیکره دانش مدیریت پروژه» (Project Management Body of Knowledge) یا به اختصار «پم‌باک» (PMBOK)، یکی از متداول‌ترین استانداردهای مورد استفاده در حوزه مدیریت و کنترل پروژه است. این استاندارد، با ارائه یک چارچوب جامع، حوزه‌های مختلفی نظیر مدیریت هدف، زمان، هزینه، کیفیت و ریسک را پوشش می‌دهد.

PMBOK، به دلیل ارائه بهترین راهکارها و فرآیندها بر اساس نیازهای پروژه، در بسیاری از صنایع مورد استفاده قرار می‌گیرد. مراحل مدیریت پروژه بر اساس PMBOK عبارت هستند از:

1. «شروع» (Initiating)
2. «برنامه‌ریزی» (Planning)
3. «اجرا» (Execution)
4. «نظارت و کنترل» (Monitoring & Controlling)
5. «بستن» (Closing)

کنترل پروژه، به عنوان چهارمین مرحله از مدیریت پروژه، هم‌زمان و هم‌راستا با فاز اجرایی انجام می‌شود. بر اساس استاندارد PMBOK، هدف اصلی این مرحله، جلوگیری از انحراف فعالیت‌ها نسبت به خروجی‌های برنامه‌ریزی شده است. با کنترل موثر پروژه می‌توان در زمان مقرر و با توجه به بودجه و کیفیت مورد نظر، فعالیت‌های مختلف را تکمیل کرد.

تسلط بر دانش‌ها و فرآیندهای استاندارد PMBOK، یک مهارت ارزشمند برای مهندسان صنایع و افراد علاقه‌مند به فعالیت در حوزه مدیریت و کنترل پروژه محسوب می‌شود. این مهارت، شانس شما برای رسیدن به شغل دلخواهتان را افزایش می‌دهد. اگر می‌خواهید مبانی PMBOK را به خوبی یاد بگیرید، مشاهده فیلم آموزش مبانی مدیریت پروژه با رویکرد PMBOK فرادرس را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

PRINCE2 چیست؟

«پروژه‌ها در محیط‌های کنترل شده» (Projects IN Controlled Environments) یا «پرینس ۲» (PRINCE2)، یکی از محبوب‌ترین استانداردها و دستورالعمل‌های مدیریت پروژه است که پروژه‌ها را به فازهای قابل مدیریت تقسیم‌بندی می‌کند. تمرکز اصلی این استاندارد بر روی ساماندهی، کنترل و کیفیت فعالیت‌ها در طول چرخه عمر پروژه است.

از ویژگی‌های مثبت استاندارد PRINCE2 می‌توان به واضح بودن آن در تعریف نقش‌ها و مسئولیت‌های پروژه اشاره کرد. این ویژگی، PRINCE2 را به گزینه‌ای مناسب برای مدیریت و کنترل پروژه‌های پیچیده با مسئولیت‌پذیری و نظارت سخت‌گیرانه تبدیل کرده است.

ISO 21500 چیست؟

«ایزو ۲۱۵۰۰» (ISO 21500)، یک راهنما و استاندارد بین‌المللی معروف در زمینه یادگیری فرآیندها و مفاهیم مدیریت پروژه است. این استاندارد را می‌توان به منظور مدیریت هر نوع پروژه‌ای، فارغ از مقیاس و پیچیدگی آن مورد استفاده قرار داد. ISO 21500، مجموعه‌ای اصول سطح بالا برای اجرای روش‌های مدیریت موثر پروژه و اطمینان از سازگازی این روش‌ها با استانداردهای بین‌المللی را ارائه می‌کند.

OPM3 چیست؟

«مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی» (Organizational Project Management Maturity Model) یا «اُپی‌ام۳» (OPM3)، یک مدل ابداعی توسط موسسه مدیریت پروژه (PMI) است که برای ارزیابی بلوغ سازمان‌ها در اجرای روش‌های مدیریت پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. این مدل، ضمن شناسایی نقاط ضعف و قدرت فرآیندهای مدیریت پروژه، نقشه راهی برای بهبود این فرآیندها در اختیار سازمان‌ها قرار می‌دهد.

اگر می‌خواهید سطح دانش تخصصی خود در زمینه مدیریت و کنترل پروژه را بر اساس استانداردهای بین‌المللی ارتقا دهید، مشاهده «فیلم آموزش مدل بلوغ مدیریت پروژه سازمانی OPM3 فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

اصطلاحات و ابزارهای کنترل پروژه چه هستند؟

ابزارهای مدیریت و کنترل پروژه، منابعی مانند نرم‌افزارها، نمودارها، فهرست‌ها، تقویم‌ها و حتی قالب‌های آماده هستند که به منظور مدیریت و اجرای جنبه‌های مختلف پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرند. در این بخش، به معرفی برخی از پرکاربردترین اصطلاحات و ابزارهای مدیریت و کنترل پروژه می‌پردازیم.

نقطه عطف در کنترل پروژه چیست؟

«نقطه عطف پروژه» (Project Milestone)، نقطه‌ای بر روی برنامه زمانی پروژه است که رویدادها یا دستاوردهای مهم را نمایش می‌دهد. این نقطه می‌تواند نشان‌دهنده زمان شروع و پایان پروژه، اتمام فازهای اصلی یا هر اتفاق مهم دیگری مانند تولید اقلام قابل تحویل باشد. تعیین نقاط عطف توسط تیم مدیریت و کنترل پروژه، باعث درک بهتر اهداف و اقدامات مورد نیاز برای رسیدن به آن‌ها توسط تمام افراد حاضر در پروژه می‌شود.

برخی از نقاط عطف رایج در فازهای مختلف چرخه عمر پروژه عبارت هستند از:

• نقاط عطف شروع پروژه: گردآوری تیم پروژه، برگزاری جلسه آغاز پروژه، گرفتن تایید منشور پروژه، تامین منابع مالی، تجهیزات و غیره
• نقاط عطف فاز برنامه‌ریزی: تعریف محدوده، تخمین هزینه‌ها، بودجه‌بندی، تهیه برنامه زمانی، تکمیل برنامه پروژه و گرفتن تایید برنامه
• نقاط عطف فاز اجرا: شروع عملیات اجرایی، ارائه اقلام قابل تحویل اصلی، تکمیل وظایف حیاتی و رسیدن به اهداف پروژه
• نقاط عطف پایان پروژه: تهیه فهرست نواقص پروژه و گرفتن تایید تکمیل پروژه از ذینفعان

هدف کنترل پروژه، رسیدن به نقاط عطف فاز اجرایی، با کمترین انحراف ممکن از برنامه است.

اقلام قابل تحویل در کنترل پروژه چیست؟

«اقلام قابل تحویل» (Deliverables)، خروجی نهایی فعالیت‌های پروژه هستند. این خروجی‌های می‌توانند بزرگ یا کوچک باشند. تعداد اقلام قابل تحویل، به مشخصات پروژه و توافقات بین تیم مدیریت و ذینفعان در مرحله برنامه‌ریزی بستگی دارد.

اقلام قابل تحویل تا حدی شبیه به نقاط عطف پروژه هستند. البته نقاط عطف، رسیدن به یک دستاورد مهم در پروژه نمایش می‌دهند. این دستاورد می‌تواند با تکمیل مجموعه‌ای از فعالیت‌ها حاصل شود. بنابراین، زمان رسیدن به خروجی آخرین فعالیت این مجموعه با نقطه عطف یکسان است. برخی از انواع اقلام قابل تحویل عبارت هستند از:

• داخلی یا خارجی
• ملموس یا غیرملموس
• بزرگ یا کوچک

خزش محدوده در کنترل پروژه چیست؟

«خزش محدوده» (Scope Creep)، اصطلاحی است که برای اشاره به افزایش غیرقابل کنترل و برنامه‌ریزی نشده اقلام قابل تحویل پروژه استفاده می‌شود. تعیین محدوده پروژه، در فاز برنامه‌ریزی صورت می‌گیرد. اگر خواسته‌ها و اقلام قابل تحویل از موارد اشاره شده در محدوده پروژه بیشتر شوند، اصطلاحا خزش محدوده رخ می‌دهد.

