اعلام بار (Load Declaration) به اطلاعاتی گفته می‌شود که توسط فرستنده بار (Shipper) در مورد محتوای بار، مشخصات آن و همچنین نحوه حمل و نقل آن به‌صورت کتبی به حامل (Carrier) ارائه می‌شود.

اعلام بار به حامل کمک می‌کند تا بار را به‌درستی شناسایی کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی مناسب جهت حمل و نقل آن را انجام دهد. همچنین این اطلاعات برای فرستنده و گیرنده بار نیز مفید است تا در مورد موقعیت و وضعیت بار مطلع باشند.

اعلام بار معمولا شامل موارد زیر است:

۱. مشخصات فرستنده و گیرنده بار

۲. نوع، کمیت و مشخصات فیزیکی کالا (وزن، ابعاد، حجم، شماره‌سریال و…)

۳. نوع بسته‌بندی کالا

۴. نوع حمل و نقل مورد نیاز (هوایی، دریایی، زمینی و…)

۵. شرایط خاص حمل و نقل (مواد خطرناک، مواد فاسدشدنی و…)

۶. دستورالعمل‌های خاص در مورد بارگیری، تخلیه و نگهداری بار

۷. ارزش بار و نحوه محاسبه کرایه حمل

اهمیت اعلام بار

اعلام بار یک سند بسیار مهم در تجارت بین‌المللی است و اهمیت آن به دلایل زیر قابل‌توجه است:

۱. اثبات مالکیت کالا:

اعلام بار به‌عنوان سند مالکیت کالا عمل می‌کند. این سند نشان می‌دهد که چه کسی مالک کالا است و چه کسی حق دریافت کالا را دارد. این امر به‌ویژه در حمل و نقل بین‌المللی که کالا از طریق چندین کشور عبور می‌کند، بسیار مهم است.

۲. تعیین مسئولیت:

در صورت بروز هرگونه خسارت یا ضرر به کالا در حین حمل و نقل، اعلام بار به‌عنوان سند اثباتی برای تعیین مسئولیت حمل‌کننده یا صادرکننده استفاده می‌شود. اطلاعات مندرج در اعلام بار به‌عنوان مدرک برای اثبات خسارات و تعیین میزان غرامت مورد استفاده قرار می‌گیرد.

۳. تسهیل در ترخیص کالا:

اعلام بار برای ترخیص کالا در مقصد موردنیاز است. این سند اطلاعات لازم برای انجام تشریفات گمرکی را در خود جای می‌دهد و به مقامات گمرکی اجازه می‌دهد تا کالا را به‌سرعت و به طور قانونی ترخیص کنند.

۴. تأمین اعتبار:

اعلام بار می‌تواند به‌عنوان وثیقه برای دریافت اعتبار از بانک‌ها یا مؤسسات مالی استفاده شود. بانک‌ها از اعلام بار به‌عنوان ضمانتی برای ارائه اعتبار به صادرکننده یا گیرنده استفاده می‌کنند.

۵. تعیین شرایط حمل و نقل:

اعلام بار شرایط حمل و نقل را مشخص می‌کند، از جمله روش حمل و نقل، هزینه حمل و نقل، زمان تحویل و سایر اطلاعات مربوط به حمل و نقل. این اطلاعات به صادرکننده و گیرنده کمک می‌کند تا از شرایط حمل و نقل بین المللی آگاه باشند و به طور دقیق برنامه‌ریزی کنند.

۶. ثبت اطلاعات مهم:

اعلام بار به‌عنوان یک سند رسمی، اطلاعات مهمی را در مورد محموله کالا ثبت می‌کند. این اطلاعات شامل نام صادرکننده و گیرنده، شرح کالا، وزن و حجم کالا، مبدأ و مقصد، روش حمل و نقل، شرایط حمل و نقل، شماره بارنامه، تاریخ صدور و امضا صادرکننده و حمل‌کننده است.

به طور خلاصه، اعلام بار یک سند حیاتی در تجارت بین‌المللی است که نقش مهمی در تسهیل تجارت، تعیین مسئولیت، تأمین اعتبار و اثبات مالکیت کالا ایفا می‌کند.

اهداف اعلام بار

اعلام بار یا بیانیه بار (Bill of Lading) یک سند مهم و ضروری در فرایند حمل و نقل کالاست که دارای چندین هدف و کارکرد اساسی است:

۱. مستندسازی و تأیید محتویات بار:

اعلام بار، اطلاعات دقیقی از محتویات، وزن، ابعاد و مشخصات بسته‌بندی کالا را ثبت می‌کند.

این مستندات برای تطبیق محتویات بار در مبدأ و مقصد، بسیار حائز اهمیت است.

۲. تعیین مالکیت و مسئولیت‌ها:

اعلام بار به‌عنوان سندی رسمی، مالکیت کالا و مسئولیت‌های حمل‌کننده را مشخص می‌کند.

این موضوع در تعیین مسئولیت‌ها در صورت خسارت یا تأخیر بسیار مهم است.

۳. تضمین پرداخت‌ها:

اعلام بار، پایه و اساس دریافت هزینه‌های حمل و نقل و سایر پرداخت‌ها است.

بدون اعلام بار، پرداخت‌ها امکان‌پذیر نیست.