در برخی از موارد، خزش محدوده تاثیر قابل‌توجهی بر روی پروژه نمی‌گذارد و فقط چند فعالیت محدود را به آن اضافه می‌کند. با این وجود، در صورت افزایش بیش از حد اقلام قابل تحویل، موفقیت پروژه به خطر می‌افتد و تمرکز افراد به جای رسیدن به اهداف اصلی، به سمت فعالیت‌های اضافی معطوف می‌شود. از عوامل به وجود آورنده خزش محدوده می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• عدم تدوین محدوده پروژه
• ارتباطات ضعیف بین واحدهای مختلف و ذینفعان
• واضح نبودن اهداف پروژه
• اهداف غیرواقعی
• بیش از حد بودن تعداد ذینفعان
• غیرموثر بودن فرآیند کنترل تغییرات
• بازخورد لحظه‌آخری مشتری

خط مبنا یا Baseline در کنترل پروژه چیست؟

«خط مبنا» (Baseline)، یک برنامه مرجع برای مقایسه عملکرد واقعی و شناسایی انحرافات پروژه در طول زمان است. خط مبنا، از سه عنصر کلیدی شامل محدوده، برنامه زمانی و هزینه تشکیل می‌شود. این عناصر، به اعضای تیم مدیریت و کنترل پروژه کمک می‌کنند تا ضمن پیگیری پیشرفت پروژه، مانع خزش محدوده شوند.

Baseline‌ در کنترل پروژه، به منظور تهیه گزارش‌های دوره‌ای و شناسایی نقاط ضعف و قوت پروژه نیز مورد استفاده قرار می‌گیرد. این برنامه، در مراحل اولیه برنامه‌ریزی پروژه آماده می‌شود.

نمودار گانت در کنترل پروژه چیست؟

«نمودار گانت» (Gantt Chart)، یکی از مهم‌ترین و پرکاربردترین ابزارها در مدیریت و کنترل پروژه است. این نمودار، بازه زمانی شروع و پایان هر فعالیت و وابستگی فعالیت‌ها به یکدیگر را نمایش می‌دهد. نمودار گانت، در فازهای مختلف پروژه به منظور برنامه‌ریزی، زمانبندی و ردیابی فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تصویر زیر، نمونه‌ای نمودار گانت برای فازها و فعالیت‌های اصلی پروژه را نمایش می‌دهد. این نمودار، فرآیند ایجاد خط زمانی پروژه را ساده‌تر می‌کند. اغلب نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه، دارای ابزارها و قابلیت‌های مخصوص برای تهیه نمودار گانت هستند.

ساختار شکست کار یا WBS در کنترل پروژه چیست؟

«ساختار شکست کار» (Work Breakdown Structure | WBS)، روشی برای تقسیم‌بندی پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر و قابل مدیریت است. به عنوان مثال، برخی از فعالیت‌های به قدری بزرگ و گسترده هستند که به سادگی نمی‌توان بر روی جزئیات اجرای آن‌ها نظارت کرد. ساختار شکست کار، با تجزیه این فعالیت‌ها به وظایف کوچک‌تر، باعث درک بهتر اقلام قابل تحویل می‌شود. این ابزار، معمولا در تکنیک‌های مدیریت پروژه نظیر روش مسیر بحرانی (CPM) یا تکنیک بررسی و ارزیابی برنامه (PERT) مورد استفاده قرار می‌گیرد.

تصویر بالا، نمونه‌ای از ساختار شکست کار برای فرآیندهای اصلی پروژه را نمایش می‌دهد. هنگام اجرای هر یک از فرآیندها می‌توانت زیرمجموعه‌های آن‌ها را به وظایف کوچک‌تر تقسیم کرد. به این ترتیب، مدیریت فعالیت‌ها و وظایف ساده‌تر می‌شود. یادگیری اصول استفاده از روش ساختار شکست، برای افراد فعال در حوزه مدیریت و کنترل پروژه ضروری است. با مشاهده «فیلم آموزش ساختار شکست کار در مدیریت پروژه فرادرس» می‌توانید بر روی این مبحث تسلط پیدا کنید. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

ساختار پروژه‌ای در سازمان یا EPS در کنترل پروژه چیست؟

«ساختار پروژه‌ای در سازمان» (Enterprise Project Structure | EPS)، ابزاری برای نمایش تمام پروژه‌های یک سازمان در قالب ساختار سلسله‌مراتبی است. EPS، هیچ محدودیتی در سطوح و زیرشاخه‌های قابل نمایش ندارد. هر سطح در این ساختار می‌تواند بیانگر واحدهای سازمان، فازهای پروژه، موقعیت سایت‌ها و غیره باشد. پروژه‌ها، همواره در پایین‌ترین سطح از EPS قرار می‌گیرند.

نمودار برن در کنترل پروژه چیست؟

در مدیریت و کنترل پروژه، ابزارهای گرافیکی متعددی برای نمایش فرآیندها و مقایسه پیشرفت واقعی آن‌ها نسبت به عملکرد مورد انتظار وجود دارد. بر اساس استاندارد PMBOK، به این ابزارها، «کنترل‌های بصری» (Visual Controls) می‌گویند. «نمودارهای برن» (Burn Charts)، یکی از کنترل‌های بصری متداول در مدیریت پروژه هستند که به منظور ارزیابی سرعت پیشرفت فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

نمودارهای برن، به دو دسته «نمودار برن‌داون» (‌Burndown Chart) و «برن‌آپ» (‌Burnup Chart) تقسیم می‌شوند:

• نمودار برن‌آپ: این نمودار، میزان کار انجام شده را در مقایسه با میزان کاری که باید انجام می‌شد را نمایش می‌دهد.
• نمودار برن‌داون: این نمودار، میزان کار باقیمانده را در مقایسه با کل کار نمایش می‌دهد.

کانبان در کنترل پروژه چیست؟

«کانبان» (Kanban)، یک ابزار گرافیکی برای مدیریت وظایف و کنترل بصری پروژه است. این ابزار از یک تخته و چندین کارت تشکیل می‌شود. هر کارت، یک فعالیت را نمایش می‌دهد. معمولا فضای تخته را بر اساس معیارهای مختلف نظیر وضعیت انجام فعالیت (در انتظار، در حال انجام، تکمیل شده و غیره) تقسیم‌بندی می‌کنند.

اگر به یادگیری نحوه استفاده از کانبان در تولید ناب علاقه دارید، مشاهده «آموزش سیستم کانبان در تولید ناب فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

مدیران پروژه با استفاده از این ابزار کاربردی، وظایف مختلف را به اعضای تیم اختصاص می‌دهند. به این ترتیب، وضعیت انجام فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه در یک نگاه کلی مشخص می‌شود. تخته کانبان در مدیریت و کنترل پروژه بسیاری از حوزه‌ها نظیر بازاریابی، توسعه نرم‌افزار، تولید و غیره کاربرد دارد.

تخته کانبان، از ابزارهای متداول در تولید ناب محسوب می‌شود. هدف تولید ناب، به حداقل رساندن اتلاف زمان و به حداکثر رساندن بهره‌وری است. کانبان، امکان برقراری ارتباط بین فرآیندهای تولید را فراهم می‌کند. به این ترتیب، مدیریت موثر وظایف و رسیدن به اهداف تولید ناب امکان‌پذیر می‌شود.

ساختار شکست هزینه یا CBS در کنترل پروژه چیست؟

«ساختار شکست هزینه» (Cost Breakdown Structure | CBS)، یک چارچوب سلسله‌مراتبی است که هزینه‌های مرتبط با پروژه را در دسته‌بندی‌های مختلف مرتب می‌کند. این ساختار، با تجزیه هزینه کل پروژه به قسمت‌های کوچک‌تر نظیر هزینه نیروی انسانی، هزینه تجهیزات و هزینه‌های بالاسری، باعث مدیریت بهتر هزینه‌ها می‌شود.

CBS در فعالیت‌هایی نظیر بودجه‌بندی، ردیابی هزینه‌ها و تحلیل مالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با استفاده از این ساختار می‌توان محل صرف هزینه‌ها را به خوبی مدیریت و کنترل کرد.

ساختار شکست منابع یا RBS در کنترل پروژه چیست؟

«ساختار شکست منابع» (Resource Breakdown Structure | RBS)، یکی دیگر از چارچوب‌های سلسله‌مراتبی مورد استفاده در مدیریت و کنترل پروژه است که به منظور دسته‌بندی و مرتب‌سازی منابع پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. هدف از تهیه این ساختار، کمک به تخصیص بهتر منابع موجود به وظایف و فعالیت‌های مختلف است.

RBS، با نگاه جزئی به پرسنل، مواد اولیه، تجهیزات و تاسیسات، امکان شناسایی، ردیابی و مدیریت بهتر منابع را فراهم می‌کند. این ساختار، ابزار بسیاری مناسبی برای دفاتر مدیریت پروژه است؛ زیرا این دفاتر، مسئولیت برنامه‌ریزی، تخصیص و مدیریت منابع پروژه‌های مختلف را برعهده دارند.

نمودار شبکه‌ای در کنترل پروژه چیست؟

«نمودارهای شبکه‌‌ای پروژه» (Project Network Diagrams)، کلیت پروژه را با استفاده از المان‌های گرافیکی نمایش می‌دهند. این نمودارها، از چندین جعبه و پیکان متصل به هم تشکیل می‌شوند. به هر جعبه در نمودارهای شبکه‌ای، یک گره می‌گویند. گره‌ها، بیانگر فعالیت‌های یک پروژه و پیکان‌ها، نشان‌دهنده رابطه بین فعالیت‌ها هستند.

نمودارهای شبکه‌ای، سازگاری خوبی با تکنیک‌های مدیریت پروژه دارند؛ چراکه هر دوی آن‌ها، از نقاط شروع و پایان تشکیل می‌شوند. متداول‌ترین روش رسم نمودارهای شبکه‌ای عبارت هستند از:

• رسم نمودار به روش تقدم (Precedence Diagramming Method | PDM)
• رسم نمودار به روش برداری (Arrow Diagramming Method | ADM)

نمودارهای شبکه‌ای، ردیابی المان‌های مختلف پروژه را ساده‌تر می‌کنند. علاوه بر این، به اشتراک‌گذاری و تعامل با این نمودارها بسیار راحت است. نمودارهای شبکه‌ای در بسیاری از تکنیک‌های گرافیکی مدیریت و کنترل پروژه نظیر تکنیک بررسی و ارزیابی برنامه (PERT) و روش مسیر بحرانی (CPM) کاربرد دارند.

ریسک رجیستر در کنترل پروژه چیست؟

«ریسک رجیستر» (Risk Register)، گزارشی فهرست‌وار است که برای مستندسازی و ردیابی ریسک‌های احتمالی در حین اجرای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این گزارش، اطلاعاتی نظیر میزان احتمال رخ دادن ریسک، پیامدهای احتمالی ریسک و استراتژی‌های موجود برای از بین بردن یا به حداقل رساندن انحرافات ناشی از ریسک آورده می‌شود. ریسک رجیستر به عنوان یک ابزار ساده اما کارآمد، امکان کنترل ریسک‌ها و کاهش اثرات منفی آن‌ها بر روی پروژه را فراهم می‌کند.

ماتریس ریسک در کنترل پروژه چیست؟

«ماتریس ریسک» (Risk Matrix)، یکی دیگر از ابزارهای کلیدی در مدیریت و کنترل پروژه است که به منظور درک سریع شانس و شدت ریسک‌های احتمالی مورد استفاده قرار می‌گیرد. با این ابزار، امکان اولویت‌بندی ریسک‌ها و یافتن راه‌حل‌های مناسب برای آن‌ها را فراهم می‌کند.

فارغ از تکنیک‌های مورد استفاده برای مدیریت و کنترل پروژه، به کارگیری ابزارهای مدیریت ریسک مانند ریسک رجیستر، ماتریس ریسک و غیره، امری ضروری است. برخی از انواع ریسک‌های رایج در پروژه‌ها عبارت هستند از:

• ریسک استراتژیک
• ریسک عملیاتی
• ریسک مالی
• ریسک فنی
• ریسک خارجی

به خاطر داشته باشید که تاثیر ریسک‌ها بر روی پروژه، همواره منفی نیست. در برخی از موارد، امکان تبدیل ریسک به فرصت و اثرگذاری مثبت بر روی روند اجرای پروژه وجود دارد.

اگر به مباحث مرتبط با مدیریت ریسک از جمله فرآیند شناسایی، ارزیابی و اولویت‌بندی ریسک‌ها و روش‌های برطرف کردن آن‌ها علاقه دارید، «فیلم آموزش مدیریت ریسک فرادس» را مشاهده کنید. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

تایم‌شیت در کنترل پروژه چیست؟

برگه ساعات کاری یا «تایم‌شیت» (Timesheet)، ابزاری برای نظارت بر میزان فعالیت پرسنل در یک بازه زمانی مشخص است. این برگه، علاوه بر تسهیل فرآیند محاسبه حقوق کارکنان، به عنوان یک ابزار کنترلی برای ثبت زمان صرف شده توسط اعضای تیم بر روی فعالیت‌های اختصاص‌یافته به آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. به این ترتیب، امکان نظارت بر روی میزان پرداختی‌ها، زمان اتمام فعالیت‌ها و پیشرفت پروژه بر اساس بودجه فراهم می‌شود.

امروزه در اغلب پروژه‌ها، از نرم‌افزارهای صفحه گسترده برای تهیه تایم‌شیت استفاده می‌کنند. یکی از نر‌افزارهای پرکاربرد در این زمینه، اکسل است. اگر به یادگیری نحوه ساخت تایم‌شیت در اکسل علاقه دارید، مطالعه مطلب «ساخت فرم حضور و غیاب در اکسل – از صفر تا صد + دانلود نمونه فرم رایگان» مجله فرادرس را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

داشبورد مدیریت پروژه در کنترل پروژه چیست؟

«داشبورد مدیریت پروژه» (Project Management Dashboard)، ابزاری برای دنبال کردن شاخص‌های مختلف پروژه است. داشبورد مدیریت پروژه، مجموعه‌ای از اطلاعات سطح بالا از پروژه را با استفاده از نمودارها و گراف‌های ساده به نمایش می‌گذارد. این اطلاعات معمولا به هزینه‌ها، وظایف یا وضعیت کلی پروژه ارتباط دارند. برخی از داشبوردها، حجم کاری و شاخص‌های مرتبط با مدیریت منابع را نیز ارائه می‌کنند.

طراحی داشبوردهای مدیریتی و تحلیل داده‌های موجود در آن‌ها، از مهارت‌های تخصصی افراد فعال در حوزه مدیریت و کنترل پروژه محسوب می‌شود. بسیاری از افراد از نرم‌افزار کسل برای ساخت داشبوردهای مدیریتی استفاده می‌کنند. در صورت تمایل به یادگیری این مهارت ارزشمند، مشاهده «آموزش داشبوردهای مدیریتی اکسل» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

چنج‌لاگ در کنترل پروژه چیست؟

سیاهه تغییرات یا «چنج‌لاگ» (Changelog)، فهرست دقیقی از تمام تغییرات درخواستی و اعمال شده بر روی پروژه است. در این فهرست، معمولا اطلاعاتی نظیر دلیل تغییر، درخواست‌دهنده، تاریخ درخواست، نحوه اعمال و وضعیت کلی تغییر آورده می‌شود.

سیاهه تغییرات، ضمن جلوگیری از خزش محدوده پروژه، باعث تقویت ارتباط ذی‌نفعان و درک بهتر تاثیر تغییرات بر روی محدوده، برنامه زمانی و بودجه می‌شود.

گزارش در کنترل پروژه چیست؟

گزارش، سندی است که کلیات یا جزئیات پروژه را در خود جای می‌دهد. انواع بسیاری زیادی گزارش در حوزه مدیریت و کنترل پروژه وجود دارد. هر یک از این گزارش‌ها، برای اهداف خاصی مورد استفاده قرار می‌گیرند. با این وجود، تمام گزارش‌ها شامل اطلاعاتی در مورد پیشرفت و عملکرد پروژه هستند.

گزارش، ابزار ارزشمندی برای ارائه جزئیات مهم پروژه به مدیران و ذی‌نفعان است. از متداول‌ترین انواع گزارش در مدیریت و کنترل پروژه می‌توان به «گزارش وضعیت» (Status Report) اشاره کرد. این گزارش، به صورت دوره‌ای (هفتگی یا ماهانه) تهیه می‌شود. گزارش‌های پیشرفت پروژه و میزان فعالیت‌ها نیز از گزارش‌های مهم در مدیریت منابع به شمار می‌روند. علاوه بر این موارد، گزارش‌هایی برای ارائه اطلاعات مرتبط با ریسک، تحلیل هزینه-فایده و انحراف پروژه نیز وجود دارند.