۴. کنترل گمرکی:

اطلاعات موجود در اعلام بار برای کنترل و بررسی‌های گمرکی ضروری است.

این سند به‌عنوان مدرکی رسمی در امور گمرکی شناخته می‌شود.

۵. تضمین حقوق بیمه‌ای:

در صورت بروز خسارت یا تلف کالا، اعلام بار به‌عنوان سندی معتبر، اساس ادعای خسارت بیمه‌ای است.

در مجموع، اعلام بار نقشی حیاتی در فرایند حمل و نقل کالا ایفا می‌کند و امکان مستندسازی، تضمین پرداخت‌ها و حقوق قانونی را فراهم می‌آورد.

شرایط و الزامات در اعلام بار

شرایط و الزامات مهم در اعلام بار عبارت‌اند از:

۱. زمان ارائه اعلام بار:

اعلام بار باید به‌موقع و قبل از شروع حمل و نقل به حامل ارائه شود.

این زمان بسته به نوع حمل و نقل و قوانین مربوطه متفاوت است و می‌تواند از چند ساعت تا چند روز قبل از حرکت باشد.

۲. صحت و دقت اطلاعات:

اطلاعات ارائه شده در اعلام بار باید کامل، دقیق و بدون اشتباه باشد.

هرگونه اشتباه می‌تواند مشکلات و هزینه‌های اضافی را به دنبال داشته باشد.

۳. انطباق با قوانین و مقررات:

اعلام بار باید با قوانین و مقررات حمل و نقل و گمرکی مربوطه مطابقت داشته باشد.

به‌ویژه برای کالاهای خاص مانند مواد خطرناک، رعایت استانداردها الزامی است.

۴. ارائه به‌موقع مدارک:

مدارک موردنیاز برای اعلام بار باید به‌موقع و قبل از شروع حمل ارائه شوند.

تأخیر در ارائه مدارک می‌تواند سبب تأخیر در انجام فرایند حمل و نقل شود.

۵. شفافیت و قابل‌فهم بودن:

اعلام بار باید به طور کامل و شفاف تنظیم شده و قابل‌فهم باشد.

این امر به‌سادگی فرایند حمل و نقل کمک می‌کند.

رعایت این شرایط از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا به ‌سلامت و امنیت بار و همچنین انجام به‌موقع فرایند حمل و نقل کمک می‌کند.

مسئولیت اعلام بار بر عهده کیست؟

مسئولیت اعلام بار بر عهده چند طرف مختلف است که به شرح زیر است:

۱. فرستنده (Shipper)

فرستنده کالا اصلی‌ترین مسئول اعلام بار است.

او باید تمام اطلاعات مربوط به کالا و حمل و نقل را به‌دقت ارائه دهد.

این اطلاعات شامل وزن، ابعاد، مشخصات بسته‌بندی، محتویات و نوع کالا است.

۲. حمل‌کننده (Carrier)

حمل‌کننده یا شرکت حمل و نقل نیز مسئول اطمینان از صحت و دقت اعلام بار است.

او باید اطلاعات ارائه شده توسط فرستنده را بررسی و تأیید کند.

همچنین باید مطمئن شود که اعلام بار با قوانین و مقررات مطابقت دارد.

۳. نماینده گمرک (Customs Agent)

در صورت حمل فرامرزی کالا، نماینده گمرک نیز مسئول بررسی اعلام بار است.

او باید اطلاعات ارائه شده در اعلام بار را با مدارک گمرکی تطبیق دهد.

۴. بیمه‌گر (Insurance Provider)

در صورت خسارت یا تلف‌شدن کالا، بیمه‌گر نیز می‌تواند به‌درستی اعلام بار رجوع کند.

اعلام بار مستندات مهمی برای بررسی خسارت محسوب می‌شود.

بنابراین، مسئولیت اعلام بار بر عهده چند طرف است و هر کدام باید نقش خود را به‌درستی ایفا کنند.

چه مدارکی برای اعلام بار لازم است؟

برای اعلام بار، معمولاً مدارک زیر موردنیاز است:

۱. سند حمل (Bill of Lading)

این سند به‌عنوان رسید دریافت بار توسط حامل عمل می‌کند.

در آن مشخصات بار، نحوه حمل و شرایط تحویل‌گرفتن بار ذکر می‌شود.

۲. فاکتور یا صورت‌حساب فروش (Commercial Invoice)

این سند حاوی جزئیات مربوط به فروش کالا از جمله مشخصات فرستنده و گیرنده، توصیف کالا، ارزش و هزینه‌های حمل است.

۳. بیمه‌نامه (Insurance Policy)

اگر کالا تحت پوشش بیمه باشد، ارائه بیمه‌نامه الزامی است.

در آن جزئیات مربوط به پوشش بیمه‌ای کالا ذکر می‌شود.

۴. لیست بسته‌بندی (Packing List)

این سند شامل جزئیات بسته‌بندی کالا از جمله تعداد و ابعاد بسته‌ها، وزن ناخالص و خالص است.

۵. مجوزهای خاص (Special Permits)

در صورت نیاز برای کالاهای خاص مانند مواد خطرناک، مجوزهای مربوطه باید ارائه شود.

این مدارک به‌عنوان اعلام بار به حامل ارائه می‌شود تا او بتواند بار را به‌درستی شناسایی کرده و نسبت به حمل و نقل آن اقدام نماید.