افراد فعال در یک پروژه، بخصوص کارکنان واحد مدیریت و کنترل پروژه، باید با نحوه تهیه انواع گزارش‌ها آشنا باشند. فرادرس، به منظور افزایش سطح مهارت‌های کاربردی علاقه‌مندان به مدیریت و کنترل پروژه، «مجموعه فیلم‌های جامع و کاربردی تهیه گزارش مدیریتی فرادرس» را تهیه کرده است. لینک مشاهده برخی از محبوب‌ترین آموزش‌های این مجموعه در ادامه آورده شده است:

MDR در کنترل پروژه چیست؟

«فهرست اصلی اسناد» (Master Document Register)، به منظور مدیریت و کنترل اسناد پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. از اطلاعات موجود در این فهرست می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• اطلاعات شناسایی نظیر کد، عنوان، واحد، نوع و غیره
• اطلاعات پیشرفت سند مانند کد بازنگری، تاریخ، وضعیت و غیره
• تاریخ تحویل مورد انتظار
• تاریخ تحویل واقعی

MDR، یک ابزار مهم و کاربردی برای مسئول کنترل مستندات و تیم مدیریت پروژه به شمار می‌رود. این فهرست با عنوان «فهرست اصلی اقلام قابل تحویل» (Master Deliverable Register) نیز شناخته می‌شود. MDR، فرآیند شناسایی تاخیرات و مشکلات پروژه را تسریع می‌بخشد.

مرکز کنترل مستندات یا DCC در کنترل پروژه چیست؟

در سال‌های اخیر، شرکت‌های نفت و گاز، پتروشیمی و عمرانی، توجه ویژه‌ای به راه‌اندازی واحدی با عنوان «مرکز کنترل مستندات» (Document Control Center | DCC) داشته‌اند. وظیفه کارکنان این واحد، وظیفه ثبت و گزارش‌گیری از تمام مراحل تولید مدارک و نقشه‌های مهندسی پروژه را از آغاز طراحی تا بایگانی برعهده دارند.

اگر علاقه دارید بیشتر و بهتر در مورد کنترل مدارک و مستندات مهندسی پروژه آشنا شوید، «فیلم آموزش مقدماتی کنترل مدارک و مستندات مهندسی پروژه‌ها فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

شاخص عملکرد کلیدی یا KPI در کنترل پروژه چیست؟

«شاخص عملکرد کلیدی» (Key Performance Index | KPI)، کمیت‌هایی هستند که عملکرد پروژه را با توجه به اهداف از پیش تعیین شده مورد ارزیابی قرار می‌دهند. شاخص‌های عملکردی بسیار زیادی برای مدیریت و کنترل پروژه‌های مختلف وجود دارند. این شاخص‌ها معمولا به پنج گروه شاخص‌های مرتبط با زمان، بودجه، کیفیت و تاثیرگذاری تقسیم می‌شوند. در ادامه، برخی از این شاخص‌ها را نام می‌بریم:

• شاخص‌های عملکرد زمانی: زمان چرخه پروژه، درصد تکمیل شدن به موقع وظایف، تعداد دفعات اصلاح برنامه زمانی و غیره
• شاخص‌های عملکرد بودجه‌ای: انحراف از بودجه، چرخه زمانی تنظیم بودجه، ارزش برنامه‌ریزی شده، شاخص عملکرد هزینه و غیره
• شاخص‌های عملکرد کیفی: میزان رضایت مشتری، میزان رضایت ذینفعان، تعداد خطاها، شکایات مشتریان، نرخ ریزش کارکنان و غیره
• شاخص‌های عملکرد تاثیرگذاری: میانگین هزینه ساعتی، سودآوری منابع، تعداد پروژه‌های کنسل شده، تعداد درخواست تغییر و غیره

شاخص‌های کلیدی عملکرد، معمولا قبل از شروع پروژه بین تیم و ذی‌نفعان مورد توافق قرار می‌گیرند. برخی از این شاخص‌ها، امکان انجام به موقع اقدامات اصلاحی را فراهم می‌کنند. برخی دیگر نیز فقط برای ارزیابی فعالیت‌های انجام شده به کار می‌روند.

اگر به یادگیری اصول استفاده از شاخص‌های کلیدی عملکرد در کسب و کارها علاقه دارید، مشاهده «فیلم آموزش شاخص‌های کلیدی عملکرد استارتاپ فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

روش‌ها و تکنیک‌های کنترل پروژه چه هستند؟

ابزارهای مدیریت و کنترل پروژه، نحوه نظارت بر روی فعالیت‌های را مشخص می‌کنند. روش‌ها و تکنیک‌های مدیریت و کنترل پروژه، فرآیندهایی هستند که از این ابزارها برای رسیدن به اطلاعات مهم در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک استفاده می‌کنند. در این بخش، به معرفی برخی از متداول‌ترین روش‌های مدیریت و کنترل پروژه می‌پردازیم.

روش مسیر بحرانی یا CPM در کنترل پروژه چیست؟

«روش مسیر بحرانی» (Critical Path Method | CPM)، یکی از تکنیک‌های اساسی در مدیریت و کنترل پروژه است. در این روش، از ابزارهایی نظیر نمودارهای شبکه‌ای، ساختار شکست کار و نمودار گانت برای ایجاد خط زمانی و تشخیص مسیر بحرانی استفاده می‌شود. منظور از مسیر بحرانی، طولانی‌ترین ترتیب انجام فعالیت‌های پروژه است. به فعالیت‌های مسیر بحرانی، فعالیت‌های بحرانی می‌گویند. این فعالیت‌ها، بالاترین اولویت را در برنامه زمانی پروژه دارند. مثال ساده زیر را در نظر بگیرید.

تصویر بالا، نمایش ساده‌ای از فعالیت‌های یک پروژه ساختمان‌سازی است. هر یک از فعالیت‌ها برای تکمیل، به زمان و منابع متفاوتی نیاز دارند. به عنوان مثال، اجرای دیوارها و سقف، بیشتر از نصب نما و تاسیسات بهداشتی طول می‌کشد. برای پیدا کردن مسیر بحرانی، باید ترتیبی از فعالیت‌ها با طولانی‌تر زمان اجرا را مشخص کنید.

بر اساس اطلاعات تصویر بالا، مسیر اجرای فعالیت‌های حفر فونداسیون، ساخت دیوارها و ساخت سقف (مجموعا ۴۰ روز)، طولانی‌تر از مسیر دیگر (مجموعا ۹ روز) است. بنابراین، مسیر طولانی‌تر (مسیر با زمان ۴۰ روز) به عنوان مسیر بحرانی انتخاب می‌شود. مسیر بحرانی، حداقل زمان مورد نیاز برای اجرای پروژه را مشخص می‌کند. در یک پروژه، امکان اجرای چندین فعالیت به طور همزمان وجود دارد اما اگر مسیر بحرانی با تاخیر مواجه شود، کل زمان اجرای پروژه به تاخیر می‌افتد.

PERT در کنترل پروژه چیست؟

«تکنیک بررسی و ارزیابی برنامه» (Program Evaluation and Review Technique) یا به اختصار «پِرت» (PERT)، یکی از روش‌های تخمین زمان در مدیریت و کنترل پروژه محسوب می‌شود. هدف از این روش، تهیه برنامه زمانی برای تکمیل به موقع فعالیت‌ها، با توجه به بودجه مصوب است. PERT، کارها را به فعالیت‌های جزئی تجزیه می‌کند و آن‌ها را بر اساس اولویت و وابستگی، درون یک شبکه قرار می‌دهد.

تصویر بالا، یک نمودار پرت را نمایش می‌دهد. هر گره، بیانگر یک رویداد است. فعالیت‌ها بر اساس اولویت‌شان، توسط فلش از یک گره به گره دیگر وصل می‌شوند. با توجه به اطلاعات زمانی نمایش داده شده در جدول و وابستگی فعالیت‌ها در نمودار می‌توان زودترین زمان اتمام هر فعالیت (TE)، دیرترین زمان اتمام هر فعالیت (TL) و شناوری زمان تکمیل هر فعالیت را به دست آورد.

اگر به یادگیری بیشتر در مورد PERT و جزئیات اجرای آن علاقه دارید، تماشای «فیلم آموزش شبکه‌های احتمالی PERT در مدیریت پروژه فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم.

مدیریت ارزش کسب شده یا EVM در کنترل پروژه چیست؟

«مدیریت ارزش کسب شده» ( Earned Value Management | EVM)، روشی است که از ترکیب برنامه زمانی، هزینه‌ها و محدوده برای مقایسه عملکرد و پیشرفت واقعی پروژه نسبت به برنامه استفاده می‌کند. با بررسی مقادیر واقعی و برنامه‌ریزی شده، امکان پیش‌بینی بهتر روند اجرای فعالیت‌ها و کنترل بهتر آن‌ها فراهم می‌شود. در EVM، معمولا سه شاخص کلیدی زیر مورد استفاده قرار می‌گیرد:

• PV: ارزش برنامه‌ریزی شده بر اساس بودجه
• AC: هزینه واقعی کار انجام شده
• EV: ارزش کسب شده (بهای فعالیت اتمام‌یافته)

با استفاده از شاخص‌های بالا، واریانس هزینه (CV)، واریانس برنامه زمانی (SV)، شاخص عملکرد هزینه (CPI) و شاخص عملکرد برنامه زمانی (SPI) به دست می‌آید. این شاخص‌ها، همگام بودن، جلو بودن یا عقب بودن پروژه نسبت به برنامه زمانی و بودجه را نمایش می‌دهند.

EVM، نقش بسیار مهمی در تعامل با ذی‌نفعان پروژه دارد. با استفاده از این روش و ابزارهایی نظیر ساختار شکست کار، نمودار گانت و داشبوردهای مدیریتی می‌توان گزارش‌های مفیدی را در رابطه با وضعیت کلی پروژه به مدیران ارائه کرد. EVM، در هر نقطه زمانی از چرخه عمر پروژه قابل استفاده است. با این وجود، در صورت استفاده از آن پس از ۲۰ درصد پیشرفت پروژه، پیش‌بینی‌های بهتر و دقیق‌تری به دست می‌آید.

اگر می‌خواهید مدیریت ارزش کسب شده در کنترل پروژه را به صورت کاربردی یاد بگیرید، مشاهده «فیلم آموزش EVM در مدیریت پروژه با MS Project فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

شاخص عملکرد زمانبندی یا SPI در کنترل پروژه چیست؟

«شاخص عملکرد زمانبندی» (Schedule Performance Index | SPI)، یکی از شاخص‌های مورد استفاده در مدیریت ارزش کسب شده است که به منظور اندازه‌گیری پیشرفت پروژه‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. این شاخص، نسبت ارزش کسب شده (EV) به ارزش برنامه‌ریزی شده (PV) را محاسبه کرده و بر اساس این نسبت، وضعیت پروژه را مشخص می‌کند.

• اگر SPI بیشتر از 1 باشد، پروژه جلوتر از برنامه است.
• اگر SPI کمتر از 1 باشد، پروژه عقب‌تر از برنامه است.
• اگر SPI‌ برابر با 1 باشد، پروژه بر اساس زمان‌بندی پیش می‌رود.

مدیریت پروژه چابک یا اجایل در کنترل پروژه چیست؟

«مدیریت پروژه چابک» (Agile Project Management)، یکی از رویکردهای مدیریت و کنترل پروژه است که بر روی همکاری، بازخورد مشتری و برنامه‌ریزی تطبیق‌پذیر تاکید می‌کند. این رویکرد، از محبوبیت زیادی در پروژه‌های توسعه نرم‌افزاری برخوردار است. در مدیریت پروژه چابک، محصول به صورت مرحله‌ای بهبود می‌یابد. به عبارت دیگر، به جای کار بر روی ارائه یک محصول نهایی جدید، محصول فعلی بر اساس اولویت‌های موجود توسعه می‌یابد و طی دوره‌های زمانی کوتاه زمان توسعه پیدا می‌کند. به این دوره‌های زمانی، اصطلاحا «اسپرینت» (Sprint) می‌گویند.

یکی از محبوب‌ترین روش‌های مبتنی بر مدیریت پروژه چابک، «اسکرام» (Scrum) است. در روش یا به طور دقیق‌تر، فریمورک اسکرام، یک تیم کوچک (تیم توسعه) به همراه یک سرپرست (اسکرام مستر) و یک مالک محصول وجود دارد. این افراد بر اساس فعالیت‌های خود را طی رویدادهای زمان‌بندی شده (اسپرینت، جلسه روزانه، و بررسی و بازنگری اسپرینت) و مستندات (لیست کارها و بازخورد) انجام می‌دهند. اسکرام بر همکاری تیمی، شفافیت و بهبود مستمر تاکید دارد و هدف آن، تحویل مداوم ارزش به مشتری است. اسکرام به تیم‌ها کمک می‌کند تا با استفاده از چرخه‌های کوتاه، ضمن پاسخ سریع به تغییرات، کیفیت محصولات را ارتقا دهند.

در رویکرد اجایل، مالک محصول، معیارهای تغییرات را به تیم توسعه ارائه می‌کند. با این وجود، تعیین اولویت فعالیت‌ها در هر اسپرینت، برعهده تیم توسعه است. در نهایت، تکمیل یا تایید خروجی هر اسپرینت، توسط مالک محصول مشخص می‌شود. سرپرست تیم، وظیفه نظارت و کنترل خروجی فرآیندها را برعهده دارد. از ابزارهای متداول در روش‌های مبتنی بر رویکرد اجایل می‌توان به فهرست وظایف و تخته کانبان اشاره کرد.

فرادرس، چندین فیلم آموزشی مفید و کاربردی را در رابطه با مدیریت چابک و روش‌های متداول آن تهیه کرده است که می‌توانند سطح دانش مدیریت و کنترل پروژه شما را به میزان قابل توجهی افزایش دهند. لینک مشاهده این آموزش‌ها در ادامه آورده شده است:

RACI در کنترل پروژه چیست؟

«مسئول، پاسخگو، مشاور و مطلع» (Responsible, Accountable, Consulted and Informed | RACI)، یکی از تکنیک‌های تخصیص نقش‌ها و مسئولیت‌های افراد حاضر در یک پروژه است.

• Responsible: مسئول تکمیل یک فعالیت را مشخص می‌کند.
• Accountable: تصمیم‌گیرنده نهایی برای انجام یک فعالیت نمایش می‌دهد.
• Consulted: نشان‌دهنده فرد متخصص و مشاور انجام یک فعالیت است.
• Informed: افرادی هستند که باید در مورد آخرین وضعیت پروژه و خروجی‌های فعالیت‌ها اطلاع داشته باشند.

تصویر زیر، نمودار RACI یا ماتریس واگذاری مسئولیت را نمایش می‌دهد.

PMS‌ در کنترل پروژه چیست؟

«سیستم اندازه‌گیری پیشرفت» (Progress Measurement System | PMS)، سند یا دستورالعمل مشخصی است که به منظور محاسبه میزان پیشرفت پروژه بر اساس توافقات بین ارکان پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد. از اطلاعات موجود در PMS‌ می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• تعریف شاخص مورد استفاده برای بیان درصد پیشرفت پروژه
• نحوه وزن‌دهی به فعالیت‌ها و سطوح ساختار شکست کار
• رویکرد محاسبه درصد پیشرفت فعالیت‌ها
• منابع و مبنای انجام محاسبات نظیر نقشه‌ها، دستور کارها، نظر کارشناسان و غیره
• ابزار محاسبه و فرمت بیان درصد پیشرفت پروژه

سیستم‌های متعددی برای اندازه‌گیری پیشرفت پروژه وجود دارد. برخی از این سیستم‌ها عبارت هستند از:

• «واحدهای تکمیل شده» (Units Completed): برای کنترل فعالیت‌های تکراری با زمان اجرای مشابه مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، هر فعالیت، به عنوان یک واحد در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال، نصب هر چراغ در یک ساختمان، زمان استاندارد و مشخصی دارد. بنابراین، برای کنترل پیشرفت نصب چندین چراغ می‌توان تعداد چراغ‌های نصب شده را تقسیم بر تعداد کل چراغ‌ها کرد.
• «نقاط عطف تدریجی» (Incremental Milestones): برای کنترل فعالیت‌های مرحله‌ای و دارای ترتیب به کار می‌رود. به عنوان مثال، فعالیت اجرای دیوار بتنی فونداسیون را در نظر بگیرید. این فعالیت شامل مراحل قالب‌بندی، نصب آرماتور، بتن‌ریزی و غیره است. هر مرحله، به نیروی کار و ساعت مشخصی برای تکمیل نیاز دارد. بنابراین، درصد پیشرفت فعالیت، از تقسیم زمان صرف شده برای هر مرحله کوچک بر زمان مورد نیاز برای کل مراحل به دست می‌آید.
• «شروع/پایان» (Start/Finish): برای کنترل فعالیت‌های کوتاه مدت، فعالیت‌های دارای داده‌های کم یا فعالیت‌های دارای داده‌های پیچیده مورد استفاده قرار می‌گیرد. در این روش، نقشه شروع و پایان فعالیت به عنوان مبنای محاسبه درصد پیشرفت آن در نظر گرفته می‌شود. به عنوان مثال، اندازه‌گیری میزان پیشرفت فعالیت تمیز کردن سیستم‌های پایپینگ با استفاده از شستشوی فشاری، توسط این روش صورت می‌گیرد. قوانین ۵۰/۵۰، ۲۰/۸۰ و ۰/۱۰۰، از قوانین رایج برای اختصاص درصد پیشرفت در نقطه پایان/شروع هستند.
• «نسبت هزینه» (Cost Ratio): برای فعالیت‌های طولانی مدت یا کل پروژه مورد استفاده می‌شود. در این روش، درصد پیشرفت پروژه بر اساس بودجه اختصاص‌یافته و ساعات کاری به دست می‌آید. درصد به دست آمده، معمولا به منظور محاسبه هزینه‌های بالاسری و پرداخت پول پیمانکار مورد استفاده قرار می‌گیرد.
• «تجربه/نظر» (Experience/Opinion): برخلاف روش‌های دیگر، مبنای این روش، تجربه و نظر مدیر پروژه است. معمولا استفاده از روش‌های کیفی، به دلیل امکان اختلاف بین ارکان پروژه توصیه نمی‌شود.
• «واحدهای وزن‌دار» (Weighted Units): این روش به عنوان بهترین روش محاسبه درصد پیشرفت پروژه در نظر گرفته می‌شود. در روش واحدهای وزن‌دار یا معادل، به هر فعالیت بر اساس میزان کار و هزینه مورد نیاز، یک ضریب وزنی اختصاص می‌یابد. به این ترتیب، با اتمام هر فعالیت می‌توان میزان درصد پیشرفت پروژه را با توجه به وزن فعالیت تکمیل شده به دست آورد.

اگر به یادگیری مبانی و محاسبات PMS علاقه دارید، «فیلم آموزش نحوه محاسبه میزان پیشرفت پروژه با متد PMS در MSP فرادرس» را مشاهده کنید. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

WPA در کنترل پروژه چیست؟

«ارزیابی پیشرفت کار» (Work Progress Appraisal | WPS)، سندی مشابه PMS است که پیشرفت کارهای پروژه را نمایش می‌دهد. این سند اطلاعات کامل‌تری را نسبت به PMS ارائه می‌کند و معمولا طی دوره‌های ماهانه تهیه می‌شود. WPA، در ارزیابی عملکرد پیمانکاران و محاسبه صورت وضعیت آن‌ها نیز کاربرد دارد.

تحلیل هزینه-فایده در کنترل پروژه چیست؟

«تحلیل هزینه-فایده» (Cost-Benefit Analysis)، یکی از روش‌های متداول برای ارزیابی قابلیت اجرای پروژه‌ها از نظر مالی است. در این روش، هزینه‌ها در مقابل ارزش‌آفرینی (سود و فرصت) قرار می‌گیرند. اگر کفه ترازو برای سود و فرصت سنگین‌تر باشد، احتمال پروژه موفقیت‌آمیز خواهد بود. در غیر اینصورت، شروع پروژه منجر به ضرر می‌شود.

خروجی تحلیل هزینه-فایده، یک ابزار ارزشمند برای اتخاذ تصمیم‌های سازمانی است. این ابزار یک دید کلی از بازگشت سرمایه (ROI) و زنجیره ارزش سازمان به شما ارائه می‌کند. به این ترتیب، امکان تصمیم‌گیری بر اساس داده‌ها به جای تصمیم‌گیری حسی برایتان فراهم می‌شود. به عنوان مثال، در تصویر بالا، خلاصه تحلیل هزینه-فایده برای یک پروژه فرضی آورده شده است. داده‌های این تحلیل، میزان سود قابل دستیابی را بیشتر از هزینه‌ها نمایش می‌‌دهد. بنابراین، تصمیم به اجرای این پروژه، احتمالا یک تصمیم عاقلانه و اقتصادی خواهد بود.

اگر می‌خواهید اصول تحلیل هزینه-فایده را به طور کامل و کاربردی یاد بگیرید، «فیلم آموزش تحلیل هزینه و منفعت فرادرس» را مشاهده کنید. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

مدیریت روند یا پایپ‌لاین در کنترل پروژه چیست؟

«پایپ‌لاین پروژه» (Project Pipeline)، سیستم یا چارچوبی برای نظارت بر روی وضعیت پروژه‌های فعلی و آتی سازمان‌ها است. این تکنیک، به دفاتر مدیریت و کنترل پروژه در فرآیند انتخاب و اولویت‌بندی پروژه‌های عملیاتی و استراتژیک کسب و کارها کمک می‌کند. از ابزارهای متداول برای مدیریت پایپ‌لاین پروژه می‌توان به نمودار گانت و داشبوردها اشاره کرد.

الگوریتم زیمنس در کنترل پروژه چیست؟

«الگوریتم زیمنس» (Siemens Algorithm)، یک الگوریتم بهینه‌سازی در کنترل پروژه‌های صنعتی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این الگوریتم که بر پایه مفاهیم الگوریتم‌های ژنتیک طراحی شده است، برای حل مسائل پیچیده و چندهدفه به کار می‌رود. استفاده از الگوریتم زیمینس در کنترل پروژه، باعث بهینه‌سازی عملکرد سیستم‌ها، کاهش هزینه‌ها، بهبود زمان‌بندی پروژه‌ها و افزایش کیفیت اقلام قابل تحویل می‌شود.

فرادرس، مجموعه کاملی از فیلم‌های آموزشی مرتبط با الگوریتم‌های بهینه‌سازی را تهیه کرده است که می‌تواند شما در یادگیری این مبحث کمک کند. لینک مشاهده آموزش‌های این مجموعه در ادامه آورده شده است.

بهترین نرم‌افزار کنترل پروژه چیست؟

نرم‌افزارهای کامپیوتری، از ابزارهای متداول برای انجام دقیق و موثر فرآیندهای کنترل پروژه به شمار می‌روند. در این بخش، به معرفی برخی از بهترین و محبوب‌ترین نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه می‌پردازیم.

نرم‌افزار پریماورا در کنترل پروژه

«پریماورا» (Primavera) یا به طور دقیق‌تر «پریماورا پی۶» (Primavera P6)، یکی از محبوب‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه است که به منظور تهیه برنامه زمانبندی، مدیریت منابع، مدیریت هزینه، مدیریت ریسک، همکاری واحدها و نظارت بر روی فعالیت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد. قابلیت‌های متعدد و ابزارهای قدرتمند این نرم‌افزار، آن را به یکی از برترین نرم‌افزارها برای کنترل پروژه‌های متوسط تا بزرگ تبدیل کرده است.

پریماورا، از محصولات شرکت «اوراکل» (Oracle)، یکی از شرکت‌های بزرگ در حوزه فناوری است. این نرم‌افزار، در بسیاری از پروژه‌های مرتبط با صنایع مهندسی، ساخت و ساز، هوافضا، نفت و گاز، نظامی، تکنولوژی، تولید و تاسیسات مورد استفاده قرار می‌گیرد.

فرادرس، چندین فیلم آموزش پریماورا را از سطوح مقدماتی تا پیشرفته تهیه کرده است که می‌توانند شما را در یادگیری این نرم‌افزار کاربردی کمک کنند. لینک مشاهده این آموزش‌ها به ترتیب سطح در ادامه آورده شده است:

نرم‌افزار ام‌اس پراجکت در کنترل پروژه

«ام‌اس پراجکت» (MS Project) یا «ام‌اس‌پی» (MSP)، یکی از نرم‌افزارهای محبوب مدیریت و کنترل پروژه و از محصولات شرکت «مایکروسافت» (Microsoft) است که به عنوان رقیب اصلی نرم‌افزار پریماورا در این حوزه شناخته می‌شود. این نرم‌افزار نیز مانند پریماورا، از قابلیت‌های متعددی نظیر تهیه برنامه زمانبندی، اختصاص منابع، مدیریت هزینه، نظارت بر پیشرفت پروژه، مدیریت ریسک، گزارش‌گیری و غیره بهره می‌برد.

مزیت اصلی ام‌اس پراجکت نسبت به پریماورا، سادگی رابط کاربری و یادگیری راحت‌تر ابزارها و قابلیت‌های آن است. علاوه بر این، امکان استفاده از MSP در پروژه‌های کوچک نیز وجود دارد. به طور کلی، ام‌اس پراجکت برای کنترل هفتگی فعالیت‌ها در پروژه‌های کوچک تا متوسط مناسب بوده و پریماورا، مناسب کنترل ماهانه پروژه‌های متوسط تا بزرگ است.

در ایران، نرم‌افزار MSP، محبوبیت و کاربرد بیشتری نسبت به دیگر نرم‌افزارهای مدیریت و کنترل پروژه دارد. بنابراین، اضافه کردن آن به روزمه مهارت‌های تخصصی‌تان می‌تواند نظر کارفرمایان داخلی را به خود جلب کند. اگر می‌خواهید نحوه کار با ام‌اس پراجکت را به صورت اصولی و کاربردی یاد بگیرید، مشاهده «فیلم آموزش مایکروسافت پروجکت» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

نرم‌افزار اکسل در کنترل پروژه

«اکسل» (Excel)، شناخته شده‌ترین و پرکاربردترین نرم‌افزار صفحه‌گسترده است که معمولا برای مدیریت داده‌های عددی، رسم نمودار، ساخت جدول و انجام محاسبات ریاضی مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار، کاربرد بسیار گسترده‌ای در تهیه گزارش، بخصوص گزارش‌های مالی و گزارش‌های دوره‌ای در پروژه‌های مختلف دارد. ابزارها و قابلیت‌های اکسل، به اندازه‌ای گسترده هستند که امکان بکارگیری آن‌ها در حوزه‌های گوناگون را فراهم می‌کند. یکی از کاربردهای جالب اکسل، استفاده از آن برای مدیریت پروژه است.

مدیریت پروژه در اکسل، نسبتا ساده اما نیازمند تسلط بالا بر روی ابزارهای مختلف است. به عنوان مثال، این نرم‌افزار برخلاف پریماورا و ام‌اس پراجکت، قابلیت تهیه نمودار گانت را به طور مستقیم به کاربر ارائه نمی‌کند. با این وجود، افراد آشنا با ساخت انواع نمودار در اکسل می‌توانند از این قابلیت برای تهیه نمودار گانت در اکسل بهره بگیرند. به همین ترتیب، امکان انجام بودجه‌بندی، فهرست‌بندی فعالیت‌ها، مدیریت وظایف، کنترل پروژه، تهیه گزارش‌های مدیریتی و دیگر فرآیندهای مربوط به مدیریت پروژه در اکسل وجود دارد.

اکسل، معمولا به عنوان یک ابزار کاربردی در مدیریت و کنترل پروژه‌های کوچک مورد استفاده قرار می‌گیرد. قابلیت‌های این نرم‌افزار برای پروژه‌های متوسط تا بزرگ و پروژه‌های دارای فعالیت‌های پیچیده، محدود است. با این وجود، اگر به یادگیری حرفه‌ای اصول مدیریت و کنترل پروژه با اکسل علاقه دارید، مشاهده «آموزش مدیریت پروژه با اکسل» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

دیگر نرم‌افزارهای کاربردی در حوزه مدیریت و کنترل پروژه

در اغلب پروژه‌های مهندسی، از نرم‌افزارهای تحت سیستم عامل ویندوز مانند پریماورا، ام‌اس پراجکت و اکسل برای مدیریت و کنترل پروژه استفاده می‌کنند. با این وجود، در پروژه‌های مرتبط با توسعه نرم‌افزار و فناوری اطلاعات، برنامه‌های مدیریت پروژه تحت وب مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخی از این نرم‌افزارها و آموزش‌های مفید برای یادگیری آن‌ها عبارت هستند از:

• «ترلو» (Trello): یک ابزار مدیریت پروژه بصری است که از کانبان برای مرتب‌سازی فعالیت‌ها و پروژه‌ها استفاده می‌کند. این سرویس ابری، از قابلیت‌هایی نظیر سفارشی‌سازی تخته‌ها، کارت‌های بی‌نهایت و رابط کاربری ساده برای مدیریت پروژه‌های کوچک بهره می‌برد.
• «جیرا» (Jira): یکی دیگر از سرویس‌های ابری محبوب در حوزه مدیریت پروژه است که اغلب توسط تیم‌های توسعه نرم‌افزار مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نرم‌افزار، برای مدیریت چابک و به همراه قابلیت‌هایی نظیر سفارشی‌سازی اسکرام، ردیابی باگ و گزارش‌دهی زنده طراحی شده است.
• «آسانا» (Asana): یک پلتفرم ابری است که به تیم‌ها این امکان را می‌دهد تا ضمن مرتب‌سازی فعالیت‌ها، به ردیابی پیشرفت و مدیریت موثر آن‌ها بپردازند. از قابلیت‌های کلیدی این پلتفرم می‌توان به جریان‌های کار سفارشی، ردیابی استراتژیک اهداف و امکان مشاهده نمای متنوع نظیر نمودار گانت اشاره کرد.

تسلط بر روی نرم‌افزارهای تخصصی، از مهارت‌های ضروری برای افراد فعال در حوزه مدیریت و کنترل پروژه محسوب می‌شود. این مهارت می‌تواند شما را یک قدم به پیدا کردن شغل مناسب و موفقیت در این حوزه نزدیک‌تر کند. اگر در مورد انتخاب بهترین نرم‌افزار مدیریت و کنترل پروژه تردید دارید، مشاهده «فیلم معرفی مجموعه نرم افزارهای مدیریت پروژه – رایگان» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این فیلم آموزشی رایگان در ادامه آورده شده است.

بهترین مسیر برای یادگیری کامل کنترل پروژه چیست؟

بهترین مسیر برای یادگیری کامل کنترل پروژه، آشنایی با مفاهیم اولیه، مطالعه استانداردهای معتبر، کار با نرم‌افزارهای تخصصی، ارتقا سطح دانش در مورد تکنیک‌های متداول و افزایش تخصص در هر یک از مراحل چرخه عمر پروژه است. به این ترتیب، ضمن ارتقا دانش تئوری خود در زمینه مدیریت و کنترل پروژه، مهارت‌های کاربردی و تخصصی‌تان در این زمینه را نیز بهبود می‌بخشید. فرادرس، مجموعه‌ای از فیلم‌های آموزشی جامع، مفید و کاربردی را تهیه کرده است که می‌توانند شما را در این مسیر یاری کنند. لینک مشاهده این آموزش‌ها در ادامه آورده شده است:

• مفاهیم پایه و تئوری مدیریت و کنترل پروژه
• استانداردهای معتبر مدیریت و کنترل پروژه
• کار با نرم‌افزارهای تخصصی مدیریت و کنترل پروژه
• ابزارها و تکنیک‌های مدیریت و کنترل پروژه

با استفاده از آموزش‌های بالا می‌توانید به یک کارشناس و حتی مدیر پروژه حرفه‌ای و بادانش تبدیل شوید.

کنترل پروژه در صنایع مختلف

با وجود کاربرد کنترل پروژه در اغلب صنایع و کسب و کارها، اهمیت این فرآیند در صنایع ساختمان‌سازی، فناوری اطلاعت، درمان و خودروسازی، بیش از حوزه‌های دیگر به چشم می‌آید.

توجه داشته باشید که مهندسان صنایع، معمولا به عنوان گزینه اصلی برای برعهده گرفتن فعالیت‌های مرتبط با کنترل پروژه در نظر گرفته می‌شوند. با این وجود، در هر حوزه تخصصی، فارغ‌التحصیلان رشته‌های مرتبط با آن حوزه نیز می‌توانند ضمن یادگیری مهارت‌های فنی و ارتقا دانش خود، به عنوان مدیر یا کارشناس کنترل پروژه مشغول به کار شوند.

اهمیت و کاربرد کنترل پروژه در ساختمان‌سازی

پروژه‌های ساختمانی و عمرانی، از فرآیندهای کنترل پروژه برای زمان‌بندی، بودجه‌بندی و تخصیص منابع استفاده می‌کنند. هدف اصلی از این اقدامات، انجام به موقع فعالیت‌ها بر اساس برنامه است. پروژه‌های ساختمان‌سازی، معمولا با چالش‌های متعددی در زمینه محدودیت بودجه مواجه می‌شوند. کنترل پروژه، ضمن کمک به مدیریت هزینه‌ها، امکان رعایت استانداردهای کیفی و ایمنی را فراهم می‌کند.

مهندسان عمران و معماری، از افراد دارای مسئولیت‌های فنی در پروژه‌های ساختمانی و عمرانی هستند. به دلیل آشنایی تخصصی این افراد با حوزه ساختمان‌سازی، یادگیری اصول مدیریت و کنترل پروژه توسط آن‌ها می‌تواند روند اجرای فعالیت‌ها را هموارتر کند. به علاوه، کسب تخصص در این زمینه، فرصت‌های شغلی زیادی را پیش روی مهندسان عمران و معماری قرار می‌دهد.

اگر به یادگیری اصول مدیریت و کنترل پروژه‌های ساختمانی علاقه دارید، «فیلم آموزش مقدماتی مدیریت پروژه‌های ساختمانی با MS Project فرادرس» را مشاهده کنید. لینک مشاهده این فیلم در ادامه آورده شده است.

اهمیت و کاربرد کنترل پروژه در فناوری اطلاعات

کنترل پروژه در حوزه فناوری اطلاعات، بیشتر بر روی نظارت بر توسعه نرم‌افزاری، پیاده‌سازی سیستم‌ها و پیشبرد زیرساخت‌های فناوری تمرکز می‌کند. این فرآیند، ضمن اطمینان از هماهنگی فعالیت‌ها با اهداف کسب و کار، به مدیریت ریسک‌های فناورانه و ارائه راهکارهای مناسب بر اساس زمان و بودجه موجود می‌پردازد.

فارغ‌التحصیلان رشته‌های مرتبط با علوم کامپیوتر، گزینه‌های مناسبی برای تبدیل شدن به کارشناس و مدیر کنترل پروژه در حوزه فناوری اطلاعات هستند. فارغ از بحث فعالیت تخصصی، آشنایی با مبانی و ابزارهای مدیریت و کنترل پروژه برای این افراد بسیار کاربردی و مفید خواهد بود.

اگر می‌خواهید در حوزه مدیریت و کنترل پروژه‌های فناوری اطلاعات فعالیت کنید، مشاهده «آموزش مدیریت پروژه‌‌های IT فرادرس» را به شما پیشنهاد می‌کنیم. لینک مشاهده این آموزش در ادامه آورده شده است.

اهمیت و کاربرد کنترل پروژه در بهداشت و درمان

در صنعت بهداشت و درمان، تمرکز فرآیند کنترل پروژه، بر روی هماهنگی پروژه‌های پیچیده‌ای نظیر توسعه بیمارستان‌ها، پیاده‌سازی فناوری‌های مرتبط با حوزه درمان و اطمینان از مطابقت فعالیت‌ها با ملزومات قانونی معطوف می‌شود. هدف اصلی این فرآیند، بهبود کیفیت خدمات درمانی و بهره‌وری عملیاتی است.

اهمیت و کاربرد کنترل پروژه در خودروسازی

صنعت خودروسازی، کنترل پروژه با تمرکز بر روی مدیریت فرآیندهای تولید و عملیات‌های زنجیره تامین، امکان ارائه محصولات باکیفیت را بر اساس برنامه زمانی و بودجه تعیین شده فراهم می‌کند.

صنعت خودروسازی، تنها یکی از صنایع مرتبط با تولید قطعات و تجهیزات است که به کنترل پروژه نیاز دارد. مهندسان مکانیک، از بهترین گزینه‌ها برای یادگیری اصول مدیریت و کنترل پروژه در این صنایع هستند.

چالش‌ها و مزایای کنترل پروژه چیست؟

در آخرین بخش از این مطلب مجله فرادرس، به معرفی چالش‌ها و مزایای فرآیند کنترل پروژه می‌پردازیم. کنترل پروژه، فرآیندی ضروری برای موفقیت پروژه است. با این وجود، این فرآیند چالش‌های گوناگونی را برای مدیران به وجود می‌آورد. برخی از مهم‌ترین چالش‌های کنترل پروژه عبارت هستند از:

• مدیریت منابع: مدیران پروژه باید از کافی بودن منابع و اختصاص درست آن‌ها اطمینان حاصل کنند. این امر باعث مطابقت روند پیشرفت پروژه با الزامات و برنامه زمانی می‌شود.
• خزش محدوده: افزایش میزان انحراف از پروژه، کنترل و بازگرداندن آن به مسیر اصلی را دشوار می‌کند. خزش محدوده، منجر به افزایش تدریجی هزینه‌ها و تاخیر پروژه می‌شود.
• محدودیت بودجه: تقریبا هیچ پروژه‌ای دارای منابع و بودجه نامحدود نیست. در اغلب موارد، مدیران پروژه باید با بودجه محدود، به اهداف و اقلام قابل تحویل برسند.
• محدودیت زمان: انحراف از پروژه و ایجاد تاخیر در آن، فشار برای تکمیل فعالیت‌ها را افزایش می‌دهد.
• ریسک‌های غیرمنتظره: برخی از مشکلات پروژه، قابل پیش‌بینی و برخی دیگر، غیرقابل پیش‌بینی هستند. ریسک‌های غیرقابل پیش‌بینی، باعث ایجاد شرایط غیرمنتظره و رویدادهای ناخواسته می‌شوند. این امر می‌تواند روند پیشرفت پروژه را با خطر مواجه کند. از این‌رو، مدیران پروژه باید در سریع‌ترین زمان ممکن، اقدامات لازم برای به حداقل رساندن یا حذف اثرات این ریسک‌ها را انجام دهند.

در صورت اجرای صحیح فرآیندهای کنترل پروژه و استفاده از تکنیک‌ها و ابزارهای مناسب، امکان عبور از چالش‌های موجود و اتمام موفقیت‌آمیز پروژه فراهم می‌شود. کنترل پروژه، مزایای بسیار زیادی دارد که برخی از مهم‌ترین آن‌ها عبارت هستند از:

• به حداقل رساندن ریسک: کنترل پروژه، به طور فعال و مداوم، ریسک‌های پروژه را تحت نظر می‌گیرد. این امر باعث شناسایی و برطرف کردن سریع ریسک‌های احتمالی می‌شود. به این ترتیب، پروژه در مسیر برنامه زمانی و اتمام به موقع باقی می‌ماند.
• بهینه‌سازی تخصیص منابع: کنترل موثر پروژه با نظارت بر روی تخصیص منابع و استفاده درست از آن‌ها صورت می‌گیرد. خروجی این کار، به حداقل رساندن هدررفت منابع و به حداکثر رساندن ارزش‌آفرینی در پروژه است.
• افزایش قدرت تصمیم‌گیری: کنترل پروژه، اطلاعات مبتنی بر زمان و عملکرد پروژه را در اختیار ذینفعان قرار می‌دهد. این کار به شناسایی مشکلات، ارزیابی روش‌های جایگزین و انتخاب اقدامات مناسب برای عبور از چالش‌ها و بهره‌مندی از فرصت‌ها کمک می‌کند.
• بهبود پاسخگویی: کنترل پروژه با استفاده از مستندسازی واضح و دقیق برنامه، خط مبنا و شاخص‌های عملکرد، باعث افزایش پاسخگویی اعضای تیم پروژه و ذینفعان می‌شود.
• اطمینان از سازگاری با قوانین: کنترل پروژه، بر روی مطابقت فعالیت‌ها با قوانین، استانداردها، سیاست‌‌ها و حتی اصول اخلاقی اطمینان حاصل می‌کند.
• مدیریت تغییرات کارآمد: رویکرد کنترل پروژه به مدیریت تغییرات، یک رویکرد ساختاریافته است. این رویکرد باعث اطمینان از ارزیابی صحیح تغییرات و اجرای درست آن‌ها بدون ایجاد اختلال در روند اصلی پروژه می‌شود.